Повышение эффективности бизнес-процессов

Что такое эффективность в разрезе процессов кадрового учета

Эффективность кадровых бизнес-процессов отражает насколько процесс достигает поставленных целей с минимальными затратами ресурсов и времени, обеспечивая при этом высокое качество и удовлетворенность всех заинтересованных сторон — собственников бизнеса, специалистов кадровый службы и, конечно, сотрудников.

Основные характеристики эффективности бизнес-процесса включают:

• Максимальное удовлетворение заинтересованных сторон и рост рентабельности подразделения и компании в целом.
• Выполнение процесса единым непрерывным потоком без нарушения сроков, ошибок, с четким началом и передачей результатов между кадровым подразделением и сотрудниками.
• Оптимальное соотношение результата и затрат на его достижение.
• Определение зон ответственности, сроков и механизмов контроля и реагирования на отклонения.
• Минимизация временных и финансовых затрат, при этом учитываются и другие показатели, такие как качество, количество документов, сложность процесса и вовлеченность участников

Основные маркеры оценки эффективности бизнес-процессов

Рассмотрим ключевые показатели (KPI) эффективности HR-службы:

• Текучесть персонала — отражает стабильность коллектива и эффективность работы с удержанием сотрудников.
• Срок закрытия вакансии — показывает скорость подбора персонала и эффективность рекрутинговых процессов.
• Коэффициент закрытия вакансий — доля успешно закрытых позиций за определённый период.
• Соблюдение бюджета расходов на персонал — контроль финансовых затрат на HR-процессы, включая подбор, обучение, мотивацию.
• Производительность труда — вклад HR-службы в рост эффективности работы компании в целом.
• Расходы на обучение и развитие персонала — инвестиции в повышение квалификации и их отдача.
• Уровень удовлетворенности и вовлеченности сотрудников — косвенно влияет на текучесть, производительность и корпоративную культуру.
• Коэффициент потерь рабочего времени (абсентеизм) — показывает уровень дисциплины и вовлеченности персонала.
• Качество подбора персонала — процент успешно прошедших испытательный срок новых сотрудников, доля увольнений среди новых работников.
• Доля затрат на оплату труда, льготы и компенсации по отношению к обороту компании — отражает экономическую эффективность управления персоналом.
• Количество жалоб сотрудников и уровень внутреннего сервиса — индикатор качества работы HR-службы с персоналом

Причины, влияющие на принятие решения о повышения эффективности

Для кадровых бизнес-процессов причинами повышения эффективности могут являться:

• Нарушения сроков и ошибки в документообороте

Ошибки в оформлении документов и нарушения сроков могут привести к юридическим последствиям и штрафам, а также к возникновению дополнительных финансовых рисков при обращении сотрудников в трудовую инспекцию или суд.

• Значительное влияние компетенций кадровых специалистов на процессы

Очень часто функции кадрового делопроизводства возлагаются на непрофильных специалистов (бухгалтеров, секретарей), что приводит к ошибкам и формальному подходу. Также часто кадровики испытывают высокую нагрузку и недостаток времени на качественное выполнение работы. Это требует привлечения профессионалов и постоянного повышения квалификации.

• Дублирование операций

Всем знакома ситуация, когда какое-либо подразделения в рамках организации требует предоставить дополнительно для подтверждения расчета документы, не доверяя кадровым специалистам, дополнительно проинформировать отдельным письмом о необходимости проведения расчета, подготовить дополнительный «ненужный» подтверждающий документ, провести избыточное формальное согласование и т.д. Все это приводит к увеличению трудозатрат специалистов, снижает гибкость и оперативность работы HR службы.

• Отсутствие единой стандартизации и методологии в кадровых процессах

Без четко установленных стандартов процессы становятся разрозненными, что затрудняет управление и контроль, приводит к ошибкам и снижает общую производительность HR-подразделения, без стандартизированных документов и процессов обучение становится длительным и неэффективным, что затрудняет преемственность и развитие команды.

• Низкий уровень автоматизации

Отсутствие или слабое внедрение автоматизированных систем учета рабочего времени, расчета заработной платы и электронного документооборота усложняет работу кадровой службы и увеличивает риски ошибок.

• Большой объем и трудоемкость документооборота

Традиционный бумажный документооборот требует значительных временных и трудовых затрат, что часто приводит к ошибкам и пропуску сроков. Внедрение электронного кадрового документооборота способно значительно облегчить учет и хранение документов, обеспечивая быстрый доступ к информации.

• Проблемы с организацией и хранением кадровой документации

Отсутствие системного подхода к ведению кадровых документов, таких как трудовые книжки, которые все еще в большом количестве остались у сотрудников, приказы, «личные дела», приводит к нарушениям делопроизводства и рискам при проверках. Важно правильно организовать номенклатуру дел и обеспечить грамотное оформление документов

• Защита персональных данных

Кадровая служба обязана соблюдать требования по конфиденциальности и безопасности персональных данных сотрудников. Нарушения могут повлечь юридические последствия, поэтому необходимы внутренние политики, обучение сотрудников и технические меры защиты

• Частые изменения в трудовом законодательстве

При недостаточно оперативном реагировании на изменения увеличивается вероятность допущения ошибок, что может привести к штрафам, судебным разбирательствам и ухудшению деловой репутации компании, требуется постоянный мониторинг законодательства, возрастает объем работы по адаптации локальных нормативных актов, договоров и отчетности к новым требованиям. 

• Низкая технологичность по сравнению с лучшими практиками

Большая часть времени HR-специалистов уходит на ручное выполнение однотипных операций: оформление документов, ведение учета, обработку заявлений и отчетов, также высокая доля рутинной работы снижает мотивацию сотрудников и мешает фокусироваться на стратегических задачах — подборе, обучении, развитии и удержании персонала.

• Низкая лояльность персонала 

Медленные и непрозрачные процессы, ошибки в расчетах, задержки с оформлением документов негативно сказываются на удовлетворенности сотрудников. HR не успевает реагировать на запросы персонала и поддерживать высокий уровень сервиса что приводит к снижению лояльности персонала.

Таким образом, решение об оптимизации кадровой службы принимается для повышения эффективности управления персоналом, снижения затрат и улучшения качества работы компании в целом, что обеспечивает конкурентоспособность и устойчивое развитие бизнеса

Этапы оптимизации бизнес-процессов кадрового подразделения

Для оптимизации работы кадровой службы важно последовательно внедрять меры, направленные на сокращение рутинных операций, повышение прозрачности процессов и снижение числа ошибок. Ключевые направления оптимизации подтверждаются экспертными источниками, опытом Unicon Outsoursing по анализу бизнес-процессов наших клиентов и включают следующие шаги:

1. Анализ и аудит кадровых процессов

• Проведите аудит всех кадровых документов и процедур: определите, какие документы обязательны по закону, а какие можно исключить или перевести в электронный вид.
• Составьте “маршрут” движения каждого документа в рамках исследуемых бизнес-процессов, чтобы выявить дублирующие и лишние операции, а также определить «проблемные» зоны, где возникают задержки или ошибки.
• Проведите замер «временных» параметров по разным участкам кадрового учета и с вовлечением различного уровня квалификации специалистов

2. Упрощение и стандартизация документооборота

• Удалите устаревшие, неактуальные и дублирующие документы, уничтожьте бумаги с истекшим сроком хранения.
• Унифицируйте шаблоны кадровых документов, чтобы минимизировать влияние человеческого фактора и ускорить обработку типовых процедур.
• Используйте контрольные списки и шаблоны для повторяющихся задач (найм, увольнение и т.д.).
• Определите процессы «to be» с учетом исключения дублирования, стандартизации и унификации процессов.

3. Автоматизация и цифровизация

• Переведите кадровый документооборот в электронный вид (КЭДО). Что это даст:

• экономию времени и ускорение процессов

  Подписание, согласование и отправка документов происходят за секунды, что сокращает время обработки в 2–3 раза. HR-специалисты меньше заняты рутиной и могут сосредоточиться на стратегических задачах.

• снижение затрат

Уменьшаются расходы на бумагу, печать, курьерские и почтовые услуги, а также на аренду архивных помещений. Электронное хранение документов требует только цифрового пространства.

• Удобство для удалённых сотрудников и филиалов

Сотрудники могут подписывать и получать документы из любой точки мира и в любое время, что особенно важно для территориально-распределённых команд и дистанционных работников.

• Снижение числа ошибок

  Автоматизация исключает ручное редактирование документов, что предотвращает внесение ошибочных или некорректных данных. Система либо блокирует недопустимые операции, либо предупреждает о возможных нарушениях, например, не позволяет ввести данные за прошлые или слишком отдалённые периоды, ограничивает ввод некорректных сумм, позволяет не допустить ошибки в персонализированных данных, содержащихся в кадровых документах.

• Обеспечьте быстрый поиск и доступность информации

  Электронный архив позволяет мгновенно находить нужные документы без поиска по бумажным папкам, что значительно ускоряет работу.  Электронные документы защищены от потери, порчи, несанкционированного доступа и стихийных бедствий. Доступ к ним имеют только уполномоченные сотрудники.

• Разработайте технические требования и внедрите автоматизированные обработки для автоматизации подготовки кадровых документов, применения пакетной выгрузки при массовых изменениях, отчетности и других рутинных операций.

4. Централизация и доступность информации для сотрудников

• Внедрите электронные цифровые технологии для сотрудников, например, решение MyUnicon позволит организовать интуитивно понятное в применении цифровое рабочее место для сотрудников и руководителей с постановкой задач, контролем за сроками выполнения и возможностями применения с учетом используемых работниками электронных устройств (телефоны, планшеты, компьютеры):

• Организуйте централизованное электронное хранилище кадровых документов, чтобы обеспечить быстрый и удобный доступ для сотрудников и руководителей:

• Обеспечьте прозрачность процессов и легкость поиска нужной информации. Сотрудникам важно не только прозрачно видеть бизнес-процессы по своим заявкам и запросам, но иметь возможность в любой момент получить ответы на вопросы по расчетным листкам. В решении MyUnicon, например, встроена возможность получения оперативных ответов по расчетным листкам за конкретный период:

5. Повышение квалификации и мотивация HR-специалистов

• Регулярно обучайте сотрудников кадровой службы новым технологиям, изменениям в законодательстве и современным HR-практикам, внедрите единое окно методологической поддержки.
• Мотивируйте персонал на развитие и внедрение инноваций в работе отдела.

6. Сотрудничество с другими подразделениями

• Внедряйте гибкие организационные модели, обеспечивайте взаимодействие HR-службы с другими отделами для решения комплексных задач бизнеса. Достигнуть это можно за счет внедрения регламентов взаимодействия между подразделения.

7. Постоянное совершенствование

• Проводите регулярный анализ эффективности внедрённых изменений, собирайте обратную связь и совершенствуйте процессы на основе полученных данных.

Количественные показатели оптимизации кадровых бизнес-процессов

Исходя из опыта проведения проектов по оптимизации силами Unicon Outsoursing можно выделить следующие количественные показатели повышения эффективности:

• Повышение производительности персонала: использование современных технологий, например, искусственного интеллекта в HR-процессах, автоматизации, может повысить производительность сотрудников на 40%;
• Сокращение времени адаптации новых сотрудников: внедрение цифровых систем адаптации позволяет новым сотрудникам быстрее пройти оформление и обучение, что сокращает время выхода на продуктивную работу и повышает общую эффективность организации;
• Снижение затрат и ошибок: автоматизация рутинных HR-задач уменьшает количество ошибок и административной работы, что ведет к значительной экономии средств и времени HR-специалистов, позволяя им сосредоточиться на стратегических задачах;
• Улучшение использования рабочего времени: после оптимизации бизнес-процессов можно измерить коэффициент использования фонда рабочего времени сотрудников. Например, в одном из исследований после оптимизации основные показатели были: руководитель отдела кадрового делопроизводства 0,96, специалист по кадровому делопроизводству — 0,99;
• Повышение удовлетворенности сотрудников: упрощение коммуникаций и доступность HR-сервисов повышают удовлетворенность персонала, что косвенно влияет на снижение текучести кадров и улучшение климата в коллективе (на практике снижение текучести по сравнению с предыдущими показателями может достигать 15% и более);
• Улучшение принятия решений на основе данных: оптимизированные HR-процессы обеспечивают доступ к аналитике в реальном времени по эффективности работы, пробелам в навыках и потребностям в кадрах, что помогает точнее планировать развитие персонала и снижать риски, принимать взвешенные решения по стратегическому развитию персонала.

Таким образом, количественные показатели преимуществ после оптимизации кадровых бизнес-процессов включают рост производительности до 40%, сокращение времени адаптации новых сотрудников, экономию средств за счет снижения ошибок и административной нагрузки, высокий коэффициент использования рабочего времени (близкий к 1), а также сокращение времени найма и повышение удовлетворенности персонала