Как крупная розничная сеть упростила оформление командировки через интеграцию в 1С: ЗУП 3.1 и ОВТ

Наш клиент - одна из ведущих розничных сетей, управляющая магазинами популярных брендов, с численностью более 4000 сотрудников.

В расчёте зарплаты и кадровом учёте используется 1С:ЗУП 3.1 (16 пользователей), а для бронирования командировок — система ОВТ (свыше 1000 пользователей).

Зачем понадобилась интеграция с 1С: ЗУП для оформления командировок

Компания столкнулась с типичной для крупных сетей проблемой: деловые поездки сотрудников оформлялись и согласовывались в разных системах. В ОВТ бронировались билеты и гостиницы, а в ЗУП 3.1 оформлялись приказы и проверялись кадровые события (например, отпуска, больничные, отгулы).

Коммуникация между отделами происходила по телефону или по почте — вручную, долго и с большим риском ошибок. HR-специалисты тратили часы на согласование, оформляли всё вручную, а вероятность потерять информацию или допустить ошибку оставалась высокой.

С какими трудностями столкнулась компания при оформлении командировок в 1С: ЗУП

• Информационные системы не были связаны между собой
• Согласование командировок занимало много времени
• Все действия по проверке, формированию и редактированию приказов HR выполнял вручную
• Отсутствовал централизованный контроль изменений
• Любая ошибка в датах или маршрутах — потенциальная проблема в расчётах и документации

Что было нужно бизнесу

Компания стремилась полностью автоматизировать процесс оформления поездок — от момента подачи заявки до издания приказа. В числе приоритетных задач было автоматическое выявление пересечений поездки с другими кадровыми событиями, например отпусками или больничными. Также важно было, чтобы приказы на командировку формировались без участия HR-специалистов. Если сотрудник менял даты поездки или маршрут, система должна была сама вносить корректировки в приказ. А в случае отмены поездки в системе ОВТ — приказ в 1С:ЗУП должен автоматически аннулироваться. Такой подход позволил бы существенно сократить время на оформление, исключить ошибки и разгрузить кадровую службу.

Как реализовали интеграцию для расчета командировок в 1С: ЗУП

Специалисты Unicon Outsourcing настроили интеграцию между ЗУП и ОВТ через API. Вся логика работы теперь происходит автоматически:

• Перед тем как отправить деловую поездку на согласование, система проверяет, нет ли у сотрудника других кадровых событий в эти даты
• После согласования поездки приказ формируется в ЗУП 3.1 автоматически, а все заинтересованные сотрудники получают уведомление
• При изменении сроков или маршрутов в ОВТ приказ в ЗУП обновляется без участия HR
• Если поездка отменяется в ОВТ, то соответствующий приказ также автоматически аннулируется в ЗУП

Результаты после автоматизации расчета и оформления командировок в 1С: ЗУП

После завершения проекта компания получила полностью автоматизированный процесс оформления деловых поездок.

Что это дало:

• Нагрузка на HR по оформлению деловых поездок снизилась на 80%
• Ошибки при оформлении и корректировке приказов практически исключены
• Сотрудники тратят меньше времени на согласование, а система работает прозрачно и быстро

Интеграция ЗУП 3.1 и ОВТ помогла розничной сети не просто оптимизировать процесс, а сделать его современным, масштабируемым и надёжным — с минимальным участием HR и максимальным контролем.