Кадровое сопровождение сотрудников

Любая компания, какой бы деятельностью не занималась, обязана обеспечить кадровое сопровождение сотрудников.  Что же включает в себя кадровое сопровождение?

Кадровое сопровождение сотрудников — это комплекс мероприятий и процессов, направленных на обеспечение полного цикла управления персоналом в организации, начиная с подбора и приема на работу и заканчивая увольнением и выходом из компании.

Основные составляющие кадрового сопровождения включают:

• Подбор и прием на работу: разработка вакансий, проведение собеседований, оценка кандидатов, оформление трудовых договоров и ввод в должность (онбординг) с адаптацией новых сотрудников.
• Ведение кадровой документации: оформление «личных» дел, трудовых договоров, приказов о приеме (где это вед6ется), переводах, изменениях условий труда, а также ведение трудовых книжек (в том числе электронных).
• Учет рабочего времени и отпусков: ведение табелей учета рабочего времени, оформление отпусков, больничных и других видов отсутствия.
• Обеспечение соблюдения трудового законодательства: контроль правильности оформления документов, соответствие нормам Трудового кодекса, подготовка к проверкам государственных органов.
• Адаптация и развитие персонала: организация программ адаптации (онбординг), оценка эффективности работы, планирование развития и обучения сотрудников.
• Увольнение и выход из организации: оформление приказов об увольнении, расчет компенсаций, проведение выходных собеседований и подготовка документации для сдачи в архив.
• Консультирование и взаимодействие: помощь сотрудникам и руководству по кадровым вопросам, обеспечение прозрачной коммуникации и поддержки.

Документальное кадровое сопровождение включает в себя достаточно широкий спектр задач, а именно: и подготовку штатного расписания, разработку шаблонов трудовых договоров и дополнительных соглашений, разработку неунифицированных кадровых приказов, разработку должностных инструкций и иных документов, регулируемых не только требованиями трудового законодательства, но и локальными нормативными актами работодателя. Важно не просто подготовить кадровые документы, но и соблюсти процедуры, сопровождающие кадровые события (по причинно-следственным связям, по срокам и т.п.) 

Основополагающим документом для кадрового сопровождения является Трудовой кодекс Российской Федерации, кроме того, много иных подзаконных актов, которыми следует руководствоваться работодателю при ведении кадрового учета. Это означает, что работодатель должен мониторить изменения законодательства и адаптировать под новые требования свою нормативную базу и шаблоны.

Основные сложности и риски

Основные проблемы  и боли, с которыми сталкиваются компании при кадровом сопровождении, включают следующие моменты:

• Нехватка квалифицированных сотрудников. Часто компании испытывают дефицит как управленческого, так и рядового персонала, что снижает качество услуг и продукции. Причины — несоответствие навыков выпускников требованиям рынка, низкий уровень зарплат, длительный подбор персонала.

• Высокая текучесть кадров. Особенно заметна среди сотрудников с низкой квалификацией, что приводит к постоянным затратам на обучение и адаптацию новых работников.
• Низкая мотивация и вовлеченность персонала. Отсутствие эффективной системы материального и нематериального стимулирования ведет к снижению производительности и дисциплины.
• Проблемы с планированием и организацией кадров. Отсутствие долгосрочного кадрового планирования приводит к несбалансированному набору сотрудников, задержкам в обеспечении нужных специалистов и неэффективному использованию кадрового потенциала.
• Недостаточная квалификация HR-менеджмента. Неэффективное управление кадровыми процессами и слабая организация HR-службы усложняют подбор, адаптацию и удержание персонала.
• Конфликты и нездоровый климат в коллективе. Неправильное управление персоналом может привести к конфликтным ситуациям, снижению командного духа и общей производительности.
• Юридические и административные риски. Ошибки в кадровом делопроизводстве, несоблюдение трудового законодательства могут привести к штрафам и судебным спорам. Следует отметить, что выросла и правовая грамотность работников, и судебная практика становится гибкой и «изменчивой», кроме того,  российский менталитет и наши «исторические» корни в приоритете будут учитывать интересы работников.
• Сложности адаптации к новым условиям работы. В том числе переход на дистанционный формат, оценка безопасности рабочего места, эмоциональное состояние сотрудников и взаимодействие с контрагентами.
• Ограниченность финансовых ресурсов. Недостаток бюджета на стимулирующие выплаты и развитие кадров усложняет удержание и мотивацию сотрудников.

Эти боли требуют комплексного подхода к кадровому сопровождению с упором на качественный подбор, мотивацию, планирование и профессиональное управление персоналом.

Анализируя судебную практику, мы можем видеть, что в большей степени риски у работодателя не ограничиваются штрафами согласно нормам КоАП РФ и репутационными рисками, в большей части – это финансовые риски, связанные с выплатами работникам на основании судебных исков, включая и не ограничиваясь значительными суммами при оплате вынужденного прогула, если речь идет о восстановлении работника на работе из-за ошибок при увольнении работника.

Важную роль в кадровом сопровождении сотрудников играет локальная нормативная база. В первую очередь, она должна соответствовать нормам трудового законодательства, не ухудшать положение работников по сравнению с гарантиями, предоставляемыми ТК РФ, учитывать сложившуюся судебную практику по спорным моментам.

Современные тренды и развитие кадрового сопровождения

Последние тренды развития кадрового сопровождения в Российской Федерации также демонстрируют и внедрение технологических решений для сотрудников: использование HR ботов, различных технических решений, включающих в себя цифровое место сотрудника и руководителя, гибкую систему согласования заявок, электронный кадровый документооборот и различные интерактивные управленческие отчеты.

Оценивая степень развития кадрового сопровождения и рисков в случае нарушения норм трудового права, работодатели понимают, что при ведении кадрового учета важно обладать профессиональными компетенциями в области трудового права, обеспечивать непрерывность функции кадрового учета, соблюдение сроков при подготовке документов, вкладываться в технологическое развитие личных кабинетов для персонала. 

Тут возникает вопрос: а не лучше ли сосредоточиться на основном виде деятельности компании, а вспомогательную функцию кадрового учета с набором требуемых компетенций, готовыми технологическими решениями и ответственностью за корректность и правильность кадровых процедур передать в стороннюю организацию на аутсорсинг?

Какие преимущества получает в этом случае работодатель:

• высвобождение трудозатрат и ресурсов на основное направление деятельности и получение прибыли;
• исключение рисков нарушения трудового законодательства (наличие риски, допущенные по вине провайдера, компенсируются им);
• отсутствие «головной боли» по поиску кадровиков при их увольнении, по организации замен на период отпусков, больничных;
• получение готовых технологичных решений для сотрудников (HR боты, личные кабинеты, КЭДО);
• оптимизация функции кадрового сопровождения, повышение прозрачности бизнес-процессов;
• сокращение расходов на логистику и покупку сейфов/шкафов/бумаги за счет внедрения электронного кадрового документооборота;
• повышение лояльности персонала.

Компания Unicon Outsoursing готова предоставить весь набор функций кадрового сопровождения, начиная от разработки локальной нормативной базы и заканчивая организацией и внедрением цифровых кадровых процессов (с помощью решения MyUnicon).

Мы организуем кадровые процессы с заботой о людях и бизнесе!