Зачем нужен аудит кадровой документации

Ситуация из практики Unicon

1. Проверка наличия обязательных локальных нормативных актов

2. Проверка содержания локальных нормативных актов на соответствие актуальному трудовому законодательству.

3. Анализ кадровых процедур и их документальное оформление.

4. Проверка кадровых документов на соответствие друг другу: штатное расписание – ЛНА – трудовой договор/дополнительное соглашение к нему – приказ – трудовая книжка/сведения о трудовой деятельности – личная карточка Т-2 (в случае ее ведения) – Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

5. Условия, порядок и документальное оформление оплаты труда.

По результатам аудита было составлено заключение, в котором были перечислены выявленные нарушения и даны рекомендации по их устранению, оптимизации кадровых процессов и их документальному обеспечению.

Работодатель принял к сведению указанные рекомендации, изменил процедуры, привел в соответствие нормам законодательства режимы работы и оплату труда работников, как следствие, в компании сведено к минимуму, количество конфликтных ситуаций с работниками, повысилась производительность труда, снизилась текучесть.

Какие типовые нарушения встречаются при проведении кадрового аудита

Конечно, решение о проведении аудита принимает работодатель, мы же, исходя из своей практики, можем перечислить основные типовые нарушения, которые выявляются нами при проведении проверок кадровых документов и на которые следует обратить внимание:

• Работодатель не знакомит работника с локальными актами до подписания трудового договора, особенно это проявляется в случае применения электронного кадрового документооборота.

• В Правилах внутреннего трудового распорядка не прописываются конкретные режимы труда и отдыха, формулировки носят общий формальный характер, сменный режим работы путают с так называемым «скользящим» графиком.

• При заключении срочного трудового договора не указывается основание со ссылкой на статью 59 ТК РФ, в соответствии с котором заключен такой договор

• Место работы в трудовом договоре указывается неверно или отсутствует вовсе, наиболее часто такое нарушение касается дистанционных работников.

• В трудовом договоре отсутствуют условия труда на рабочем месте.

• Работодатель хранит скан-копии персональных данных работника (например, паспорта, СНИЛС) в «личных делах» без соответствующих на то оснований.

• Условия приказа о приеме на работу не соответствуют условиям трудового договора, а запись в трудовой книжке не соответствует приказу о приеме. Аналогичная ситуация происходит с оформлением перевода работника на другую работу.

• В графике отпусков без согласия работника указываются не полные отпуска, а его части, то есть разделение отпуска на части фактически осуществляется работодателем в одностороннем порядке.

• Работодатель не уведомляет работника о предстоящем ежегодном отпуске не позднее чем за 2 недели до его начала.

• При привлечении работника к работе в выходной или нерабочий праздничный день для отдельных категорий не проводится ознакомление с правом отказаться от такой работы.

• Работникам, выполняющим трудовую функцию в регионах, где установлены региональные нерабочие праздничные дни, выходные дни в эти дни не предоставляются. Особенно это касается дистанционных работников.

• Работодатель в локальных актах применяет такой вид взыскания как система штрафов.

• Не соблюдается процедура привлечения работника к дисциплинарной ответственности.

• Локальным актом не утвержден перечень должностей, для которых установлен режим ненормированного рабочего дня в то время, как в трудовых договорах такой режим предусмотрен.

• При оплате сверхурочной работы не учитываются компенсационные и стимулирующие выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

• Не утверждается форма расчетного листка, либо не определяется порядок его выдачи работникам.

Рекомендации по подготовке и проведению кадрового аудита в организации

Хотим поделиться с Вами «дорожной» картой, которую можно использовать в любой компании при подготовке и проведении кадрового аудита:

1. Определите тип аудита в зависимости от цели проверки. Он может быть полным или выборочным в зависимости от цели аудита. 

2. Составьте список обязательных кадровых документов, которые должны быть в вашей организации. Нужно проверить их наличие. Общий примерный перечень обязательных локальных актов, организационно-распорядительных документов и иных кадровых документов приведен ниже:

• Правила внутреннего трудового распорядка

• Положение о порядке обработки персональных данных работников

• Положение об оплате труда

• Штатное расписание

• График отпусков

• Расчетный листок

• Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

• Трудовые книжки и Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р

• Бланки трудовой книжки и вкладыша

• Документы по воинскому учету

• Табели учета рабочего времени

• Отчеты ЕФС-1 Сведения о трудовой деятельности

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним

• Приказ о назначении ответственно за работу с персональными данными 

• Приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

• Приказы по личному составу

• Положение/Инструкции по охране труда

• Журналы инструктажей по охране труда

• Документы по СОУТ (специальной оценке условий труда)

Перечень может быть дополнен в зависимости от специфики организации. Например, при большом количестве дистанционных работников это может быть Положение о дистанционной работе. При применении в компании электронного кадрового документооборота обязательным будет локальный акт, регулирующий такой документооборот, а при наличии в компании работников-«вахтовиков» - Положение о вахтовом методе работы. Если есть материально ответственные лица, то в перечень обязательных для проверки документов следует включить договоры о полной индивидуальной материальной ответственности.

При проверке кадровых документов следует обращать внимание, кем эти документы подписываются. Если документы подписываются должностными лицами на основании выданных руководителем доверенностей, необходимо проверить сроки действия этих доверенностей, а также перечень полномочий, указанных в них.

Если в компании несколько юридических лиц, то у каждого их них должны быть отдельно утвержденные локальные нормативные акты и организационно-распорядительные документы.

3. Составьте перечень кадровых процессов, характерных для вашей конкретной организации (разъездной характер работы, ненормированный рабочий день, сменный режим работы, суммированный учет рабочего времени, работа в условиях, отклоняющихся от нормальных, дистанционные работники и пр.), чтобы проверить, какими локальными нормативными актами, инструкциями или иными организационными документами регулируются особенности работы сотрудников в вашей организации. 

4. Для проведения аудита можно использовать проверочные листы, которые утверждены приказом Федеральной службы по труду и занятости от 01.02.2022 N 20. На их основе можно составить собственные проверочные листы с учетом специфики своей организации.

5. При проверке документов конкретных сотрудников можно использовать чек-листы. На картинке ниже показан образец чек-листа, применяемого при проверках: