Entretien avec Lyubov Posikera,
directeur des ressources humaines Yves Rocher
En été 2010, l’entreprise Yves Rocher Vostok a lancé un appel d’offres pour la sélection des prestataires de services de paie. La question de l’externalisation de la fonction paie est née de la nécessité de réorganisation de la structure de l’entreprise. Lors des réunions préalables avec BDO (le réseau international d’audit et de conseil) les représentants de l’entreprise Yves Rocher Vostok ont noté qu’en transférant la fonction paie à l’externalisation, il faudra non seulement réunir plusieurs bases de données en une seule base, mais aussi mettre en pratique les nouvelles exigences spécifiques pour la configuration du système de paie et de compte personnel. En outre, le transfert de la fonction paie à l’externalisation devrait être effectué dans un délai très court. L’équipe de spécialistes de la section d’externalisation de BDO s’est mise au travail avec enthousiasme.
Mme Possikera, expliquez-nous pourquoi l’entreprise Yves Rocher Vostok a eu besoin de transférer la fonction paie à l’externalisation ?
Quand en 2009 j’ai été invitée à rejoindre l’entreprise Yves Rocher Vostok en tant que directeur des ressources humaines pour la gestion des salaires, on encore utilisait l’une des versions anciennes du programme 1C. Lorsque au printemps 2010 notre entreprise a eu besoin d’un changement organisationnel, il nous a fallu à la fin de l’année 2010, rattacher à la SARL Yves Rocher Vostok (composée de 570 personnes) deux personnalités juridiques – l’une à Moscou (90 personnes) et l’autre à Saint- Pétersbourg (190 personnes). Une question s’est alors posée : le système actuel de l’entreprise va-t-il supporter une telle augmentation du personnel dans le calcul ? Ainsi, au mois de mai 2010, nous nous sommes posés la question suivante : comment allons-nous travailler dans l’avenir ? Et nous avons décidé d’étudier les propositions modernes sur le marché de l’externalisation, et en juin 2010, nous avons organisé un appel d’offres.
Pourquoi avez-vous décidé d’inviter BDO à participer à cet appel d’offres ?
Ce choix a un historique précis. En 2005, lorsque je travaillais pour l’entreprise de télécommunications MTS, cette entreprise a organisé un appel d’offres pour la prestation des services de paie. Depuis lors, je n’ai jamais cessé de m’intéresser aux nouvelles fonctions de comptabilité du marché de l’externalisation en Russie. Par conséquent, en 2010, lorsque nous avons lancé l’appel d’offres pour l’externalisation de la fonction paie dans l’entreprise Yves Rocher Vostok, j’ai compris que je connaissais déjà, au moins, deux vrais candidats pour l’appel d’offres. D’après la qualité des propositions, d’après les prix, d’après la prestation des services, ainsi que le niveau de compréhension humaine et professionnelle, bien sûr, BDO a remporté cet appel d’offres.
Considérez-vous, comme la plupart des entreprises, que l’étape la plus difficile est la phase de transition vers l’externalisation ?
La question du transfert de la fonction paie à l’externalisation a été vraiment difficile pour nous. Nous avons des serveurs uniques, des canaux uniques de communication, il est donc nécessaire de respecter les exigences corporatives, liées à la sécurité de l’information et à la confidentialité de la transmission de données. Avec l’aide de BDO, nous avons mis en place le système supplémentaire transitoire du transfert des données, à partir de nos lieux de travail éloignés dans le système d’information de BDO. BDO nous a proposé avec nos propres forces de fusionner les trois bases de données en une seule. En outre, toutes ces bases étaient significativement différentes les unes des autres, la gestion des salaires dans ces bases se faisait différemment.
L’entreprise Yves Rocher Vostok a-t-elle auparavant fait le transfert des fonctions internes à l’externalisation ?
Oui, mais c’était plutôt l’externalisation de certaines fonctions, qui sont directement liées à notre entreprise. Comme le Groupe Yves Rocher est une entreprise européenne, une marque internationale, le concept d’externalisation n’est pas quelque chose de nouveau pour cette entreprise, ce qu’on ne peut pas dire de nombreuses entreprises russes.
Selon vous, à quel point l’externalisation est-elle développée dans les entreprises russes ?
La plupart des entreprises russes doutent en ce qui concerne l’assurance du niveau nécessaire de confidentialité. Elles gardent une certaine crainte devant les difficultés de la phase du lancement du projet. La composante financière a également une grande importance, car les entreprises comparent le prix de la fonction in-house, ainsi que le coût des services des entreprises d’externalisation. Mais l’externalisation est vraiment bénéfique, bien qu’on suppose un travail commun et des efforts supplémentaires des deux côtés. Dans ce modèle de coopération, il y a inévitablement des dates fixes, pour lesquelles il faut préparer les informations sur le salaire. En effet, les participants du processus vivent dans le cadre d’un calendrier très précis. Lorsque vous travaillez dans le cadre du modèle traditionnel, vous pouvez vous autoriser des délais. En externalisant, ça ne fonctionnera plus de cette façon.
Propos recueillis par YULIA TIMOFEEVA
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