7 мин.
В 2021 году к работе была подключена компания оптовой торговли фармацевтической продукцией с численностью более 1800 сотрудников (на текущий момент — 1200+). В структуре — три юридических лица в Москве и два обособленных подразделения в Московской области. За весь блок охраны труда отвечал один штатный специалист, взаимодействующий с аутсорсинговой компанией.
При этом концентрация управленческой и контрольной функции на одном сотруднике, а также необходимость постоянной координации подрядчика формировали повышенную операционную нагрузку и ограничивали устойчивость процессов.
С какими задачами пришёл клиент
Клиенту требовалась не просто замена действующего подрядчика по охране труда, а выстраивание устойчивой системы, учитывающей как требования российского законодательства, так и внутренние корпоративные стандарты. .
Ключевые задачи выглядели так:
- выбрать гибкого провайдера, готового работать в корпоративных глобальных системах компании
- обеспечить передачу всех процессов от предыдущего провайдера без привлечения штатного специалиста и без снижения качества
- оперативно завершить все незавершённые работы
- обеспечить поддержку в подготовке к внешним аудитам, включая как глобальные корпоративные проверки, так и локальные аудиты на соответствие российскому законодательству
- продолжить развитие и внедрение решений по автоматизации процессов охраны труда
- организовать массовые периодические медицинские осмотры (более 800 сотрудников)
- обеспечить непрерывность оказания услуг вне зависимости от изменений в составе команды подрядчика
Почему потребовалась смена провайдера
До этого компания уже работала с подрядчиком, однако уровень услуг не соответствовал ожиданиям.
Основные причины недовольства:
1) ошибки в документации
2) недостаточный уровень профессиональной экспертизы
3) отсутствие контроля со стороны руководителя проекта
4) текучесть кадров и отсутствие закреплённого специалиста
5) отсутствие инициативности и системного подхода
Решение о выборе нового провайдера принималось через тендер. В пользу Unicon Outsourcing сыграл в том числе предыдущий положительный опыт взаимодействия: один из лиц, принимающих решение, ранее уже работал с командой проекта в другой компании.
Особенности проекта по комплексной системе охране труда
Проект отличался высокой сложностью и требовал гибкого подхода.Работы велись одновременно по трём юридическим лицам с общей численностью около 1800 сотрудников, включая разъездной персонал в 78 городах России. При этом компания предъявляла повышенные требования к качеству сервиса, которые были закреплены в соглашении и являлись частью договора.
Дополнительную сложность создавали постоянные организационные изменения: регулярные массовые переводы сотрудников между юридическими лицами требовали фактически заново выстраивать процессы охраны труда в новых условиях.
Также необходимо было интегрировать глобальные корпоративные стандарты в локальные процессы, обеспечив их соответствие российскому законодательству. Работа велась в мультисистемной среде — команда взаимодействовала с несколькими корпоративными информационными системами клиента.
Отдельным направлением стала поддержка цифровой трансформации: участие в автоматизации процессов, формирование технических заданий, тестирование и внедрение решений. Параллельно оказывалась поддержка при прохождении аудитов и проверок со стороны государственных органов.
Как мы реализовали автоматизацию процессов по охране труда
Работа началась с формирования стабильной команды: на проект были выделены два специалиста и руководитель. Руководитель обеспечивал контроль качества, заменяемость сотрудников и выступал наставником для новых участников проекта, что позволило избежать сбоев.Передача процессов от предыдущего провайдера была организована без остановки работы. В течение трёх месяцев команда полностью закрыла все незавершённые задачи и встроилась в текущие процессы.
Для обеспечения качества было подписано отдельное приложение к договору с чётко зафиксированными KPI, за выполнение которых команда несла ответственность.
Параллельно велась активная работа по автоматизации. Команда не только реализовывала доработки, но и инициировала улучшения, формировала технические задания и тестировала новые решения в системе 1С.
Отдельное внимание уделили интеграции корпоративных стандартов: были проанализированы глобальные требования клиента и разработаны локальные документы, соответствующие как внутренним, так и внешним требованиям.
Важным результатом стала трансформация функции охраны труда: она перешла от роли исполнителя к роли организатора и контролёра процессов, что значительно повысило эффективность взаимодействия с другими подразделениями.
Результаты комплексной системы охраны труда на производстве
По итогам работы были достигнуты измеримые и значимые результаты:- актуализированы и приведены в соответствие внутренние политики и процедуры по охране труда с требованиями российского законодательства и корпоративными стандартами
- оказано сопровождение при прохождении двух внешних аудитов, включая глобальный, и последующей работе с выявленными замечаниями
- обеспечен возврат средств из СФР в размере 461,5 тыс. руб.
- с нуля выстроены процессы охраны труда в рамках двух масштабных проектов по кадровым переводам
- продолжена автоматизация ключевых процессов (медосмотры, СОУТ, обучение)
- в рамках совместной работы с заказчиком электронный курс по вводному инструктажу доведён до 100% готовности (ранее — 50–60%)
- за весь период сотрудничества не зафиксировано ни одного случая невыполнения показателей качества
Как изменилась эффективность процессов по охране труда
После внедрения решений существенно изменилось качество и управляемость процессов. За счёт автоматизации снизился объём ручного труда и оформления документов. Появилась возможность оперативно формировать отчёты в системе 1С и использовать их для анализа.Стабильная команда позволила устранить риски, связанные с уходом или заменой специалистов. Улучшилось взаимодействие между подразделениями за счёт более чёткого распределения ответственности.
Также был выстроен процесс работы с подрядными организациями: функция охраны труда стала не просто исполнителем, а координатором и контролёром, что повысило общую управляемость.
Отдельно стоит отметить рост доверия со стороны клиента — взаимодействие перешло в формат партнёрства.
Выводы
Этот кейс показывает, что аутсорсинг охраны труда может быть не просто операционной функцией, а стратегическим ресурсом бизнеса. При правильной организации он позволяет снижать риски, повышать устойчивость процессов и усиливать внутренние функции компании.Ключевыми факторами успеха стали стабильная команда, системный контроль качества и проактивный подход к развитию процессов. Интеграция глобальных стандартов в локальную практику оказалась возможной без потери гибкости, а автоматизация стала важным инструментом повышения эффективности.
Даже в условиях сложной структуры — с несколькими юридическими лицами, широкой географией и постоянными изменениями — можно выстроить устойчивую систему охраны труда, если опираться на методологию, опыт и управляемость процессов.
