С 1 января 2024 года вступило в силу требование п. 25 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Теперь организации обязаны хранить на территории России не только документы бухгалтерского учета (БУ), но и базы данных с регистрами БУ.
Кого затронет нововведение?
В первую очередь — компании, ведущие корпоративный учет в иностранных учетных системах (SAP, Oracle и др.), серверы которых расположены за пределами РФ. Исключение составляют лишь организации, работающие за рубежом и обязанные по местному законодательству хранить учетные документы на территории той страны.
Позиция Минфина
Минфин в информационном сообщении (пп. «в» п. 9 ИС-учет-33) пояснил, что хранение документов и данных за рубежом не исключено, но только как параллельное, а не единственное. При этом не дано четких разъяснений:
- какую именно информацию и за какой период необходимо хранить в базе данных в РФ;
- в каком формате должна быть база;
- кто и как будет контролировать исполнение;
- какая ответственность наступает за нарушения.
Возможные решения для компаний
Эксперты выделяют несколько подходов:
- Создание копии базы данных в той же системе (SAP и др.)
- копия размещается на российских серверах;
- при нехватке собственных мощностей можно использовать услуги дата-центров.
- Перенос данных в локальную систему (например, 1С)
- возможна автоматизация переноса;
- требует дополнительных настроек и сверки аналитики;
- риск искажения остатков.
- Реорганизация процессов
- ведение учета в российской локальной системе;
- периодическая передача данных в корпоративную систему.
- Выгрузка в Excel — самый спорный вариант:
- выгрузки трудоемки и не всегда своевременны;
- большие объемы данных Excel не «тянет»;
- поиск и группировка ограничены;
- статус базы данных под сомнением.
- Вывод: Excel как основное решение не рекомендуется.
Ответственность и штрафы
ФСБУ 27/2021 само по себе не содержит санкций, но нарушение может быть квалифицировано по другим нормам:
- ст. 15.11 КоАП РФ (грубое нарушение требований к бухучету): штраф 5–10 тыс. руб., при повторном — 10–20 тыс. руб. или дисквалификация;
- ст. 120 НК РФ (грубое нарушение правил учета доходов и расходов): возможное применение при квалификации как отсутствия регистров БУ;
-
ст. 13.25 КоАП РФ (нарушение требований к хранению документов): штраф на юрлиц 200–300 тыс. руб.
Эти нормы спорны для применения, но риск исключить нельзя.
Влияние на персональные данные
Важно учитывать и новые правила о персональных данных:
- с 1 июля 2025 года вступает запрет на использование иностранных баз данных при сборе и хранении ПДн граждан РФ;
- нельзя использовать иностранные серверы и сервисы, не локализованные в России.
Штрафы:
- на должностных лиц — 100–200 тыс. руб.;
- на юридических лиц — 1–6 млн руб. (п. 8 ст. 13.11 КоАП РФ).
Что делать компаниям уже сейчас?
- Определиться со способом хранения баз данных БУ на территории РФ.
- Запустить процесс по выбранному варианту (копия, перенос, реорганизация).
- Зафиксировать порядок в учетной политике.
- Для прошлых периодов — создать копии баз, для новых — вести учет сразу в локальной базе в РФ.
Итог: требование ФСБУ 27/2021 существенно меняет практику ведения бухгалтерского учета в компаниях с иностранными системами. Игнорировать его рискованно: возможны штрафы и проблемы с контролирующими органами. Оптимальный вариант — комбинированное решение, при котором прошлые периоды копируются, а новые формируются сразу в локальной системе с последующей передачей в корпоративную базу.
