Вероника Аракелова
Руководитель группы обслуживания отдела бухгалтерской практики Unicon Outsourcing
Аутсорсинг бухгалтерских услуг — делегирование ведения бухгалтерии профильным организациям. Они берут на себя все регулярные функции или отдельные участки учета (например, обработку авансовых отчетов или функцию «главного бухгалтера»). Это освобождает персонал и позволяет направить все усилия на задачи операционной работы, без рисков нарушить закон, получить штраф.
Об аутсорсинге задумываются, когда:
- штатный бухгалтер покинул компанию;
- штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
- руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
- налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
- перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
- нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.
Специфика бухгалтерского аутсорсинга
- Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
- Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
- Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
- Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
- Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее.
Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?
В услугу аутсорсинга бухгалтерии может входить:
-
подготовка политики учета;
-
оформление документов сотрудников, поступающих на работу;
-
расчет зарплаты и взносов;
-
работа с отчетностью;
-
расчет налогов;
-
сдача деклараций;
-
создание поручений по платежам;
-
ведение регистров;
-
сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);
- опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
Для юридических лиц в услугу бухгалтерского сопровождения также будут входить: ведение бухучета, сдача отчетности, проведение сверки расчетов и инвентаризации.
Компании-аутсорсеры также могут предложить заказчикам дополнительные услуги:
- регистрация компании;
- ведение кадрового учета;
- ИТ-поддержка;
- выбор режима налогообложения;
- юридические консультации;
- составление и проверка условий договоров;
- ведение учета финансов и управления;
- охрана труда.
Каким компаниям не подойдет аутсорсинг бухгалтерского учета?
Во-первых, руководителям, которые не могут работать с удаленными специалистами. Они привыкли сотрудничать с работниками, находящимися в шаговой доступности, и давать им устные распоряжения.Во-вторых, компаниям, которые уклоняются от уплаты налогов.
В-третьих, компаниям, которые не готовы оптимизировать и менять свои процессы, так как аутсорсинг – это взаимодействие по четким регламентам.
Виды услуги
- Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
- Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
- Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
- Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.
Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг
Если вы передаете бухгалтерию сторонней компании, базовая схема работы будет следующей (возможны дополнения)1 этап — заключение договора на оказание услуг
Между сторонами заключается договор, в котором обязательно должно быть прописано следующее:
- обязанности и ответственность сторон;
- распределение зон ответственности сторон;
- список услуг и их стоимость;
- перечень документов, необходимых для всех видов операций;
- порядок и сроки передачи документации;
- доступ к информации;
- гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
- порядок передачи базы данных при расторжении договора.
2 этап — непосредственная работа по бухгалтерскому аутсорсингу
Клиент обязан своевременно предоставлять документы, чтобы компания-аутсорсер могла правильно сдавать отчетность и корректно рассчитывать уплату по налогам. Документация может быть:
- для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
- для партнеров – счета, накладные, акты;
- проекты договоров с замечаниями и предложениями.
Если вы по какой-либо причине решили расторгнуть договор с компанией-аутсорсером, необходимо:
- Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
- Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
- Забрать документацию и актуальную копию базы данных.
Преимущества услуги
Перевод бухгалтерии на аутсорсинг имеет ряд преимуществ перед созданием бухгалтерского отдела внутри компании или приглашения приходящего специалиста:1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг
На создание отдела бухгалтерии требуются крупные суммы: на оборудование рабочего места для каждого специалиста, покупку офисной техники, а также специальных программ. Кроме того поиск высококвалифицированного специалиста, подбор замены на время его отпуска, болезни, отчисления в ПФР, ФСС и ФФОМС требуют больших ресурсов со стороны компании. Передавая бухгалтерию на аутсорсинг, вы получаете квалифицированного работника, у которого уже есть необходимое оборудование и программное обеспечение, что исключает лишние затраты. Аутсорсинговая компания экономит за счет автоматизации и масштаба: одна рабочая группа обслуживает нескольких клиентов.2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг
Компании-аутсорсеры, которые специализируются в сфере оказания бухгалтерских услуг, работают по отработанной схеме и быстрее решают различные задачи.При этом, помимо бухгалтера, вам предлагают одновременную поддержку других специалистов: юристов, работников, которые связаны с трудовым и налоговым правом. Вся работа контролируется и проверяется руководством.
Специалисты сторонней компании оперативно реагируют на изменения в законодательстве и владеют современными программами, что также гарантирует повышение качества услуг. Кроме того, крупные провайдеры регулярно повышают квалификацию своих сотрудников и ежегодно обновляют их сертификаты.
3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга
В момент передачи бухгалтерии сторонней организации вы подписываете договор, по которому она отвечает за последствия в случае ошибок, недочетов, повреждения документации или нарушения законодательства. В документе прописываются права и обязанности обеих сторон. Компания, которая предоставляет услуги аутсорсинга, заинтересована в исключении любой возможности возникновения неприятных ситуаций, так как она берет на себя риски по возмещению ущерба и уплату всех штрафов.Компании, которые имеют собственный бухгалтерский отдел, несут все риски самостоятельно: оплачивают штрафы и другие санкции.
4. Безопасность информации
После заключения договора и NDA (соглашение о неразглашении) компания-заказчик и компания-аутсорсер становятся партнерами, которые обязаны содержать в тайне всю полученную в ходе работы информацию. При такой форме сотрудничества могут использоваться различные способы защиты данных. Кроме того, крупные провайдеры дорожат репутацией, а также постоянно подтверждают соответствие стандартам информационной безопасности.При обращении к приходящему бухгалтеру повышаются риски передачи им информации конкурентам, так как один специалист может работать на несколько организаций.
5. Новейшие технологии
Попадая к провайдеру, компания получает доступ к новейшим технологиям и современному программному обеспечению. Аутсорсер поможет проанализировать ситуацию в компании, автоматизировать и оптимизировать процессы, что позволит улучшить качество учета и снизить затраты.Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?
Бухгалтерская аутсорсинговая фирма обычно выбирается на длительный период, поэтому к выбору лучше подойти со всей ответственностью, прописывать в договоре все детали, чтобы избежать следующих рисков:- Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
- Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
- Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.
Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга
Договор для ведения бухгалтерского аутсорсинга носит общий характер и содержит в себе предмет, срок действия и стоимость услуг, права и обязанности обеих сторон, а также их ответственность. При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:- Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
- Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности.
- Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания.
Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?
Следует обращать внимание на следующие критерии:- масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);
- наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);
- технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);
- финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);
- рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);
- стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);
- группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).
Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Unicon Outsourcing
Цена бухгалтерских услуг рассчитывается нашими менеджерами. Она зависит от системы налогообложения, количества сотрудников, количества выставленных за год счетов, других факторов.Преимущества бухгалтерского аутсорсинга в Unicon Outsourcing
Большой опыт работы (50 лет в мире, 30 лет в России) и знание реалий международного и российского бизнеса.
Гарантия ответственности и возмещения ущерба в случае ошибок, вызванных нашими сотрудниками. 
Высокое качество услуг, сертификат по стандарту ISO 9001:2015. Система контроля качества компании стала лауреатом международной премии CX World Award за лучший клиентский опыт в B2B.
ТОП-3 в рейтинге RAEX по аутсорсингу учетных функций и 1 место по бухгалтерскому и налоговому учету Мы не работаем с фирмами, которые нарушают действующие законы РФ или не соблюдают сроки подачи документации. В нашем портфолио есть проекты в различных отраслях: информационные технологии, здравоохранение, энергетика, производство и другие.
Вы можете оставить заявку на сайте или позвонить на 8 495 787 85 52.
