Авансовые отчеты на базе Concur для фармацевтической компании – Unicon Outsourcing
Фармацевтическая компания: авансовые отчеты на базе Concur

Фармацевтическая компания: авансовые отчеты на базе Concur

Одна из лидирующих мировых фармацевтических компаний

период сотрудничества.svg
2012 г. – настоящее время

количество сотрудников в организации.svg
700+ сотрудников, работающих по договору ГПХ
документы программы.svg
1000+ авансовых отчетов в месяц
применяемые программные средства.svg
SAP, Concur
  • Оптимизация процедуры согласования авансовых отчетов для ускорения выплат сотрудникам, сокращение затрат на логистику и уменьшение дебиторской задолженности
  • Оптимизация процедуры согласования авансовых отчетов для ускорения выплат сотрудникам, сокращение затрат на логистику и уменьшение дебиторской задолженности
  • Сокращение затрат на логистику
  • Своевременная сверка взаиморасчетов с сотрудниками, предупреждение риска образования сомнительной задолженности
  • Формирование электронного архива авансовых отчетов
  • Предупреждение риска образования сомнительной задолженности


Описание клиента: 

Один из лидирующих мировых фармацевтических предприятий, которые занимаются разработкой и производством лекарственных препаратов рецептурного и безрецептурного отпуска. Компания работает по всему миру, постоянно расширяет позиции на рынке и повышает свою экономическую эффективность. Компания владеет центрами научных исследований, синтеза и биосинтеза активных ингредиентов, а также фармацевтическим производством, включающим в себя подразделения по работе с промышленными партнерами, маркетинг и продажи.


Задача:

Особенностью бизнеса клиента в России является высокая мобильность персонала, работающего практически во всех городах и регионах страны. Представительские и командировочные расходы являются существенной статьей бюджета этого предприятия. Ежемесячно бухгалтерии клиента приходится обрабатывать более 1 000 авансовых отчетов. 

Ранее было невозможно в срок принять к учету такое количество печатных документов, которые сотрудники компании ежемесячно отправляли почтой из самых отдаленных областей России. Каждый авансовый отчет сначала необходимо было согласовать с руководством регионального представительства, куда доставлялась его бумажная версия, а уже затем переслать в московский офис компании. Если при этом документы были оформлены неверно, процесс начинался заново. 

Вместе с ростом персонала постоянно увеличивались затраты на логистику и объемы дебиторской задолженности. Из-за сбоев в работе курьерских служб, а также большого количества ошибок, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, выплаты задерживались, возникали конфликтные ситуации. Это способствовало увеличению текучести финансовых специалистов, отвечавших за данный участок бухгалтерского учета. 

Требовалось оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов для того, чтобы на их утверждение уходило бы минимальное время, сократились бы затраты на постоянную пересылку документов при согласовании, а выплаты производились бы вовремя. 


Решение:

Руководством компании было принято решение о внедрении системы для обработки авансовых отчетов на базе ПО Concur, предоставляемого по модели Software-as-a-Service (программное обеспечение в аренду).

По словам клиента, при выборе программного продукта компания ориентировалась на такие факторы, как возможность доступа к системе из любой точки мира, наличие русскоязычного интерфейса и настроек, учитывающих требования российского законодательства, а также отсутствие больших первоначальных вложений.

Внедрение и тестирование системы заняло около четырех месяцев. За это время были сделаны все необходимые для клиента настройки, выполнена миграция данных и интеграция Concur c системой SAP, которая используется в компании  для управления предприятием и для ведения бухгалтерского учета, проведено обучение сотрудников компании. 

Важной частью проекта стала передача обработки авансовых отчетов на аутсорсинг в Unicon Outsourcing.


Результат: 

Теперь сотрудник клиента заполняет все необходимые формы отчетов на веб-портале Concur и прикрепляет к ним отсканированные копии платежных документов, после чего отправляет их на утверждение своим руководителям. Как только отчет согласован, он поступает на проверку специалистам компании Unicon Outsourcing. Последние либо принимают его, либо запрашивают недостающие документы. И уже после того, как вся необходимая информация собрана, она поступает в учетную систему клиента, и сотрудник компании может получить возмещение расходов.

В настоящий момент в системе Concur реализованы такие функции, как подготовка отчетных документов, которая частично автоматизирована в соответствии с политиками компании; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам уведомлений о статусе документа по e-mail; электронный архив документов. Надо отметить, что любой из сотрудников компании может получить доступ к системе в любое время и с любого устройства, в том числе и мобильного. Он также может делегировать подготовку и утверждение того или иного отчета своим коллегам, обладающим таким правом. 

Кроме того, ведется анализ возможности внедрения модуля заказа и одобрения командировок, а также работа по интеграции Concur с банковской системой клиента, что, как рассчитывает компания, позволит сотрудникам отслеживать движение средств по корпоративным картам в режиме реального времени. 

Специалисты Unicon Outsourcing ежемесячно формируют для клиента сводные данные о количестве обработанных авансовых отчетов и ошибках, допущенных сотрудниками компании-клиента при их подготовке. Это позволяет вносить в систему дополнительные настройки и более четко объяснять персоналу некоторые правила работы с отчетами, чтобы уменьшить количество ошибок в будущем. Все документы, а также переписка и комментарии к отчетам, сохраняются в электронном архиве, и сотрудники компании, также как и команда Unicon Outsourcing, работающая над проектом, имеют возможность в любое время обратиться к необходимым данным. 

В результате проекта существенно (с 50% до 98%) повысилось количество документов, своевременно представленных и, соответственно, проведенных в бухгалтерской системе. Значительно снизились затраты на логистику, т.к. филиалы компании теперь пересылают в головной офис только корректные документы – все ошибки исправляются на стадии формирования электронного отчета. Уменьшились налоговые риски, а также объемы дебиторской задолженности компании.

Проблема текучести кадров на участке обработки отчетов также решена  помощью аутсорсинга. В целом процесс работы с авансовыми отчетами стал комфортнее для всех его участников.

Главный бухгалтер

«Мы очень довольны итогами проекта и планируем продолжить внедрение электронного документооборота для нужд финансовой службы нашей компании. В частности, при поддержке компании Unicon Outsourcing запущена автоматизированная обработка договоров гражданско-правового характера. В связи со спецификой деятельности компании этот участок  также является довольно объемным»

Другие истории успеха

noname case

Возврат более 5,5 млн. рублей переплаченных налогов

Услуги для компании по предоставлению услуг и разработке решений в области ИТ и геонауки.

OBI

OBI: представитель Do-it-yourself предпочитает аутсорсинг

Расчет заработной платы для более чем 5 500 человек в 7 юридических лицах компании

Schneider Electric

Schneider Electric

Международный проект по расчету заработной платы в системе «БОСС-Кадровик» для 12000 сотрудников

  1. Unicon Outsourcing
  2. Наши проекты
  3. Фармацевтическая компания: авансовые отчеты на базе Concur
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие Юникон БС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен