Как фармацевтическая компания настроила обмен между 1С и ОВТ и снизила трудозатраты на 70%

Для крупной компании в сфере оптовой торговли фармацевтической продукцией оформление командировок является очень трудоемким процессом, так как он требует согласования, проверки пересечений с другими кадровыми событиями, корректного формирования документов и учёта компенсаций за работу в выходные дни.

Переход на новую систему планирования командировок (ОВТ) и настройка интеграции с «1С:ЗУП 3.1» позволяют автоматизировать эти процессы, снизить нагрузку на сотрудников компании и отдел персонала, а также минимизировать ошибки при расчётах.

С какими проблемами столкнулся бизнес

До внедрения новой интеграции процессы согласования командировок были недостаточно эффективными: запросы на согласование обрабатывались долго, что создавало высокую нагрузку на отдел персонала и сотрудников компании и повышало риск ошибок.

Основные проблемы:

• Долгий процесс обработки запросов из системы корпоративных командировок в 1С:ЗУП;
• Длительное время согласования командировки и подготовки приказов;
• Высокая вероятность ошибок;
• Значительные трудозатраты сотрудников и отдела персонала Заказчика.

Ключевые цели автоматизации:

• автоматизировать выгрузку данных о сотрудниках из 1С:ЗУП в ОВТ и актуализацию изменений;
• обеспечить автоматическую проверку условий согласования заявки на командировку в 1С:ЗУП;
• реализовать контроль запрета на командировки для отдельных категорий сотрудников (беременных сотрудниц);
• обеспечить своевременное и корректное формирование кадровых документов («Командировка», «Работа в выходные и праздники», «Отгул»);
• предусмотреть механизм сторнирования и повторного создания документов при изменении или отмене заявки;
• снизить трудозатраты и количество ошибок при обмене данными между системами.

Как проходило внедрение

Обмен данными между 1С:ЗУП и ОВТ реализован посредством API и дополнительной обработки в 1С:ЗУП. Это обеспечивает гибкость, масштабируемость и возможность регулярного обновления данных без постоянного участия пользователей.

Основные механизмы:

• Первичная выгрузка и актуализация данных о сотрудниках. Обработка в 1С:ЗУП выгружает необходимые сведения (ФИО, должность, подразделение, паспортные данные) в ОВТ через API. Изменения по сотрудникам передаются по утверждённому расписанию.
• Проверка условий согласования. В момент отправки заявки на командировку из ОВТ в 1С:ЗУП выполняется проверка на пересечение периода командировки с другими кадровыми мероприятиями (отпуска, больничные, другие командировки). Если в заявке указаны выходные дни и отгулы, дополнительно проверяется их пересечение с уже зарегистрированными отсутствиями, а также верное указание количества выходных дней.
• Формирование кадровых документов. При переходе заявки в статус «Оформлено» в 1С:ЗУП по утвержденному расписанию создаются документы «Командировка», «Работа в выходные и праздники» и «Отгул» с учётом выбранных сотрудником способов компенсации.
• Сторнирование и повторное создание документов. При отмене заявки, изменении дат или маршрута система автоматически сторнирует ранее созданные документы и формирует новые с актуальными данными.
• Заполнение маршрута командировки. Даты и пункты назначения на вкладке «Маршрут» документа «Командировка» заполняются автоматически на основании билетов и услуг по проживанию, выбранных в ОВТ. Учтены различные условия командировки: сотрудник выезжает раньше даты начала командировки или возвращается позже даты ее окончания, период проживания отличается от периода командировки, отсутствие билетов в Заявке на командировку, и заполнение вкладки Маршрут по данным о проживании и т.д.

Ключевые этапы реализации

1. Анализ требований и моделирование процессов. На этом этапе были зафиксированы все бизнес‑правила: условия согласования, исключения для отдельных категорий сотрудников, правила выбора компенсаций и порядок формирования документов.
2. Разработка API‑интеграции и обработок в 1С. Созданы механизмы выгрузки данных о сотрудниках, проверки условий согласования, формирования и сторнирования кадровых документов.
3. Настройка правил проверки и исключений. Реализована логика контроля пересечений периодов, учёта особых категорий сотрудников и проверки корректности выбранных компенсаций.
4. Тестирование на реальных данных. Проведены проверки всех сценариев: создание, изменение и отмена заявок, пересечение периодов, выбор разных способов компенсации, обработка исключений.
5. Обучение пользователей и передача в эксплуатацию. Подготовлены инструкции для сотрудников и отдела персонала, проведены обучающие сессии, организована поддержка на этапе запуска.

Что изменилось после настройки обмена между 1С:ЗУП и ОВТ

В результате настройки интеграции между 1С:ЗУП и ОВТ достигнуты следующие результаты:

• автоматизирована первичная выгрузка данных о сотрудниках и их актуализация по расписанию;
• внедрён алгоритм проверки условий согласования заявок на командировку, включая контроль пересечений и исключений;
• обеспечено автоматическое формирование документов «Командировка», «Работа в выходные и праздники» и «Отгул» в 1С:ЗУП на основании согласованных заявок;
• реализован механизм сторнирования и повторного создания документов при изменениях в заявке;
• автоматизировано заполнение вкладки «Маршрут» в документе «Командировка» на основе данных о билетах и проживании из ОВТ.

Это позволило существенно снизить трудозатраты сотрудников и отдела персонала, сократить количество ошибок при обмене данными и повысить качество расчётов с персоналом.

Почему этот кейс важен для бизнеса сегодня

История этого проекта — хороший пример того, что настройка интеграции между двумя системами не только позволяет снизить трудозатраты компании по обеспечению процесса планирования командировок, но и ускорить согласование командировок, избежать ошибок в возможных пересечениях периодов командировок и других отсутствий сотрудников, обеспечить корректность расчетов. Ведь своевременное и правльное формирование кадровых документов Командировка, Работа в выходные и праздники, Отгул влияют на Табель рабочего времени, корректность начисления зарплаты, НДФЛ, взносов и т.д.

Мы предлагаем комплексное сопровождение 1С в Москве и других городах России. Проводим установку, тонкую настройку, обучение, консультируем по возникающим вопросам. Оставьте заявку нашей команде https://ubpo.ru/services/autsorsing-it-protsessov/podderzhka-i-soprovozhdenie-1c/