5 мин.
Клиент и запрос
Компания ИМПЭКС — один из лидеров на российском рынке товаров non-food. Это производственно-торговый бизнес с широким ассортиментом (товары для дома, личной гигиены и др.) и командой из более чем 120 сотрудников, включая дистанционных специалистов.Генеральный директор был недоволен тем, как работали кадровая служба и внутренняя бухгалтерия. Помимо большого количества ошибок, его беспокоило, что бизнес-подразделения были постоянно втянуты в бумажную работу. От главного бухгалтера регулярно звучали жалобы на перегрузку, но при этом инициатив по улучшению ситуации — таких как внедрение ЭДО или пересмотр процессов — не было.
Так как у СЕО был положительный опыт взаимодействия с аутсорсингом, он обратился к Unicon Outsourcing за экспресс-обследованием процессов учёта и кадров.
Что показал аудит
В результате первичного обследования выяснилось, что многие процессы ведутся вручную, используемое ПО заметно отстаёт от современных аналогов, а между базами для управленческого и бухгалтерского учёта отсутствует мэппинг. Сотрудники тратили ресурсы на ручной ввод, а бизнес — на согласование того, что должно было работать автоматически.Ситуация осложнилась, когда сразу после обследования компанию покинули ключевые сотрудники: из отдела кадров — директор по персоналу и единственный кадровик.
Кадровый участок оказался буквально «брошенным», а бизнес не мог ждать. Было принято решение о поэтапной передаче процессов в аутсорсинг — в первую очередь тех, что наиболее критичны для текущего этапа развития.
Как работала команда Unicon Outsourcing
Проект развивался в условиях высокой неопределённости и без передачи дел. Несмотря на это, команда Unicon Outsourcingза короткий срок погрузилась в процессы и обеспечила полную поддержку участков:- Приняли на обслуживание кадровый учет и расчёт зарплаты
- Восстановили кадровую документацию, составили описи и устранили пробелы
- Настроили штатную структуру в 1С ЗУП с учётом пожеланий клиента
- Перехватили товарный учет, включая импорт и продажи через маркетплейсы
- Организовали учёт договоров на услуги и факторинг без обновления ПО
- Отработали коммуникации с ФНС, подготовку НДС-отчетности и статистики
- Провели сверки с контрагентами и наладили работу с факторами
- Взаимодействовали с аудиторами и финансовым директором для оценки логистических рисков и точек потерь
Результаты для бизнеса после аутсорсинга кадров и бухгалтерии
Внедрение аутсорсинга дало ощутимые эффекты уже в первые месяцы. Ниже — ключевые результаты проекта:- Генеральному директору удалось снизить ФОТ в бизнес-подразделениях почти в 2 раза, за счёт снятия с них бумажной нагрузки.
- В офисе Unicon Outsourcing организовано архивное хранение кадровых документов, клиент высвободил 0,5 ставки, ранее занятой «перекладыванием бумаги».
- В 1С ЗУП внедрены регламенты, шаблоны и графики, которые обеспечили прозрачность кадровых событий и избавили от повторяющихся ошибок.
- Удалось наладить взаимодействие между отделами, устранить коммуникационные сбои, в том числе с логистами и юристами.
- По факторингу создана понятная и прозрачная система учета — теперь возможен полноценный анализ этого инструмента.
- Выявлены риски валютного контроля, которые ранее оставались без внимания.
- Проведена диагностика логистической цепочки, сформированы рекомендации по оптимизации, которые легли в основу «дорожной карты» ВЭД.
- У компании сформировалось осознанное понимание необходимости автоматизации и обновления учётных систем.
Почему кейс об аутсорсинге кадров и бухгалтерии важен для других
Этот кейс показал, что в моменты высокой кадровой турбулентности и перегрузки внутренних команд можно не только сохранить стабильность, но и улучшить процессы. Экспресс-аудит и поэтапная передача функций в аутсорсинг — это не просто временная поддержка, а способ быстро вернуть управляемость и опору в бизнесе.Для собственников это возможность получить объективную оценку качества учётной функции, увидеть резервы и снизить зависимость от конкретных сотрудников.
Для финансовых директоров — способ быстро «нащупать» структуру и выстроить системную работу.
Для главных бухгалтеров — точка доступа к экспертной поддержке, возможностям оптимизации и росту без перегруза.
Иногда, чтобы сохранить ритм, достаточно вовремя подхватить задачу на лету. И именно это в итоге делает разницу.
