Часто задаваемые вопросы по переходу на ЭТРН с 1 сентября 2026

В каких случаях надо оформлять ЭТрН? Есть ли перечень случаев, когда можно не оформлять ЭТрН?

Электронную транспортную накладную (ЭТрН) нужно оформлять, если заключен договор коммерческой перевозки.

Минтранс определил 8 случаев (исключений), когда при перевозке грузов автомобильным транспортом транспортная накладная после 1 сентября 2026 года может оформляться на бумажном носителе (приказ от 01.06.2026 № 262):

• перевозки военного назначения, когда Минобороны является грузоотправителем или грузополучателем;
• когда грузоотправитель или грузополучатель является иностранным лицом, не включенным в РАФП – госреестр аккредитованных филиалов, представительств иностранных юридических лиц в соответствии со статьей 21 Закона от 09.07.1999 № 160-ФЗ «Об иностранных инвестициях в Российской Федерации»;
• каботажные перевозки иностранных перевозчиков, зарегистрированных на территории одного из государств – членов ЕАЭС;
• перевозки для клиента – физического лица (для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с предпринимательской деятельностью нужд). Это физлицо должно быть грузоотправителем или грузополучателем;
• отсутствие технической возможности направить электронные документы в ГИС ЭПД в связи со сбоем, зафиксированным государственной системой обнаружения, предупреждения и ликвидации последствий компьютерных атак;
• отсутствие доступа к сети Интернет, в том числе в населенных пунктах, где такие услуги не оказываются или ограниченны;
• услуги по перевозке грузов, если грузоотправитель и грузополучатель являются одним лицом;
• перевозки драгоценных металлов и камней.

Какие обязательные реквизиты и подписи в ЭТрН?

В электронной транспортной накладной те же сведения, что и в бумажной. Особенность в том, что участники перевозки не просто передают друг другу документ, а обмениваются файлами. Каждый заполняет свою часть ЭТрН и подписывает ее УКЭП или УНЭП через «Госключ». Такие части документов называются титулами и вместе они составляют полный электронный перевозочный документ.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) включает 8 файлов обмена (титулов), первые 4 из которых являются обязательными и оставшиеся 4 – опциональными, которые заполняются только при определенных обстоятельствах. Каждый из титулов отвечает за конкретную стадию процесса, и заполнять их нужно последовательно.

Титул 1 – Погрузка – подписывает Грузоотправитель
На этом этапе Грузоотправитель создает ЭТрН, в титуле 1 указывает данные о грузе, о ТС, об участниках документооборота (грузоперевозчик, грузополучатель), о точках погрузки и выгрузке и т. д.
Грузоотправитель подписывает титул и отправляет в ГИС ЭПД. После проверки следующий участник перевозки получит свой титул.

Титул 2 – Погрузка – подписывает Перевозчик
Перевозчик оформляет Титул 2 в момент погрузки груза в ТС. В титуле можно отразить замечания к погрузке при их наличии или же принять груз без замечаний.

По итогу отправки Т2 в ГИС ЭПД перевозчику возвращается QR-код для последующего предоставления сотрудникам ГИБДД или Ространснадзора. После получения QR-кода водитель может выезжать к адресу доставки.

Титул 3 – Выгрузка – подписывает Грузополучатель
Грузополучатель заполняет Титул 3 при приемке груза. Так же, как и Т2, может быть подписан без замечаний или с указанием замечаний к полученному грузу или перевозчику. При приемке груза расхождения по массе и количеству грузополучатель фиксирует актами и отражает в титуле 3 ЭТрН. Можно также отказать в приемке.

Титул 4 – Выгрузка – подписывает Перевозчик
Перевозчик заполняет Титул 4 по завершении разгрузки. Титул можно как подписать без замечаний, так и указать их при наличии. После подписания Т4 документооборот может быть завершен или же могут возникнуть опциональные титулы.

Титул 5 – Фиксация стоимости – подписывает Перевозчик
Используется в случае, если в процессе перевозки возникает необходимость согласовать изменение стоимости оказываемой услуги с грузоотправителем. После формирования информация поступает к грузоотправителю и ожидает подтверждения.

Титул 6 – Фиксация стоимости – подписывает Грузоотправитель
Заполняет, если получил Т5. Грузоотправитель может как согласиться с изменением, так и отказаться. Тогда стоимость услуг подтверждать нужно иными документами – актами, УПД.

Титул 7 – Переадресация – подписывает Перевозчик
Заполняет, когда потребовалось изменить точку разгрузки и грузополучателя. Может быть использован как при допущенной ошибке в адресе, так и в случае частичной приемки/отказа от приемки.

Титул 8 – Замена водителя и/или ТС – подписывает Перевозчик
Заполняет, когда нужно заменить ТС/водителя. Если сломалась машина или заменили водителя в пути, то документооборот продолжается по текущей электронной транспортной накладной. Если при этом происходит частичная выгрузка, на эту часть груза оформляют отдельную ЭТрН.

Каждый титул подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП) соответствующего участника.

Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель, требуется машиночитаемая доверенность (МЧД). Для руководителя или ИП МЧД не требуется.

Водитель может использовать простую электронную подпись (ПЭП) для подтверждения отдельных операций, например, отметки о приёмке груза.

Порядок заполнения ЭТрН будет зависеть от сценария перевозки — откуда забирают груз, и кто по договору является грузоотправителем:

• продавец,
• сам грузополучатель,
• экспедитор,
• лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП).

Особенности оформления ЭТрН при доставке в рамках договора перевозки (заказчик перевозки — продавец)

В стандартной перевозке участвуют 3 стороны: грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Перевозчик забирает груз со склада отправителя и доставляет его получателю. Каждый участник перевозки последовательно заполняет свой раздел транспортной накладной (ЭТрН).

Грузоотправитель формирует титул 1, поскольку является заказчиком перевозки. Данные можно перенести из электронной заказ-заявки автоматически или заполнить титул вручную.

В титуле 1 указывают: отправителя, получателя, перевозчика, груз, требования к перевозке, маркировку, пункты погрузки-выгрузки, кто загружает транспорт, а также условия переадресовки (по чьей инициативе, контактный телефон).

В разделе «сопроводительные документы» вносят реквизиты документов на груз (сертификаты, паспорта качества, УПД и т. д.). Сами документы подгрузить нельзя.

Также можно указать иных получателей, например, страховую или факторинговую компанию. Иные получатели видят информацию по всем титулам, но в подписании документа не участвуют. Подписанный титул 1 направляется перевозчику.

Перевозчик получает в своей учетной системе файл обмена от грузоотправителя, сверяет фактические данные (погрузка, выгрузка, груз) с информацией из титула 1. Если замечаний нет, подписывает титул 2 без них. Если есть – вносит замечания, например, о состоянии груза, повреждении упаковки. Водитель подписывает ПЭП погрузку в мобильном приложении после того, как груз загружен в транспорт. После этого менеджер перевозчика подписывает титул 2 УКЭП. У водителя в мобильном приложении появляется анимированный QR-код для предъявления сотрудникам ГИБДД или Ространснадзора.

Грузополучатель при приемке груза в пункте назначения оформляет титул 3. Он может полностью отказаться от груза, принять его частично или принять с замечаниями. Сначала получатель проверяет фактическое количество и состояние груза. Любые расхождения по времени прибытия/убытия, массе, другим параметрам фиксируются в титуле 3. После подписания титула 3 УКЭП информация поступает перевозчику для подписания титула 4. Если груз не принят полностью или частично, его возвращают грузоотправителю или направляют по другому адресу.

Перевозчик после подписания грузополучателем титула 3 подписывает титул 4 УКЭП и завершает обмен ЭТрН. При необходимости он добавляет комментарии об условиях доставки. Если груз не принят полностью или частично, перевозчик заполняет опциональный титул 7 (о переадресовке груза).

В случае изменения стоимости перевозки перевозчик формирует титул 5. Он указывает итоговую цену и направляет грузоотправителю. У грузоотправителя документ появляется как «подтверждение оплаты» (титул 6). Грузоотправитель подтверждает оплату или отказывается с указанием причины. Если стоимость не меняется, титулы 5 и 6 не создаются – цена фиксируется в электронной заказ-заявке и остается неизменной.

Особенности оформления ЭТрН при самовывозе (заказчик перевозки — покупатель)

Правила оформления транспортных документов при самовывозе зависят от того, каким транспортом покупатель забирает груз. Возможны 2 варианта:

1. своим транспортом – транспортная накладная не нужна ни на бумаге, ни ЭТрН, так как нет договора перевозки. Достаточно оформить путевой лист,

2. привлекает стороннего перевозчика – ТН оформляют на бумаге, поскольку грузоотправитель и грузополучатель совпадают (п. 7 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262).

Но можно и оформить ЭТрН, если предусмотреть это договором с перевозчиком (ст. 5 Закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ).

Тогда порядок заполнения титулов будет таким:

Титул 1 заполняет и подписывает получатель (он же подписывает титул 3). В титуле 1 получатель указывает себя как грузоотправителя и ставит отметку «является грузополучателем». Остальные поля – стандартно (перевозчик, пункты, груз, переадресовка). Титулы 2 и 4 заполняет перевозчик.

Особенности оформления ЭТрН при доставке в рамках договора транспортной экспедиции (заказчик — продавец, заказчик — покупатель)

При участии экспедитора в перевозке появляется четвертая сторона (организует процесс). Возможны 2 варианта: экспедитор принимает груз во владение или нет.

1. Экспедитор не принимает груз во владение – он не участвует в оформлении и подписании титулов. Титул 1 оформляет фактический грузоотправитель (заказчик экспедиторских услуг – продавец или покупатель), далее все идет по стандартному сценарию.

2. Экспедитор принимает груз во владение – он становится грузоотправителем: заполняет электронный заказ-заявку и титул 1. Фактический владелец груза считается заказчиком перевозки, указывается в ЭТрН, но титулы не создает и не подписывает.

Порядок и последовательность заполнения титулов ЭТрН:

В титуле 1 экспедитор ставит отметку «является экспедитором» и заполняет сведения о заказчике перевозки (владельце груза). В остальном титул 1 оформляется стандартно: перевозчик, грузополучатель, пункты погрузки/выгрузки, груз, переадресовка. Титулы 2, 3, 4 – также по стандартному сценарию.

Для подтверждения расходов на экспедицию необходимо сохранять как транспортные, так и экспедиторские документы:

• поручение экспедитору (регламентирует перечень услуг и порядок их оказания в соответствии с договором),
• экспедиторскую расписку (оформляется в случае, если экспедитор принимает груз во владение),
• складскую расписку (оформляется в случае, если экспедитор принимает груз на хранение на свой склад).

! Все экспедиторы должны быть зарегистрированы в реестре ГосЛог, без этого они не смогут подписывать ЭТрН (это необходимо проконтролировать).

Особенности оформления ЭТрН при продажах, когда товар отгружается со склада хранителя/производителя (не продавца) напрямую покупателю

При отгрузке со склада хранения/производителя (не продавца) товар загружают в транспорт со склада другого юридического лица (не Грузоотправителя). Грузоотправитель (продавец) в этом случае в отгрузке участия не принимает, этим занимается сотрудник склада – лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП), по доверенности от грузоотправителя.

В титуле 1 грузоотправителем указывается фактический владелец груза (продавец). В поле «Отгрузку осуществляет» ЛОП указывает свою организацию, свои данные, основание полномочий и документ на право погрузки, затем подписывает титул. Остальные титулы – как при стандартной перевозке.

Если цепочка доставки сложная (с участием нескольких компаний-перевозчиков), ЭТрН подписывается каждым перевозчиком?

При поставках с участием нескольких перевозчиков необходимо анализировать, возникает ли отдельный договор перевозки при передаче по цепочке новой компании- перевозчику. Новая ЭТрН оформляется на каждый отдельный договор перевозки.

Если следующий перевозчик является субподрядчиком предыдущего, то ЭТрН должен подписывать тот, кто является перевозчиком по договору с заказчиком (продавцом товара).

Надо ли оформлять ЭТрН при перемещении товаров между складами компании?

Правила оформления транспортных документов при перевозке между своими складами зависят от того, кто перевозит груз.
При перевозке собственными силами нет договора перевозки, поэтому транспортная накладная не нужна – ни на бумаге, ни ЭТрН, достаточно путевого листа, а также накладной/акта перемещения между складами, материально-ответственными лицами, подразделениями.

При привлечении стороннего перевозчика ТН можно оформить на бумаге, поскольку грузоотправитель и грузополучатель совпадают (п. 7 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262). Но можно оформить и ЭТрН, если предусмотреть это договором с перевозчиком (ст. 5 Закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ).

Тогда порядок заполнения титулов будет таким:
Титул 1 заполняет и подписывает получатель (он же подписывает титул 3). В титуле 1 получатель указывает себя как грузоотправителя и ставит отметку «является грузополучателем». Остальные поля – стандартно (перевозчик, пункты, груз, переадресовка). Титулы 2 и 4 заполняет перевозчик.

Надо ли оформлять ЭТрН при доставке товаров продавцом своим транспортом

Продавец может доставить груз своим транспортом, не привлекая стороннего перевозчика. При это возможны 2 варианта:

1. стоимость перевозки включена в стоимость товара. В этом случае ЭТрН не оформляют, так как покупатель перевозку не оплачивает как отдельную услугу;
2. стоимость перевозки покупатель оплачивает отдельно. В этом случае транспортную накладную оформляют на бумаге (при совпадении грузоотправителя и грузополучателя ТН оформляют на бумаге (п. 7 приказа Минтранса от 01.06.2026 № 262).

Но можно оформить и ЭТрН, если предусмотреть это договором с перевозчиком (ст. 5 Закона от 04.08.2026 № 302-ФЗ). Тогда при оформлении ЭТрН продавец формирует и подписывает титулы 2 и 4. Покупатель – титул 1 при оформлении и титул 3 при приемке.

Особенности оформления ЭТрН при курьерской доставке

При курьерской доставке на автомобиле ЭТрН требуется, если заключён договор перевозки с привлечённым перевозчиком.

Если доставка осуществляется силами продавца, ЭТрН не нужна (см. ответ на вопрос 10).

Перевозчик — самозанятый: как оформляются ЭТрН?

Такой перевозчик после 01.09.2026 не сможет перевозить грузы, участие самозанятых в ЭПД не предусмотрено. Ему необходимо оформить ИП и использовать ЭПД.

Как быть в случае международных перевозок?

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) при автомобильных перевозках грузов применяется только на территории России. Если перевозка начинается за границей и груз следует транзитом до получателя в России без перегруза в другой транспорт, ЭТрН не оформляется. В такой ситуации груз перемещается на основании CMR.

Такой же порядок при перевозке груза из России сразу до конечного получателя в иностранном государстве (в том числе в странах ЕАЭС).

Если после таможенного оформления груз далее перевозится внутри России с привлечением наемного перевозчика, то по внутрироссийской части перевозки необходимо оформить ЭТрН. Аналогичное правило – если груз идет из России в иностранное государство, но до пересечения границы в России есть промежуточный грузополучатель. До этого пункта оформляется ЭТрН, далее действует CMR.

При переадресовке или замене водителя — на каком этапе вносятся изменения в ЭТрН и кем?

Инициирует изменение адреса доставки отправитель или грузополучатель.

Информация о том, по чьему указанию возможна переадресовка, указывается в титуле 1. При необходимости переадресовки инициатор сообщает об этом по телефону, указанному в титуле 1.

Перевозчик заполняет и подписывает титул 7, указывая новый адрес и нового получателя, если он меняется. В мобильном приложении водителя QR-код обновляется, водитель везет груз по новому адресу. Новый получатель принимает груз и подписывает титул 3. Перевозчик подтверждает выгрузку, подписывает титул 4 и завершает ЭТрН.

Если груз уже не принят по прежнему адресу — сценарий переадресовки/возврата, отказ грузополучателя фиксируется в Т3, перевозчик подтверждает в Т4.

Замена водителя и (или) ТС потребуется, если произошло ДТП, сломалась машина или заболел водитель, а также по иным аналогичным причинам. Может понадобиться одновременная замена и водителя, и ТС.

В этом случае для замены перевозчик формирует титул 8 – это правило для всех сценариев. В титуле 8 нужно выбрать, что меняется (водитель, ТС или оба), и указать новые данные. QR-код обновится автоматически.

Перевозчик обязан уведомить всех участников перевозки о внесённых изменениях.

Как будут вноситься исправления в ЭТрН (будет ли, как в счете-фактуре, номер исправлений или корректировочный ЭТрН)?

Подписанная всеми сторонами ЭТрН не становится неизменяемой. Чтобы внести изменения в уже подписанную накладную, грузоотправитель заполняет новый титул с признаком «Исправление», указывает только изменяемые поля и направляет его через систему ЭДО. Новый номер исправленной ЭТрН не присваивается.

Попытка создать новую накладную вместо исправления старой будет расценена контролирующими органами как нарушение (дублирование документа).

Каждая сторона, чьи данные затронуты, должна подписать этот титул своей УКЭП. Без полного комплекта подписей исправление не вступает в силу, а юридическую силу сохраняет первоначальная редакция электронного документа.

Перечень реквизитов, которые можно корректировать в ЭТрН, и порядок исправления зависят от того, когда обнаружили ошибку.

После подписания титула невозможно изменение следующих реквизитов (п.10 правил, утвержденных постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931):

• Фактическое состояние упаковки при приеме груза перевозчиком
• Фактическая масса груза при приеме груза перевозчиком
• Фактические дата и время прибытия транспортного средства под выгрузку
• Общее количество принятых грузовых мест
• Общие сведения о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки и опломбировании
• Масса брутто и нетто принятого груза в килограммах

Реквизиты, не попавшие в перечень запрещенных, исправить можно путем заполнения исправленного титула. В ГИС сохранятся и первоначальный, и все исправленные файлы с указанием номеров и дат исправлений.

Если требуется отменить перевозку (отказ от договора), это оформляется вне рамок ЭТрН — расторжением договора перевозки (ст. 785 ГК РФ).

Как оформляется возврат груза

Получатель может вернуть груз полностью или частично. Как правило, причина возврата – порча при транспортировке. Перевозчик может доставить груз обратно отправителю, отвезти новому получателю или на новый адрес.

Отказ от приемки груза фиксируется в титуле 3. При частичном отказе получатель забирает часть груза, остальное остается в ТС. При полном отказе – ставит отметку с причиной. Перевозчик подписывает титул 4.

Грузоотправитель дает указание о переадресации (новый адрес, новый получатель или возврат отправителю). Перевозчик формирует титул 7, указывая новый адрес и получателя. Например, при возврате отправителю грузополучателем будет грузоотправитель из титула 1.

Новый получатель (или прежний на новом адресе) принимает груз и оформляет титул 3. Перевозчик подписывает титул 4, завершая обмен ЭТрН.

Как быть в случае сбоев с интернетом и невозможности подписать и отправить ЭТрН в рамках ЭДО?

Минтрансом предусмотрено исключение (возможность не оформлять ЭТрН, см. ответ на вопрос 1) при отсутствии доступа к сети Интернет, в том числе в населенных пунктах, где такие услуги не оказываются или ограниченны, но на текущий момент нет официальных разъяснений, что конкретно понимается под отсутствием доступа к сети Интернет. Можно предположить, что речь идет в том числе о ситуации, когда закончился интернет-трафик или не провели на склад Wi-fi, а мобильный интернет не ловит. Однако, при обсуждении проекта приказа в Минтрансе указывали, что « отсутствие стабильного интернет-покрытия в отдельных точках погрузки или на пути следования груза не является препятствием для перехода на оформление электронных транспортных накладных».

Эксперты обращают внимание, что интернет в пути следования не обязателен, а в офисах или складских помещениях можно провести стационарный интернет. В экстренных ситуациях отсутствие интернета надо быть готовыми подтвердить документально (сохранять скриншоты ошибок, подтверждения оператора ЭДО).

Если интернет пропал в дороге, и QR-код у водителя не сформировался, то документы формируются и хранятся у оператора и передаются в ГИС после восстановления связи. Если QR-код в этот период не сформируется, то перевозка не останавливается: водитель может предъявить визуализацию документа на устройстве или распечатанную копию.

Водителям рекомендуется скачивать сформированный QR-код перед поездкой.

Если у всех участников разные операторы — как формировать ЭТрН?

Участники перевозки могут использовать разных операторов ЭДО — технология роуминга позволяет обмениваться документами без ограничений. Титулы ЭТрН передаются между участниками автоматически через операторов информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД), в том числе при разных операторах — через роуминг. Важно, чтобы у контрагентов был подключён роуминг.

При наличии ЭТрН необходимо ли составлять отдельный УПД?

ЭТрН не заменяет УПД — это разные документы. УПД подтверждает передачу товаров, выполнение работ или оказание услуг, а ЭТрН подтверждает факт перевозки. ЭТрН заменяет только транспортный раздел бумажной ТН. Товарный раздел передается отдельно через формализованный УПД (ТОРГ-12).

Расходы по грузоперевозке будут приниматься на основании Акта и ЭТрН? Одно без другого быть не может? Какие реквизиты должны быть в акте, чтобы его можно было связать с конкретным ЭТрН? Может ли быть один общий акт на целый реестр ЭТрН (как это сейчас выставляется компаниями-перевозчиками)?

ЭТрН и акт выполняют разные функции. ЭТрН подтверждает факт и условия перевозки, а акт подтверждает факт оказания услуги. ЭТрН может служить первичным документом для подтверждения расходов в налоговом учёте, если в ней заполнен раздел со стоимостью услуг перевозчика и есть все обязательные реквизиты по статье 9 закона № 402-ФЗ. Если раздел со стоимостью пустой — к ЭТрН необходимо приложить отдельный акт оказанных услуг или УПД. Если договором предусмотрено оформление акта, то безопаснее иметь и ЭТрН и акт для подтверждения расходов. При этом нельзя использовать акт как замену ЭТрН в ситуации, когда транспортная накладная обязательна.

В акте должны быть реквизиты, позволяющие связать его с конкретной ЭТрН (например, номер и дата ЭТрН, идентификатор перевозки).

Один общий акт на целый реестр ЭТрН возможен, если в нём перечислены все соответствующие накладные с указанием их реквизитов — это распространённая практика перевозчиков, но важно, чтобы каждый ЭТрН был подписан и имел юридическую силу.

Ответственность за отсутствие ЭТрН

Согласно поручению Президента РФ от 19.07.2026 № Пр-1784, до 1 марта 2027 года установлен переходный период. В течение этого времени, если участники перевозки всё ещё используют бумажные документы, МВД и Ространснадзор будут выносить только устные предупреждения, без штрафов (отсрочка ответственности, но не обязанности).

Однако при неправильном оформлении транспортной накладной могут возникать налоговые риски: оформление документов не в соответствии с установленным порядком часто вызывает повышенный интерес у налоговых инспекторов к сделке (как к сделке, которая фактически не имела место либо было прикрытие другой хозяйственной операции), а в худшем случае отсутствие ЭТрН может грозить снятием НДС к вычету и непризнанием транспортных расходов по налогу на прибыль.