Аутсорсинг кадрового учета и зарплатных проектов

Unicon Outsourcing - провайдер полного цикла кадровых, зарплатных и HR-сервисов

Вы развиваете компанию - мы закрываем кадровую рутину

Аутсорсинг кадрового учета и зарплатных проектов - это передача профильному провайдеру операционных функций, связанных с расчетом заработной платы, ведением кадровых документов, воинским учетом, охраной труда и администрированием систем мотивации.

Для бизнеса это означает следующее: вместо содержания штата узкопрофильных специалистов (расчетчиков, кадровиков, специалистов по охране труда) компания получает закрепленную команду провайдера, которая работает по согласованным регламентам, отвечает за сроки и качество по SLA и несет финансовую ответственность за ошибки. Провайдер берет на себя рутину, регуляторные риски и технологическую инфраструктуру.

Руководство компании сохраняет управленческий контроль и получает прозрачную отчетность, без необходимости разбираться в тонкостях трудового законодательства и зарплатного администрирования.

Такой формат подходит компаниям с численностью от 10 до 15 000 сотрудников, работающим на ОСНО с НДС 22%, в том числе с региональной сетью, вахтовыми режимами и сложными системами оплаты труда.

Ключевые услуги направления

Расчет заработной платы (Payroll)
Расчет заработной платы (Payroll)
Полный цикл зарплатного администрирования:
- От начисления оклада, отпускных и командировочных до расчета НДФЛ, страховых взносов и формирования банковских файлов на выплату;
- Подготовка и сдача отчетности в ИФНС, СФР и Госкомстат;
- Взаимодействие с Социальным фондом по прямым выплатам;
- Сопровождение камеральных и выездных проверок по НДФЛ и взносам;
- Рассылка расчетных листков каждому сотруднику.
Расчет ведется в лицензионных продуктах 1С (ЗУП КОРП, ERP). Для автоматизации табельного учета и взаимодействия с сотрудниками используется собственное программное решение MyUnicon.
Кадровое делопроизводство (КДП)
Кадровое делопроизводство (КДП)
- Оформление приемов, переводов, увольнений, отпусков, больничных и командировок;
- Ведение трудовых книжек (бумажных и электронных);
- Подготовка и сдача кадровой отчетности;
- Взаимодействие с трудовыми инспекциями и другими контролирующими органами.
Дополнительно: разработка и корректировка трудовых договоров и локальных нормативных актов, аудит кадрового делопроизводства с восстановлением отсутствующих документов, внедрение электронного кадрового документооборота (КЭДО) - более 7 лет практики, включая работу как с собственными решениями, так и с продуктами сторонних поставщиков.
Воинский учет
Воинский учет
- Постановка организации на учет в военном комиссариате;
- Формирование и ведение картотеки военнообязанных;
- Подготовка и сдача обязательной отчетности в военкоматы;
- Сопровождение проверок и защита интересов компании;
- Консультации по вопросам мобилизации, бронирования и отсрочек для сотрудников ИТ-компаний.
Аудит и восстановление воинского учета, в том числе, в режиме срочного запуска «с нуля».
Охрана труда (ОТ)
Охрана труда (ОТ)
- Организация и ведение всех процессов охраны труда:
- Подготовка к проверкам ГИТ и сопровождение аудитов, в том числе, по международным корпоративным стандартам.
- Автоматизация процессов ОТ в 1С.
- Работа с возвратом средств из Социального фонда России на финансирование мероприятий по охране труда.
HR-консалтинг
HR-консалтинг
- Консультирование по сложным вопросам трудового права;
- Оптимизация систем оплаты труда и мотивации;
- Методологическая поддержка при изменениях в законодательстве.
HR-консалтинг работает как дополнение к операционным сервисам, когда нужна не просто обработка документов, а экспертное решение нестандартной ситуации.

Как мы работаем

Диагностика и аудит

Изучаем действующие процессы, Положение об оплате труда и другие ЛНА. Анализируем базу 1С ЗУП: уровень автоматизации, работоспособность обработок, полноту и корректность данных. Оцениваем риски и формируем карту несоответствий. На выходе получаем объективную картину текущего состояния и перечень задач для перехода.

Проектирование решения

Совместно с вами определяем периметр передаваемых функций, формат взаимодействия (дистанционно или гибрид), зоны ответственности сторон. Разрабатываем детальный регламент, графики обмена данными и SLA с измеримыми показателями качества. Формируем команду: руководитель группы, ответственный и заменяющий специалисты, методолог, персональный менеджер.

Миграция и запуск

Разворачиваем базу на сервере Unicon, настраиваем доступы. При необходимости проводим параллельные расчеты в двух системах - чтобы исключить расхождения на этапе перехода. Проводим совместные воркшопы для обучения процедурам взаимодействия. Завершаем все незакрытые задачи предыдущего провайдера или внутренней команды - как правило, за 2–3 месяца.

Операционное сопровождение

Ежемесячный расчет зарплаты, кадровое делопроизводство, сдача отчетности, ведение воинского учета и функции ОТ - в зависимости от выбранного периметра. Работа строится по согласованным чек-листам и технологическим инструкциям. Каждый клиент получает закрепленную команду с понятной системой замены.

Контроль качества и развитие

Мы выстраиваем понятную и надежную систему контроля: используем автоматические проверки, дополняем их ручной верификацией на ключевых этапах и регулярно сверяемся с клиентом. Все показатели эффективности заранее закреплены в договоре. При этом мы не просто выполняем задачи, а сами предлагаем идеи для оптимизации и автоматизации процессов - не дожидаясь запроса.

Какой результат получает компания

Финансовый эффект
Управленческий эффект
Операционный эффект
Комплаенс-эффект

Экономия 15–20% затрат на кадровую функцию по сравнению с содержанием штатных специалистов (ФОТ, налоги, рабочие места, лицензии, обучение). Исключение штрафов и доначислений за счет договорной ответственности провайдера. Возврат средств из СФР на финансирование мероприятий по охране труда - в реальных кейсах это 461,5 тыс. руб. за год.

Руководители (CEO, CFO, HRD) высвобождают до 35% времени, ранее потраченного на контроль операционных процессов. Прозрачная отчетность по кадровым и зарплатным процессам - в любой момент. Масштабируемость: при росте компании или открытии новых подразделений провайдер наращивает ресурсы без задержек.

Сокращение трудозатрат на обработку табелей до 90%. Скорость обработки документов выше на 85%. 100% соблюдение сроков сдачи отчетности. Автоматизация рутинных операций: расчетные листки, платежные поручения, проводки, выгрузки в ИФНС и СФР.

100% соответствие требованиям трудового, налогового законодательства и воинского учета. Сопровождение проверок ГИТ, ИФНС, военкоматов и внешних аудитов - в том числе глобальных корпоративных. Актуальные локальные нормативные акты и кадровые документы. 100% достоверность данных в учетных системах.

Требуется консультация?

Наши специалисты ответят на все вопросы. Оставьте заявку - проконсультируем бесплатно.

Связаться с нами

Зоны ответственности и закрытие рисков

Зоны ответственности провайдера

Корректность расчетов: зарплата, налоги, взносы, отпускные, больничные, командировки, бонусы.

Соблюдение сроков: расчет, выплата, сдача отчетности в соответствии с законодательством и внутренними регламентами клиента.

Полнота и правильность кадровых документов.

Соответствие процессов требованиям трудового, налогового законодательства и законодательства о воинском учете.

Защита персональных данных - сертификация по ISO 27001:2013, регистрация в реестре операторов Роскомнадзора.

Какие риски снимаются с клиента

Штрафы за ошибки в расчетах, отчетности и кадровых документах - финансовая ответственность зафиксирована в договоре.

Зависимость от ключевых сотрудников: увольнение, болезнь или декрет расчетчика или кадровика не останавливает процесс. Утечка конфиденциальных данных о доходах - доступ ограничен строго определенным кругом лиц на стороне провайдера, каналы связи защищены.

Отставание от изменений в законодательстве - у провайдера собственный отдел методологии, который отслеживает все изменения в реальном времени.

Риски при проверках - провайдер сопровождает камеральные и выездные проверки, готовит документы и представляет интересы клиента.

До и после: что меняется после перехода на аутсорсинг

ПОКАЗАТЕЛЬ	ФУНКЦИЯ ВНУТРИ	АУТСОРСИНГ
Зависимость от людей	Расчет держится на 1–2 специалистах. Болезнь или увольнение = остановка процесса	Закрепленная команда с системой замены. Процесс не прерывается
Контроль качества	Проверяет тот же человек, который делает расчет	Многоуровневая система проверок: автоматические отчеты + ручная верификация + KPI
Ответственность за ошибки	Риски и штрафы несет компания	Финансовая ответственность провайдера зафиксирована в договоре
Актуальность законодательства	Зависит от квалификации штатного специалиста	Отдел методологии отслеживает все изменения в реальном времени
Конфиденциальность зарплат	Доступ у внутренних сотрудников, контроль затруднен	Доступ строго ограничен, защищенные каналы, ISO 27001
Стоимость	ФОТ + налоги + рабочее место + лицензии + обучение	Фиксированный тариф с регрессивной шкалой
Масштабируемость	Рост численности = новый найм, обучение, адаптация	Провайдер наращивает ресурсы в рамках действующего договора
Технологии	Зависит от бюджета и компетенций внутренней команды	1С ЗУП КОРП/ERP + КЭДО - входят в стоимость услуг, предлагаем готовое решение для взаимодействия с сотрудниками MyUnicon

Когда пора задуматься про аутсорсинг кадрового учета и зарплатных проектов

Общие маркеры

Быстрый рост компании - когда численность растет быстрее, чем внутренняя инфраструктура. Риск человекозависимости: расчет зарплаты зависит от одного-двух человек - и вы понимаете, что это риск. Но аутсорсер не уходит на больничный, в декрет и не увольняется, оставляя участок без присмотра.
Расчет заработной платы (Payroll)

Конфиденциальность доходов топ-менеджмента: когда круг лиц, имеющих доступ к данным о зарплатах руководства, нужно ограничить двумя-тремя людьми, провайдер обеспечивает это на уровне регламента и технических ограничений доступа.

Сложная система мотивации: бонусы по KPI, северные надбавки, районные коэффициенты, вахтовые режимы, сменные графики, сдельная оплата - все это источник ошибок, если расчет ведут один-два штатных специалиста без резервирования. Провайдер ставит расчет на методологическую и технологическую основу - алгоритмы зашиты в 1С, а не пересчитываются вручную в Excel.
Финансовая ответственность: за ошибку в расчете зарплаты провайдер отвечает в рамках договорной ответственности и SLA. Для бизнеса это страховка - штрафы и доначисления не ложатся на компанию.
Кадровое делопроизводство

Если у вас высокая текучесть кадров или массовый найм, когда в месяц проходит 100+ кадровых событий, штатный кадровик работает на пределе. А если он уходит - процесс останавливается. Провайдер обеспечивает закрепленную команду с подменой.

Филиальная сеть. Для компаний с магазинами, складами и офисами в десятках городов единообразие кадрового документооборота становится постоянной проблемой. Провайдер выстраивает централизованный процесс с едиными стандартами.
Воинский учет

С 2023/24 года штрафы за нарушения в области воинского учета выросли до 400–500 тысяч рублей за каждый эпизод. При этом внутри компании воинский учет - это функция, которую часто ведут «по совместительству» кадровики без профильной подготовки. В результате часто можно увидеть неполную картотеку, пропущенные сроки отчетности, отсутствие постановки на учет в военкомате.

Аутсорсинг критичен для компаний с большой долей сотрудников мужчин, для организаций с филиалами в нескольких регионах и для тех, кто ранее не вел воинский учет и рискует получить внеплановую проверку.
Охрана труда (ОТ)

Компании с численностью до 50 человек по закону могут не содержать штатного специалиста по ОТ, но обязанности по охране труда при этом никто не отменял. Аутсорсинг закрывает этот разрыв.

Для производственных компаний и строительных организаций с высокой категорией риска аутсорсинг ОТ - отличный способ получить экспертизу того уровня, который невозможно обеспечить одним штатным специалистом: СОУТ, медосмотры, обучение, инструктажи, работа с подрядчиками. Отдельная задача: подготовка к проверкам ГИТ и прохождение внешних аудитов (в том числе международных).

Частые сомнения

«Потеряем контроль над процессами»

Контроль не теряется - он меняет форму. Вместо того чтобы контролировать каждое действие штатного кадровика, руководитель получает структурированную отчетность, фиксированные KPI и персонального менеджера. Все регламенты, зоны ответственности и сроки прописаны в договоре. Клиент в любой момент имеет доступ к базе данных и может проверить статус любого процесса.
«Наш кадровик знает все нюансы - внешний так не сможет»

Один специалист может знать нюансы конкретной компании, но он не покрывает полную экспертизу по трудовому праву, налоговому законодательству, воинскому учету и охране труда одновременно. У провайдера - команда из 50+ специалистов со средним стажем 10 лет, собственный отдел методологии и практика работы с десятками клиентов разных отраслей. Нюансы конкретного бизнеса фиксируются в технологических инструкциях и передаются в команду на этапе диагностики.
«Кто ответит за ошибки провайдера?»

Ответит провайдер. Материальная ответственность за ошибки в расчетах, просрочку отчетности и некорректное оформление документов фиксируется в договоре. Это принципиальное отличие от штатного сотрудника, с которого взыскать ущерб крайне сложно - ТК РФ ограничивает материальную ответственность работника средним месячным заработком.
«Переход будет долгим и болезненным»

Стандартный срок запуска - от 2 до 6 недель в зависимости от объема функций и состояния учетных систем. В этот период проводятся параллельные расчеты, чтобы исключить расхождения. Все незакрытые задачи предыдущего подрядчика или внутренней команды завершаются в первые 2–3 месяца. У нас есть практика запуска расчета зарплаты для розничной сети из 86 магазинов менее чем за месяц.
«Это дорого»

Корректное сравнение - не «зарплата кадровика vs тариф провайдера», а полная стоимость владения (TCO). В TCO штатного специалиста входит ФОТ с налогами, рабочее место, лицензии на ПО, обучение, больничные, отпуска, подмена на время отсутствия и риски ошибок. По практике наших клиентов, экономия при переходе на аутсорсинг составляет 15–20% от совокупных затрат на функцию.
«Передавать конфиденциальные данные на сторону рискованно»

Unicon Outsourcing зарегистрирован в реестре операторов Роскомнадзора и сертифицирован по ISO 27001:2013. Обработка и хранение персональных данных ведутся с использованием защищенных каналов связи и шифрования. Доступ к информации имеют только уполномоченные сотрудники - их круг определяется совместно с клиентом. Режим конфиденциальности закреплен договором.

Часто задаваемые вопросы

Для средних и крупных компаний с численностью от 10 до 15 000 сотрудников, работающих на ОСНО с НДС 22%. Отрасль значения не имеет - в портфеле есть розничные сети, производственные предприятия, фармацевтика, логистика, ИТ.

Да. Частичный аутсорсинг - стандартная практика. Можно передать только payroll, только КДП, только воинский учет или охрану труда. Или любую комбинацию. Периметр определяется на этапе проектирования.

Мы работаем на лицензионных продуктах 1С: ЗУП КОРП, ERP. Для табельного учета и взаимодействия с сотрудниками используется собственное запатентованное решение MyUnicon на базе 1С ЗУП. При необходимости работаем в корпоративных системах клиента.

Стандартный срок - от 2 до 6 недель. Для крупных проектов с миграцией данных и параллельными расчетами - до 3 месяцев. На протяжении всего переходного периода расчет зарплаты и кадровые процессы не прерываются.

Да, у нас есть направление работы с Казахстаном. Конкретный формат и перечень услуг обсуждаются с учетом специфики юрисдикции.

Обратная миграция - штатная процедура. Мы передаем клиенту полную базу данных, документацию и технологические инструкции. Переходный период согласовывается заранее, чтобы обеспечить непрерывность процессов.

Материальная ответственность провайдера за ошибки, повлекшие штрафы или доначисления, фиксируется в договоре. Конкретные условия и лимиты ответственности определяются на этапе согласования SLA.

Мы сертифицированы по ISO 27001:2013 и зарегистрированы в реестре операторов Роскомнадзора. Используем защищенные каналы связи и шифрование. Доступ к данным ограничен именным списком уполномоченных сотрудников. Режим конфиденциальности закреплен в договоре.