Людмила Невмянова
Руководитель проектной группы 2 отдела кадрового администрирования BDO Unicon Outsourcing
С 2021 года электронный кадровый документооборот развивается стремительными темпами.
С начала года в Трудовой кодекс были внесены изменения в Главу 49.1. «Особенности регулирования труда дистанционных работников», в том числе касающихся электронного взаимодействия с дистанционными работниками, а именно был расширен перечень видов электронных подписей и уточнены виды документов для использования в электронном виде.
В целях оптимизации ряд компаний уже используют в работе электронный кадровый документооборот, в большинстве своем с ограниченным перечнем документов (с минимальным риском при переводе в электронный вид).
Преимущества внедрения кадрового электронного документооборота
Электронный документооборот – это полный или частичный перевод документации в цифровой формат.
Преимущества КЭДО:
- повышение производительности труда в компании (упрощается контроль всех процессов и появляется возможность оперативного внесения коррективов в документы);
- сокращение количества ошибок, вызванных человеческим фактором;
- сокращение расходов на обслуживание печатного оборудования, закупку бумаги для принтера и других расходных материалов;
- сокращение архивных площадей;
- возможность одновременного доступа к одному и тому же документу нескольким сотрудникам для упрощения его разработки и изменения;
- повышение защиты важных документов от несанкционированного доступа, повреждения и утери;
- улучшение взаимодействия между подразделениями компаниями.
ПЕРЕХОД НА КАДРОВЫЙ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ
Компаниям, планирующим перейти на электронный документооборот кадровых документов, необходимо сделать 5 ключевых шагов:
1. Составьте перечень документов, которые планируете перевести в электронный формат.
Определите, на какие операции компания тратит больше всего ресурсов, и переведите их в КЭДО в первую очередь.
2. Выберите вид электронной подписи, которой будут подписываться документы.
Электронная подпись бывает двух видов: простая (ПЭП) и усиленная.
Усиленная подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную. Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП) имеет высокую степень защиты и тождественна собственноручной подписи работника. УКЭП можно использовать при подписании любых документов с дистанционными работниками.
Усиленную неквалифицированную электронную подпись (УНЭП) можно использовать при подписании документов с дистанционными работниками, а также - с документами, которые не требуют оформления в бумажном виде с собственноручной подписью работника.
Простая электронная подпись создается посредством логина и пароля и также может использоваться для документов, которые не требуют оформления в бумажном виде.
3. Выберите техническое решение
Ознакомьтесь с наиболее популярными системами ЭДО и сформулируйте требования, важные для вашей компании
4. Подготовьте внутренние документы, регулирующие порядок и организацию КЭДО, которые юридически защитят вас при возникновении каких-либо проверок.
Внедрение кадрового электронного документооборота необходимо утвердить локальными нормативными документами:
- получить письменное согласие от работника об электронном взаимодействии;
- утвердить локальный нормативный акт о КЭДО, в котором необходимо установить перечень документов, которые ведутся в электронном виде, вид используемой электронной подписи, порядок электронного взаимодействия между его участниками, организацию хранения электронных документов и т.д.);
- при необходимости подписать соглашение с работниками по использованию электронной подписи (укажите в нем лицо, которое подписывает документ, как используется ЭП, какие есть обязанность у работника и работодателя по сохранению конфиденциальности).
5. Оцените стоимость документооборота кадровых документов на данный момент.
Посчитайте затраты на принтеры, бумагу, время на печать
и отправку бумаг. КЭДО
– это отличный способ сократить расходы компании и сделать работу с документами
более удобной.
Этапы внедрения электронного документооборота кадровых бумаг
После предварительной подготовки можно переходить к самому процессу внедрения. Он осуществляется в несколько этапов:- Систематизация работы с документами.
- Составление схемы управления документацией. На ее основе создайте техническое задание для специалиста, который будет внедрять в вашей компании электронный кадровый документооборот.
- Выбор электронной системы и ее интеграция в другие системы автоматизированного учета. Это значительно упросит и ускорит процесс обмена данными между подразделениями компании.
- Запуск процесса перехода на электронный документооборот. Вы можете сделать это по типам документации или по отдельным подразделениям. В первом случае произойдет поочередная автоматизация процессов обработки документов, а во втором – автоматизация сначала осуществится в одном отделе, а затем подключится к другим.
- Получение сертификатов электронной подписи. Вы должны выдать сертификаты ЭП своим сотрудникам.
- Организация электронного архива документов. Весь заранее созданный архив необходимо будет конвертировать в цифровой формат или отсканировать.
- Обучение сотрудников работе в новой электронной системе. Обеспечьте персонал необходимыми пособиями, инструкциями, электронными подписями и паролями от системы КЭДО. Назначьте ответственных работников, которые будут контролировать весь процесс и следить за соблюдением новых внутренних актов.
- Получите согласие от сотрудников и издайте приказ о переходе компании на электронный кадровый документооборот.
Какие трудности могут возникнуть при внедрении ЭДО?
Переход на кадровый электронный документооборот – непростой процесс, особенно для крупной компании с большим объемом документов и разветвленной организационной структурой.Основная проблема внедрения КЭДО – высокая стоимость электронной подписи. Заранее составьте перечень сотрудников, которым для работы необходима ЭП и учтите расходы на закупку программного обеспечения. Компании придется инвестировать в новую систему электронного документооборота не только денежные, но и технические, временные ресурсы.
Как снизить стоимость электронного документооборота?
Стоимость внедрения КЭДО может стоить от 2 до 10 миллионов рублей, в зависимости от количества функций и бизнес-процессов. Можно значительно сэкономить на системе, если выбрать коробочные решения с уже готовой методологией и адаптировать свои операции под них. Комплексный ЭДО подойдет не только для кадрового документооборота, но и для бухгалтерского.Электронная подпись вида КЭП стоит около 3000 рублей на каждого сотрудника. При большом количестве персонала ЭП становятся достаточно дорогим инструментом. Оптимально приобрести подписи для уполномоченных лиц, подписывающих документы. Для сотрудников допустимо использование других видов подписей (НЭП, ПЭП).
КЭДО от BDO Unicon Outsourcing
Компания BDO Unicon Outsourcing предлагает внедрение кадрового электронного документооборота для вашей компании.
В наше решение входит:- инструмент самообслуживания сотрудника с КЭДО на «1С: ЗУП 3.1»;
- электронный архив заявок и приказов;
- пакет документов, регламентирующих применение КЭДО в соответствии с ТК РФ.
Как мы внедряем электронный документооборот?
- Оптимизируем все кадровые процессы, определяем формат взаимодействия, оцениваем риски перевода документов в электронный формат и разрабатываем схемы согласования.
- Готовим нормативную базу и электронные подписи для ваших сотрудников.
- Внедряем техническое решение. Заносим в учетную систему и настраиваем организационную структуру, профили пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов. Присылаем необходимые инструкции и учим использовать личный кабинет с ЭЦП.
Почему сейчас – самое время перейти на ЭДО?
- Сегодня КЭДО доступен для удаленных сотрудников и для участников эксперимента ФЗ-122.
- В 2021 году планируется окончание эксперимента Минтруда, и электронный документооборот будет урегулирован законодательно: готовятся поправки в ТК, позволяющие вести КЭДО не только в рамках эксперимента, формируется подзаконная нормативная база.
- Электронный документооборот – это отличный способ взаимодействия с персоналом по кадровым вопросам.
Для записи на консультацию обращайтесь по телефону 8 495 787-85-52.
