Как безопасно сэкономить, передав бухгалтерию на аутсорсинг?

Передав учетные функции аутсорсинговой компании, финансовый директор компании может снизить издержки на ведение бухгалтерского и налогового учета на 20 процентов. Однако если не договориться обо всех нюансах с аутсорсером до подписания контракта, экономия может обернуться серьезными проблемами и непредвиденными расходами.

 

У аутсорсинга бухгалтерского и налогового учёта есть несколько основных преимуществ. Первое и основное – экономия на содержании собственной бухгалтерии. Стоимость услуг специализированной компании на практике, действительно, обходится дешевле при условии, что для сравнения были учтены все затраты на содержание бухгалтеров (командировочные, ЕСН с зарплаты бухгалтеров, оплата курсов повышения квалификации, организация и содержание рабочего места, лицензионное программное обеспечение и т.д.). Также к плюсам аутсорсинга можно причислить то, что финансовому директору не нужно будет решать кадровые вопросы, например, подбирать квалифицированных сотрудников, решать вопрос распределения нагрузки во время болезни одного из бухгалтеров и т.д. Более того, аутсорсинговая компания компенсирует пени и штрафы, выставленные предприятию налоговыми органами из-за ошибок» допущенных в учете.

 

Личный опыт

Марина Иммоева,финансовый директор ЗАО «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»

 До 2008 года каша компания периодически прибе­гала к услугам аутсорсеров, когда по разным причи­нам случались авралы. Вместо того чтобы нанимать новых сотрудников и тратить время на их обучение и погружение в специфику деятельности компании, мы приглашали квалифицированных специалистов со стороны. В прошлом году, при формировании бюджета на 2009 год, мы задумались над тем, каким образом можно сэкономить без ущерба для деятель­ности компании. В итоге перевели бухгалтерию на аутсорсинг - и сэкономили порядка 20 процентов только на зарплате бухгалтеров. Что касается расче­та заработной платы, его отдали на аутсорсинг семь лет назад. Содержать специалиста по заработной плате нам было невыгодно, приходилось оплачивать его обучение, содержать рабочее место и т. д.

 

Разумеется, есть и минусы. За каждую, даже самую простую операцию, которая не предусмотрена договором, придется платить. Более того, компании, прежде чем переходить на аутсорсинг, придется провес­ти внутренние преобразования. Например, «обелить» зарплату, упорядочить бизнес-процессы и документооборот. Оказывая услуги по расчету заработной платы, аутсорсер берет на себя полную ответственность за начисление всех налогов и сборов перед государственными органами (ИФНС, фон­дами социального и пенсионного страхова­ния). Поэтому он не заинтересован в работе с любыми сомнительными схемами опти­мизации. Что касается документооборота, то отсутствие четких регламентов движения документов и взаимодействия подразделе­ний у заказчика с высокой вероятностью вы­льется для предприятия-заказчика в допол­нительные расходы и большую стоимость услуг.

 

Мнение эксперта

 

Игорь Непорада,заместитель генерального директора, аутсорсинговое подразделение BDO:

Безусловно, увеличение стоимости аутсорсин­га - один из основных рисков, с которыми может столкнуться компания. На практике такие случаи встречаются, и, как правило, они говорят о некор­ректном управлении контрактом. В этой связи очень важно внимательно анализировать условия контрак­та, обсуждать их с провайдером услуг и не принимать изменения в случае превышения изначально оговоренного бюджета. Также к распространенным рискам можно отнести нарушение целостности внут­ренних процедур компании, использующей аутсор­синг, особенно в переходный период. Чтобы от этого застраховаться, следует согласовать все регламенты взаимодействия до начала совместной работы.

 

Личный опыт

Елена Волкова, финансовый директор компании « СПСР-Экспресс»

Изучив российский рынок аутсорсинговых услуг и побеседовав с несколькими компаниями-аутсорсерами, мы решили не передавать бухгалтерский учет на сторону, а создать свою собственную централи­зованную бухгалтерию. Перечислю только основные причины. Первая - формальный подход аутсорсеров к ведению бухгалтерского учета. За своевременность представления и правильность оформления первич­ных документов отвечает заказчик. Например, если отчетный период по договору закрывается 10-го числа, то аутсорсер выполнит процедуры закрытия, ограничившись теми документами, которые у него имеются. Вряд ли он станет запрашивать, к при­меру, акт к договору автоперевозки - по крайней мере, в нашем случае, когда компания объединяет 119 филиалов и 80 представительств по России. Как следствие, искажается отчетность. Вторая причи­на - отсутствие у аутсорсера четкого контроля над соблюдением требований клиентов к ведению бух­галтерского учета. Дело в том, что в нашей компа­нии управленческий учет (в том числе попроцессное калькулирование затрат - ActivityBasedCosting) ведется на основе данных бухгалтерского учета. Аутсорсеры декларировали, что смогут обеспечить разнесение расходов по статьям и центрам затрат в соответствии с нашими инструкциями и методи­ческими рекомендациями, но небыли готовы нести ответственность за достоверность данных.

 

Техника выбора аутсорсинговой компании

По сути, работа по выбору аутсорсинговой компании не слишком отличается от выборалюбых консультантов. Главные критерии - опыт работы с компаниями, аналогичными по размеру и отрасли, рекомендации со сто­роны прежних заказчиков, квалификация сотрудников, готовность страховать свои риски профессиональной ответственнос­ти и, наконец, соотношение цен/качества (расценки некоторых компаний приведены в табл. 1 и 2).

 

Таблица 1. Сколько стоит бухгалтерское обслуживание

 

 

Личный опыт

Елена Волкова, финансовый директор компании « СПСР-Экспресс»

Выбирая аутсорсинговую компанию, мы принимали во внимание ряд моментов. Среди них - нали­чие длительного опыта успешного сотрудничества с известными компаниями (Газпром, Роснефть, ГНК-ВР), а также положительных рекомендаций последних. Гарантия на уровне договора сохранения конфиденциальности информации, ответственности за качественную и своевременную работу. В случае нарушения данных пунктов - готовность компенсировать материальный ущерб и выплачивать штра­фы. Наличие высокопрофессиональных сотрудников с длительным профильным опытом работы. Наличие в компании-аутсорсере прозрачных бизнес-процес­сов, позволяющих контролировать их исполнение.

 

Марина Иммоева, финансовый директор ЗАО «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»

Нестоит ограничиваться только рекомендатель­ными письмами, предоставляемыми аутсорсинго­вой компанией, стоит пообщаться с ее клиентами напрямую - как складывается их сотрудничество, комфортно ли вместе работать, какие проблемы возникают. Не будет лишним изучить информацию в интернете, в прессе. Нужно побеседовать со специ­алистами, которых аутсорсер собирается закрепить за вашим предприятием, с теми, кто будет отвечать за учет и методологическую часть. Если не хватает собственных знаний, чтобы удостовериться в квали­фикации бухгалтеров, можно привлечь к этой работе аудиторов, проверяющих предприятие.

 

Таблица 2. Сколько стоит расчёт заработной платы

 

 

Важная тонкость. При выборе аутсорсера сравнение нескольких предложений должно быть основано на сопоставлении базового пакета бухгалтерского сопро­вождения. Другими словами, имеет смысл сравнивать тот набор услуг (выполняемых операций, формируемых отчетов), которые аутсорсинговая компания будет выполнять, не требуя дополнительной платы. Кстати, у большинства аутсорсеров базовый пакет сильно отличается. В итоге может оказать­ся, что компания, предложившая самые вы­годные расценки, возьмет на себя минимум работы, а за все остальное, что на ваш взгляд является обязательным минимумом, будет требовать дополнительную оплату. И в ре­зультате стоимость аутсорсинга окажется намного больше, чем та сумма, на которую рассчитывало предприятие.

 

Личный опыт

Марина Иммоева, финансовый директор ЗАО «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»

Не стоит думать, что можно найти компанию, способ­ную «за копейки» организовать качественное ведение налогового и бухгалтерского учета. Для небольшого предприятия, по моим оценкам, стоимость таких ус­луг сопоставима в среднем с зарплатой высококвали­фицированного главного бухгалтера (80-100 тыс. руб. в месяц). Для крупной компании затраты на аутсор­синг будут несколько выше, но все равно дешевле, чем содержать собственный штат. Плюс к этому компа­нии-аутсорсеры, как правило, располагают методоло­гами, бухгалтерами и аудиторами с большим опытом, регулярно повышающими свою квалификацию. Наше предприятие во время кризиса не может себе позво­лить содержать таких профессионалов.

Что касается стоимости услуг, я бы рекомендовала коллегам договариваться с аутсорсерами об оплате фиксированной суммой, а дополнительно платить только в случае значительных трудозатрат, причем каких именно - прописать в договоре. Например, у нас в базовые услуги кроме прочих входят и прохождение налоговых проверок, методологические разъяснения, формирование любых отчетов.

 

Мнение эксперта

Ирина Юцковская, директор департамента бухгалтерского консалтинга компании «ФБК»

При выборе аутсорсера не стоит ориентироваться исключительно на стоимость. Компания-клиент получает выгоду прежде всего не за счет цены, а за счет качества оказанных услуг (своевременной и до­стоверной отчетности) и перераспределения высво­бождаемых ресурсов в центры прибыли (дохода). На рынке аутсорсинга нет единообразного понимания функциональной наполняемости понятия «ведение учета и составление отчетности». Об этом свиде­тельствует огромный разрыв заявленной стоимости услуг: от 10 тыс. до 650 тыс. рублей в месяц. Но было бы ошибкой полагать, что любая компания может заплатить аутсорсеру всего 10 тыс. рублей в месяц и «спать спокойно». Аутсорсер, готовый работать себе в убыток, вызывает сомнение. Как минимум, в его команде должен присутствовать налоговый эксперт, аттестованный аудитор, юрист, специалист по информационным технологиям, а также серти­фицированные профессиональные бухгалтеры. Таким образом, в расчете на одного специалиста компания-аутсорсер по скромным расчетам несет расходы в размере 1260 рублей в час.

При рентабельности в 30 процентов расчетная став­ка специалиста должна быть не ниже 1600 рублей в час без НДС. Отсюда, если аутсорсинговая ком­пания готова вести учет и составлять отчетность за 10 тыс. рублей в месяц, то она предполагает потратить на это чуть более шести рабочих часов. Вы готовы в это поверить?

Один из основных недостатков, которые традиционно приписывают аутсорсингу бух­галтерского учета, - риск утраты информа­ции, составляющей коммерческую тайну. Формально проблема решается подписанием с аутсорсером соглашения о неразглашении конфиденциальной информации. Однако это не исключает того, что информация может быть раскрыта по требованию судебного или исполнительного государственного органа. Более того, соглашение не слишком спасает и от возможной утечки конфиденциальных данных к конкурентам.

Намного больший эффект может быть получен, если представители компании-заказчика аутсорсинговых услуг самостоя­тельно убедятся в том, что доступ к базам данных и файлам заказчика строго огра­ничен и предоставляется только команде обслуживания. Пофамильный перечень со­трудников, их полномочия и права доступа к информации по уровням ответственности прописываются в приложении к договору. Для большей уверенности имеет смысл проверить, подписали ли эти сотрудники обязательства о неразглашении конфиден­циальной информации заказчика внутри своей компании.

 

Мнение эксперта

Людмила Шустерова, Директор департамента проектного управления и организации работы с клиентами, аутсорсинговое подразделение BDO:

Соглашение об обеспечении конфиденциальности информация и информационной безопасности не­обходимо сочетать с мониторингом контрольных мероприятий, которые осуществляются в аутсор­синговой компании по управлению доступом к клиентской информации. Как правило, клиенты аутсорсера могут периодически посещать офис провайдера услуг, чтобы лично убедиться в том, что хранение и архивирование документации клиента организо­вано должным образом.

 

Таблица 3. Приложение к договору «Осуществление подготовки и передачи на аутсорсинг функций бухгалтерского и налогового учёта»

 

 

Правила безопасного перехода на аутсорсинг

Процессом перехода на аутсорсинг можно управлять, как и любым проектом, который находится под контролем финансового ди­ректора, будь то внедрение информацион­ной системы или работа по реорганизации бизнеса. Для этого у аутсорсера и клиента формируются проектные команды. В проектную команду со стороны клиента, как правило, входят представители всех функ­циональных подразделений, которые затра­гивает аутсорсинг: дирекция по персоналу, финансовая служба, IT-служба. Менеджером проекта, который должен обладать доста­точными полномочиями и самостоятельностью в отношении принимаемых решений, часто назначают финансового директора или кого-либо из его заместителей.

Обмен информацией о статусе проекта, обсуждение возникающих проблем и воз­можных путей их решения стоит проводить регулярно, иначе переход на аутсорсинг мо­жет затянуться надолго (основные этапы пе­рехода на аутсорсинг перечислены в табл. 3). По времени притирка компаний, как правило, занимает от месяца до полугода в зависимости от масштабов бизнеса и ква­лификации аутсорсинговой компании.

Чтобы взаимодействие компаний прохо­дило максимально эффективно, будет отнюдь не лишним заранее обсудить и согласовать следующие жизненно важные вопросы:

-        перечень, формат и порядок передачи аутсорсеру необходимых документов (ори­гиналов или копий) и баз данных, а также порядок организации документооборота, способы коммуникации, каналы связи (ос­новные и запасные);

-        распределение функций и ответствен­ности специалистов с обеих сторон;

-        регламенты обмена информацией;

-        основные процедуры по обеспечению непрерывности предоставления услуг (на­пример, в случае задержки в предоставлении информации со стороны клиента).

 

Личный опыт

Марина Иммоева, финансовый директор ЗАО «ОТКРЫТИЕ-Недвижимость»

В договоре стоит описать, какими могут быть дейс­твия и полномочия обслуживающей компании в слу­чае невыполнения заказчиком условий утвержден­ного документооборота. Чтобы не возникало такой ситуации: клиент вовремя не передал документацию и информацию, аутсорсер, в свою очередь, не на­помнил и в результате сформировал недостоверную отчетность.

 

Также в договоре стоит предусмотреть вероятность возникновения спорных вопросов в налоговом уче­те. Аутсорсер ни в коем случае не должен решать их самостоятельно, без согласования с клиентом.

 

Он может высказать клиенту свое мнение (возмож­но, с приложением заключений иных аудиторов) и принять участие в обсуждении существующих рисков и путей их минимизации.

Для правильного понимания текущего состояния дел в компании аутсорсеру пот­ребуется некоторое время детального зна­комства с ее корпоративными политиками в области учета. На этом этапе стоит уделить максимальное внимание процессу передачи информации сотрудникам аутсорсера и дать все необходимые разъяснения. Рассчитывай­те не на один вводный инструктаж, а на ре­гулярные встречи.

Проанализировав состояние учета на мо­мент приема на обслуживание, аутсорсер может предложить меры по минимизации рисков, например налоговых. Идти на эти меры или нет - право решения остается за компанией, менять принципы учета под аутсорсера необязательно. Здесь, на этапе обсуждения методических вопросов, логич­ным будет уточнить и согласовать форматы и сроки подготовки отчетности, а также со­став и порядок регулярных и периодических процедур контроля качества услуг.

Еще один нюанс, о котором нередко забы­вают на практике, - это работа с персоналом. Так или иначе, с аутсорсинговой компанией будут взаимодействовать многие штатные сотрудники предприятия. Чтобы избежать конфликтных ситуаций, стоит заранее объ­яснить персоналу новые правила работы с удаленной бухгалтерией, а в идеале для каждой должности разработать регламент, определяющий порядок взаимодействия с аутсорсером.

Наконец, последний шаг в процессе выде­ления функции на сторону - подписание контракта (основные условия) вместе с при­ложениями (перечни уполномоченных лиц и способов коммуникации, а также стои­мость, условия оказания услуг, регламент взаимодействия по каждой из них).

 

Автор: Алексей Гребенюк, финансовый директор

ЗАО «Гаражный комплекс "Пластик-2000"»

 

Полную версию статьи вы можете прочитать в журнале «Финансовый директор», сентябрь 2009 г.