6 мин
Многие собственники и финансовые директора уверены, что если отчетность сдается вовремя, налоговых претензий нет, а бухгалтерия работает в привычном режиме, значит с учетом все в порядке.
На практике это далеко не всегда так.
За внешним благополучием могут скрываться процессы, которые ежедневно забирают время сотрудников, создают риски для бизнеса и мешают руководству принимать решения на основе достоверных данных. Именно этим «слепым зонам» был посвящен вебинар экспертов Unicon Outsourcing — директора бухгалтерской и юридической практики Александры Чобанян и руководителя направления налогового консалтинга Марианны Денисовой.
Когда проблема не в людях
По наблюдениям экспертов, большинство компаний сталкиваются с похожими симптомами: долгое закрытие месяца, постоянные авралы, конфликты между бухгалтерией и другими подразделениями, высокая загрузка сотрудников при большом штате и отсутствие времени на аналитику.
При этом причина часто кроется не в недостатке квалификации сотрудников.
«Когда мы начинаем анализировать, что же такое происходит в компании, почему такие симптомы, обычно вскрывается совершенно не недостаток экспертизы сотрудников, а просто системные проблемы».
Именно поэтому многие компании продолжают увеличивать нагрузку на бухгалтерию, нанимать новых сотрудников или внедрять отдельные инструменты автоматизации, не устраняя первопричины происходящего.
Почему классический аудит не видит главного
Один из ключевых тезисов вебинара — различие между аудитом и диагностикой процессов.
Аудит оценивает уже завершившиеся периоды и фиксирует ошибки, которые были допущены в прошлом. Однако бизнесу зачастую важнее понимать, какие риски формируются сейчас и во что они могут превратиться через несколько месяцев или лет.
Как отметила Марианна Денисова:
«Аудит живет прошлым и проверяет прошлые уже закончившиеся периоды. Диагностика живет текущим моментом и будущими рисками».
В качестве примера она привела новые тенденции контроля со стороны таможенных органов, которые еще недавно были не известны бизнесу и проверяющим. Подобные изменения невозможно увидеть через стандартный аудит прошлых периодов, но их важно учитывать при оценке рисков компании уже сегодня.
Поэтому диагностика позволяет не просто выявить проблему, а заранее подготовить план действий и избежать финансовых потерь.
Самый дорогой ресурс, который никто не считает
Одной из самых недооцененных потерь эксперты назвали время сотрудников.
Часто компании считают затраты на персонал, стоимость программного обеспечения и услуги подрядчиков, но практически никогда не оценивают, сколько часов бухгалтерия тратит на устранение последствий неорганизованных процессов.
Марианна Денисова обратила внимание на то, что редко кто считает время, которое уходит на перепроведение документов, замену уже проведенных операций, обработку документов, поступивших с опозданием, или анализ новых сделок, которые появляются уже после закрытия периода.
Эти часы складываются в дни и недели потерянного рабочего времени.
А затем руководство задается вопросом, почему закрытие месяца затягивается, а сотрудники работают в режиме постоянного цейтнота.
Как ручной ввод документов незаметно съедает прибыль
Еще одна типичная проблема — чрезмерное количество ручных операций.
По словам Александры Чобанян, участок работы с первичными документами поставщиков остается одним из самых трудоемких процессов практически в любой бухгалтерии.
Сценарий знаком многим компаниям: менеджер присылает скан документа, бухгалтер вручную открывает PDF, создает документ в 1С, выбирает контрагента, договор, статьи затрат и переносит данные строка за строкой.
«Бухгалтерская функция очень часто остается самой ручной, самой нецифровой и непрозрачной во всей компании. И это тот фактор, который реально незаметно подъедает прибыль компании».
По оценке экспертов, на обработку одного документа может уходить от пяти до семи минут. В результате специалист занимается не анализом данных и поддержкой бизнеса, а механическим переносом информации из одного источника в другой.
Именно поэтому автоматизация процессов сегодня становится не вопросом удобства, а вопросом эффективности бизнеса.
Какие зоны риска стоит проверить в первую очередь
В рамках вебинара эксперты рассказали о направлениях, которые требуют особого внимания при диагностике.
Среди них:
- качество и полнота первичной документации;
- состояние дебиторской и кредиторской задолженности;
- высокорисковые расходы, связанные с маркетингом, рекламой, аутсорсингом и аутстаффингом;
- корректность отражения активов компании;
- соблюдение требований законодательства;
- наличие формального документооборота и налоговых схем.
Особое внимание эксперты рекомендуют уделять тем зонам, которые напрямую влияют на стоимость бизнеса.
Например, многие компании не отражают на балансе нематериальные активы, патенты, разработки или товарные знаки, хотя именно они могут существенно повысить инвестиционную привлекательность организации.
Иногда проблема начинается не в бухгалтерии
Интересный вывод вебинара заключается в том, что источником хаоса часто становится вовсе не финансовая служба.
Несвоевременная передача документов, постоянные изменения условий сделок задним числом, отсутствие дисциплины со стороны руководителей подразделений — все это создает дополнительную нагрузку на бухгалтерию и делает невозможным быстрое получение качественной отчетности.
Поэтому диагностика должна охватывать не только учетные процессы, но и систему взаимодействия между подразделениями компании.
Диагностика как инструмент для принятия решений
По словам экспертов, одна из главных ценностей диагностики заключается не только в поиске ошибок.
Она помогает руководству увидеть реальную картину бизнеса, оценить готовность компании к изменениям и сформировать понятный план дальнейших действий.
«Практически каждый первый финансовый директор подтверждает, что с результатами диагностики ему стало проще поговорить со своим руководителем и собственником бизнеса».
Когда риски структурированы, а проблемы переведены в конкретные цифры и факты, обсуждать изменения становится значительно проще.
Что получает бизнес в результате
Комплексная диагностика позволяет ответить на несколько ключевых вопросов:
Насколько эффективно работают процессы бухгалтерии и финансовой службы? Какие операции можно автоматизировать? Где находятся реальные налоговые и финансовые риски? Почему сотрудники перегружены? Какие изменения дадут максимальный эффект для бизнеса?
Ответы на эти вопросы помогают не только устранить текущие проблемы, но и создать основу для дальнейшего роста компании, привлечения инвестиций, подготовки к аудиту или масштабированию бизнеса.
Вместо вывода
Современная бухгалтерия — это уже давно не только про учет и отчетность.
Это один из ключевых источников информации для управления бизнесом. Однако если процессы выстроены неправильно, компания может терять ресурсы, даже не подозревая об этом.
Именно поэтому диагностика становится важным инструментом для собственников, финансовых директоров и руководителей финансовых служб. Она позволяет увидеть то, что остается незаметным при ежедневной работе, выявить скрытые потери и найти точки роста, которые напрямую влияют на эффективность бизнеса.
Если вы замечаете, что закрытие месяца затягивается, сотрудники работают в режиме постоянных авралов, а руководство не получает своевременной и понятной отчетности, возможно, пришло время провести профессиональную диагностику процессов и посмотреть на свою компанию свежим взглядом.
