Авансовый отчет: что можно принять к учету

В этой статье мы рассмотрим:

1. Что такое авансовый отчет
2. Особенности подготовки и заполнения работником
3. Порядок принятия и утверждения авансового отчета
4. Что оценивают проверяющие
5. Советы по работе с авансовыми отчетами
6. Вопрос-ответ

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет – это первичный документ, подтверждающий расходы работника в интересах организации, совершение факта хозяйственной жизни, деловую цель расходов.

Особенности подготовки и заполнения работником

Как составить и сдать авансовый отчет в бухгалтерию

Авансовый отчет можно составить на бумажном бланке. Форма бланка, перечень показателей утверждается в учетной политике. Авансовый отчет в бумажной форме, передается в бухгалтерию лично или направляется по почте с описью вложения заказным письмом. Многие работники трудятся дистанционно. Удаленная работа не лишает работников права действовать в интересах компании и нести расходы на эти цели.

Авансовый отчет можно составить в электронном виде, если у работника есть ЭЦП (электронно-цифровая подпись). Для подписания авансового отчета достаточно иметь неквалифицированную ЭЦП, тогда авансовый отчет можно направить даже по телефону.

Что заполняет сотрудник

Сотрудник заполняет необходимые данные в Авансовом отчете: ФИО, должность, дату, указывает перечень документов о расходах, сумму расходов и подтверждает личной подписью.

Какие документы нужны для авансового отчета

К авансовому отчету прикладываются документы:

• о приобретении товаров, работ, услуг, накладные, товарные чеки, акты;
• счета-фактуры;
• счета ресторанов, кафе, сметы представительских расходов;
• о расходах в командировке, служебной поездке;
• об оплате расходов: кассовые чеки, выписки банка;

Сроки сдачи авансового отчета в бухгалтерию

Приказ руководителя устанавливает сроки сдачи отчетов в бухгалтерию. В практике делового оборота для отчетов по хозяйственным расходам устанавливается срок 30 дней.

Приказ оформляется как отдельный документ или приложение к учетной политике. Выбор формы приказа организация определяет самостоятельно, обязательных правил нет.

Особая норма: работник обязан отчитаться по командировке работник не позднее 3х дней после возвращения из служебной поездки. Такое требование установлено Постановлением Правительства РФ № 501 от 16.04.2025.

Авансовый отчет по командировке: особенности заполнения

Работник должен по расходам на командировку приложить документы:

• счета за проживание, БСО (бланк строгой отчетности) гостиниц, договоры и акты об оказании услуг аренды жилья;
• пассажирские билеты, посадочные талоны, маршрутные листы;
• если поездка была на автомобиле - путевые листы, квитанции о парковке, документы о приобретении ГСМ;
• документы об оплате расходов: кассовые чеки, выписки банка по карте;
• служебные записки.

Порядок принятия и утверждения авансового отчета

Руководитель принимает решение

Отчет и расходы утверждает руководитель организации или иной работник по доверенности.

Руководство видит, что работник выполнил поручение и потратил деньги рационально и обоснованно.

Бухгалтер проверяет и подводит итог

Авансовый отчет содержит:

• перечень документов о расходах;
• количество суточных при командировках;
• утверждение расходов руководителем;
• итог расчетов между работником и компанией: кто кому должен.

Какой счет используется для учета авансовых отчетов

Для расчетов с работниками по авансовым отчетам, в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета (утв. Приказом Минфина № 94н от 31.10.2000 г.), используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Что проверяет и заполняет бухгалтер

Бухгалтер проверяет наличие документов, обязательные реквизиты, содержание, деловую цель, подсчеты, указывает итоговую сумму долга перед работником или перед организацией. Проверку подтверждает личной подписью.

Общие правила оформления авансовых отчетов

Унифицированные формы авансовых отчетов отменены в 2013 году, но многие организации ими пользуются. Организация самостоятельно может выбрать перечень показателей, реквизитов в форме отчета. При этом необходимо соблюдать правила закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» о наличии обязательных реквизитов в первичном документе.

Что делать, если допустили ошибку в отчете

Если работник или бухгалтер допустил ошибку в авансовом отчете, то разрешается зачеркнуть неправильную запись, написать правильно и разборчиво, подтвердить исправление подписью и датой. Такие правила установлены ФСБУ 27/2021.

Хранение и ведение авансовых отчетов в бухгалтерии

Факты хозяйственной жизни, содержащиеся в Авансовых отчетах, учитываются в бухгалтерских регистрах. Авансовые отчеты и приложения к ним хранятся по общим правилам хранения первичных документов и передаются бухгалтером в архив организации в соответствии с внутренним регламентом.

Проверяющие оценивают

Интерес к авансовым отчетам, в первую очередь, проявят налоговые органы при проведении проверок. Кроме того, если суммы расходов существенны, на корректность и обоснованность составления авансового отчета обратят внимание аудиторы.

Что проверяющие будут рассматривать в авансовом отчете:

• деловую цель расходов по сопроводительным документам;
• оформление и подлинность документов;
• факт совершения расходов – оплату;
• признание расходов руководителем организации.

Если инспекторы найдут нарушения - начислят налог на прибыль, НДФЛ, страховые взносы, определят штраф и пени.

Аудиторы могут указать замечание в отчете для руководства и даже сделать оговорку в заключении по годовой бухгалтерской отчетности.

Советы по работе с авансовыми отчетами

Организация самостоятельно выбирает и разрабатывает Форму авансового отчета. Можно указать только те показатели и реквизиты, которые соответствуют деятельности компании и не вызовут вопросов у налоговых инспекторов.

В настоящее время современные технологии позволяют уйти от применения бумажной формы документов и упростить взаимодействие работника и организации по отчету за расходом денежных средств. Рекомендуем: активно использовать электронный документооборот с применением ЭЦП и программных средств.

Нередко работники забывают или теряют посадочные талоны по авиаперевозке. В этом случае работнику нужно обратиться в авиакомпанию и получить справку о фактическом совершении полета.

Работники для подтверждения оплаты расходов по банковской карте иногда прикладывают к авансовому отчету слип из банкомата, но бухгалтер запросит выписку, заверенную банком, и будет прав.

Важно знать, что при зарубежных командировках принимаются документы на иностранном языке, оформленные иначе, чем принято в России. Такие документы тоже примет бухгалтер. Весь документ переводить необязательно - можно ограничиться только позициями, которые важны для определения расходов и расчетов между организацией и сотрудником. Перевод подписывает специалист, который владеет иностранным языком. Приказ руководителя подтверждает полномочия специалиста по переводу.