10 мин
В современном бизнесе время и точность — ресурсы не менее ценные, чем деньги. Особенно это актуально для крупных компаний, в чьем финансовом потоке ежедневно проходят сотни и тысячи операций. Один из таких кейсов — проект автоматизации формирования платежных поручений (ПП), реализованный нашей командой для дистрибьютора фармацевтических товаров с международным присутствием.
Компания занимается оптовой торговлей линзами, оптическими оправами и оборудованием для мастерских. Сложные операционные процессы, высокая интенсивность платежей и необходимость жесткого контроля — всё это диктовало потребность в новом подходе к управлению денежными средствами.
С чем пришел клиент: ручная работа, ошибки и потери времени без автоматизации формирования платежных поручения
До начала проекта создание платежных поручений лежало на плечах казначейства — вручную, медленно и с высоким риском ошибок. В условиях ограниченного количества операций, которые можно провести за единицу времени, даже небольшие неточности в реквизитах приводили к возвратам платежей и срывам в графике.
Особую тревогу вызывало отсутствие прозрачной информации по свободным денежным средствам: невозможно было быстро и точно определить, какие ресурсы можно направить, например, на депозиты, и тем самым увеличить доходность.
Это весьма распространенная проблема, которая беспокоит финансистов. Вот лишь один из примеров описания ситуации и запроса на ее решение, которые возникают с платежками в профсообществе регулярно:
«…бухгалтер по банку ежедневно делает около 50 платежек, столько же выгружает из банка в 1С на следующий день. Итого обрабатывается 100 операций в день. Проблема: сотрудник торопится, делает ошибки, жалуется, что не успевает. Как выйти из ситуации? Как увеличить пропускную способность по банку без роста штата и ФОТ и спокойно распоряжаться остатком средств на счете»
Как мы это решили: искусственный интеллект и автоматизация создания платежных поручений
Мы предложили и внедрили решение, которое полностью поменяло работу с платежами:
- Запускали автоматическое формирование прототипов ПП на основании заявок от инициаторов.
- Применили технологию распознавания документов и реквизитов на базе искусственного интеллекта, чтобы минимизировать участие человека и исключить ошибки.
Мы разгрузили казначея за счет передачи его функций по созданию ПП инициатору платежа и искусственному интеллекту. И все это без: замеров времени на создание и обработку 1 документа, кропотливого описания процесса создания и движения ПП, дополнительного стресса для сотрудников.
Что получили в итоге после автоматизации платежных поручений: цифры говорят сами за себя
- Существенно сократились временные затраты на подготовку платежей.
- Компания теперь обрабатывает более 1000 платежей в день без сбоев.
- Ошибки в реквизитах исключены, платежный календарь выполняется чётко и без задержек.
- Свободные денежные средства стали видны в режиме реального времени и размещаются на депозитах, принося дополнительный доход.
Качественный скачек от 100 до 1000 платежей могут обеспечить только технологии, которые заодно снижают влияние человеческого фактора на количество ошибок в ПП.
Почему важна автоматизация создания платежных поручений: польза для собственника и финансового директора
Этот кейс наглядно показывает, как грамотная автоматизация ПП может изменить подход к управлению финансами:
- Собственник получает оперативную информацию по денежным остаткам и возможность эффективно использовать их для пассивного дохода.
- Финансовый директор уверен в соблюдении дисциплины платежей, снижает нагрузку на казначейство и сокращает издержки на его содержание.
- Руководитель казначейства избавляется от авралов и может полноценно включиться в работу по сборке финансовой и управленческой отчетности, корректному разнесению платежей по статьям для автоматического формирования ОДДС.
Автоматизация таких, казалось бы, рутинных процессов — это стратегический шаг. Он помогает компаниям не просто «латать дыры» в управлении, а создавать устойчивую финансовую систему, способную выдерживать высокие темпы бизнеса.
