Аудит кадровой документации – когда он нужен
Необходимость в проведении кадрового аудита может возникнуть при подготовке документов к архивному хранению, при проверке документов за прошедший период при смене руководителя организации, директора по персоналу или специалиста по кадровому делопроизводству. Потребность в кадровом аудите может возникнуть и при частом возникновении конфликтных ситуаций, приводящих к судебным разбирательствам.
Виды кадрового аудита
Кадровый аудит может быть:
- Внутренним или внешним
- Сплошным, выборочным, регулярным или экспресс-аудитом
- Выездным или удаленным
Аудит по степени выборки (полноте охвата кадровой документации) определяется целеполаганием:
- При сплошном аудите выявляются ВСЕ неточности и нарушения трудового законодательства, но такой аудит является трудозатратным и достаточно дорогостоящим;
- При выборочном аудите задается выборка документов, категорий работников, периодов проверки – такой аудит позволяет выявить основные тренды нарушений;
- При регулярном аудите осуществляется проверка с некоторой периодичностью, например, 1 раз в год и целью такого аудита является соответствие контроля учета по результатам предыдущих проверок, исполнений рекомендаций и недопущения новых нарушений;
- Экспресс-аудит проводится, как правило, с целью получения оперативного анализа оценки состояния кадрового учета по небольшой выборке.
Состав услуги кадрового аудита
В рамках аудита кадровых документов проводится:
- Проверка наличия обязательных локальных нормативных актов
- Проверка содержания локальных нормативных актов на соответствие актуальному трудовому законодательству.
- Анализ основных кадровых процедур и их документальное оформление.
- Проверка кадровых документов на соответствие друг другу: штатное расписание – ЛНА – трудовой договор/дополнительное соглашение к нему – приказ – трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности – личная карточка Т-2 (в случае ее ведения) – Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- Условия, порядок и документальное оформление оплаты труда.
По результатам аудита составляется заключение, в котором помимо выявленных нарушений и оценки риска даются рекомендации по устранению этих нарушений.
Стоимость кадрового аудита
Цена кадрового аудита определяется часовой ставкой консультанта (от 4500 руб в час до 7500 руб в час), а также зависит от вида кадрового аудита, полноты охвата проверяемых документов, а также способа проведения проверки (выездной или удаленный документарный аудит). Чем больше выборка и больше период проверки, тем больше трудозатраты консультанта и тем дороже аудит.
Приводим перечень некоторых нарушений, которые встречались в нашей практике при проведении кадрового аудита
- Работодатель не знакомит работника с локальными актами до подписания трудового договора, особенно это проявляется в случае применения электронного кадрового документооборота.
- При заключении срочного трудового договора не указывается основание со ссылкой на статью 59 ТК РФ, в соответствии с которым заключен такой договор
- Место работы в трудовом договоре указывается неверно или отсутствует вовсе, наиболее часто такое нарушение касается дистанционных работников.
- Работникам, выполняющим трудовую функцию в регионах, где установлены региональные нерабочие праздничные дни, выходные дни в эти дни не предоставляются. Особенно это касается дистанционных работников.
- При оплате сверхурочной работы не учитываются компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.
