Кадровые документы в электронном виде — Новости Unicon Outsourcing
Печать

В Трудовой кодекс Российской Федерации были внесены изменения, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений для всех категорий работников. До этого такая возможность предусматривалась только в отношении дистанционных работников.

Поправки утверждены Федеральным законом от 22 ноября 2021 года N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", который опубликован на официальном интернет-портале правовой информации 22.11.2021.

Глава 2 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) дополнена специальными статьями 22.1 – 22.3 которые регулируют порядок создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде. Ряд документов теперь можно не дублировать на бумажном носителе. 

Однако есть исключения:

  • электронный кадровый документооборот (далее ЭКДО) не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников;
  • нельзя составить в электронном виде акт о несчастном случае на производстве и приказ об увольнении работника; 
  • документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, также должны быть составлены на бумажном носителе.

Работодатель может осуществлять электронный документооборот посредством собственной информационной системы, либо использовать единую цифровую платформу «Работа в России», доступ к которым будет возможен в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг.

Электронные документы по своему составу и формату должны соответствовать единым требованиям, которые будут устанавливаться федеральными органами исполнительной власти.

Для внедрения в организации ЭКДО требуется желание работодателя и согласие работников.


Основные этапы перехода на электронный документооборот:

  1. Определение информационной системы (информационных систем), которые будут использоваться для обмена электронными документами;
  2. Определение перечня документов, которые будут создаваться и храниться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
  3. Определение перечня электронных цифровых подписей, которые работодатель будет использовать для подписания электронных документов (в зависимости от состава документов, которые будут создаваться в электронном виде);
  4. Утверждение локального нормативного акта, содержащего установленные статьей 22.2 ТК РФ положения;
  5. Уведомление каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
  6. Получить письменные согласия работников на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
При приеме на работу новых сотрудников, работодатель должен знакомить их с локальным нормативным актом об электронном документообороте (если таковой уже будет утвержден) и получать их письменные согласия на участия в нем. Согласие не потребуется получать от лиц, которые принимаются на работу после 31 декабря 2021 года впервые.

Работники, отказавшиеся от взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота или не давшие письменное согласие, могут дать указанное согласие в последующем.

Помимо введения в ТК РФ новых статей, внесены изменения и в ряд существующих статьей. Так, например, статьей 68 ТК РФ теперь допускается оформление приема на работу только на основании трудового договора. Приказ о приеме работника на работу становится не обязательным. А статья 312.1 ТК РФ в новой редакции позволяет работодателям принимать решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3 ТК РФ.


Большинство поправок вступают в силу с 22 ноября 2021 года. Однако отдельные нормы начнут действовать в иные сроки:

  • с 16 ноября 2021 г. положения статьи 22.1 применяются к правам и обязанностям работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ, и принявших решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, и их работников. При этом такие работодатели обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями ТК РФ, до 1 июля 2022 г.
  • с 1 сентября 2022 г. будут применяться положения статьи 22.1, касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг.
  • с 1 марта 2023 г. начинает действовать порядок взаимодействия работника с работодателем посредством электронного документооборота (абзац 10 статьи 22.1 ТК РФ) путем использования информационной системы работодателя.





  1. Unicon Outsourcing
  2. Новости
  3. Кадровые документы в электронном виде
В целях повышения удобства пользования сайтом мы используем файлы «cookies». Продолжая работу с сайтом, Вы принимаете «Условия использования веб-сайта» и выдаете свое согласие БДО ЮБС АО на обработку ваших персональных данных в соответствии с «Политикой в отношении обработки персональных данных». Я согласен