Фармацевтическая компания: авансовые отчеты на базе Concur

Ведение участков бухгалтерии, обработка авансовых отчетов, расчет заработной платы для сотрудников, работающих по договору ГПХ

2012 г. – настоящее время

700+ сотрудников, работающих по договору ГПХ

1000+ авансовых отчетов в месяц

SAP, Concur

Описание клиента: 

Один из лидирующих мировых фармацевтических предприятий, которые занимаются разработкой и производством лекарственных препаратов рецептурного и безрецептурного отпуска. Компания работает по всему миру, постоянно расширяет позиции на рынке и повышает свою экономическую эффективность. Компания владеет центрами научных исследований, синтеза и биосинтеза активных ингредиентов, а также фармацевтическим производством, включающим в себя подразделения по работе с промышленными партнерами, маркетинг и продажи.

Задача:

Особенностью бизнеса клиента в России является высокая мобильность персонала, работающего практически во всех городах и регионах страны. Представительские и командировочные расходы являются существенной статьей бюджета этого предприятия. Ежемесячно бухгалтерии клиента приходится обрабатывать более 1 000 авансовых отчетов. 

Ранее было невозможно в срок принять к учету такое количество печатных документов, которые сотрудники компании ежемесячно отправляли почтой из самых отдаленных областей России. Каждый авансовый отчет сначала необходимо было согласовать с руководством регионального представительства, куда доставлялась его бумажная версия, а уже затем переслать в московский офис компании. Если при этом документы были оформлены неверно, процесс начинался заново. 

Вместе с ростом персонала постоянно увеличивались затраты на логистику и объемы дебиторской задолженности. Из-за сбоев в работе курьерских служб, а также большого количества ошибок, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, выплаты задерживались, возникали конфликтные ситуации. Это способствовало увеличению текучести финансовых специалистов, отвечавших за данный участок бухгалтерского учета. 

Требовалось оптимизировать процесс обработки авансовых отчетов для того, чтобы на их утверждение уходило бы минимальное время, сократились бы затраты на постоянную пересылку документов при согласовании, а выплаты производились бы вовремя. 

Руководством компании было принято решение о внедрении системы для обработки авансовых отчетов на базе ПО Concur, предоставляемого по модели Software-as-a-Service (программное обеспечение в аренду).

По словам клиента, при выборе программного продукта компания ориентировалась на такие факторы, как возможность доступа к системе из любой точки мира, наличие русскоязычного интерфейса и настроек, учитывающих требования российского законодательства, а также отсутствие больших первоначальных вложений.

Внедрение и тестирование системы заняло около четырех месяцев. За это время были сделаны все необходимые для клиента настройки, выполнена миграция данных и интеграция Concur c системой SAP, которая используется в компании  для управления предприятием и для ведения бухгалтерского учета, проведено обучение сотрудников компании. 

Важной частью проекта стала передача обработки авансовых отчетов на аутсорсинг в Unicon Outsourcing.

Теперь сотрудник клиента заполняет все необходимые формы отчетов на веб-портале Concur и прикрепляет к ним отсканированные копии платежных документов, после чего отправляет их на утверждение своим руководителям. Как только отчет согласован, он поступает на проверку специалистам компании Unicon Outsourcing. Последние либо принимают его, либо запрашивают недостающие документы. И уже после того, как вся необходимая информация собрана, она поступает в учетную систему клиента, и сотрудник компании может получить возмещение расходов.

В настоящий момент в системе Concur реализованы такие функции, как подготовка отчетных документов, которая частично автоматизирована в соответствии с политиками компании; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам уведомлений о статусе документа по e-mail; электронный архив документов. Надо отметить, что любой из сотрудников компании может получить доступ к системе в любое время и с любого устройства, в том числе и мобильного. Он также может делегировать подготовку и утверждение того или иного отчета своим коллегам, обладающим таким правом. 

Кроме того, ведется анализ возможности внедрения модуля заказа и одобрения командировок, а также работа по интеграции Concur с банковской системой клиента, что, как рассчитывает компания, позволит сотрудникам отслеживать движение средств по корпоративным картам в режиме реального времени. 

Специалисты Unicon Outsourcing ежемесячно формируют для клиента сводные данные о количестве обработанных авансовых отчетов и ошибках, допущенных сотрудниками компании-клиента при их подготовке. Это позволяет вносить в систему дополнительные настройки и более четко объяснять персоналу некоторые правила работы с отчетами, чтобы уменьшить количество ошибок в будущем. Все документы, а также переписка и комментарии к отчетам, сохраняются в электронном архиве, и сотрудники компании, также как и команда Unicon Outsourcing, работающая над проектом, имеют возможность в любое время обратиться к необходимым данным. 

В результате проекта существенно (с 50% до 98%) повысилось количество документов, своевременно представленных и, соответственно, проведенных в бухгалтерской системе. Значительно снизились затраты на логистику, т.к. филиалы компании теперь пересылают в головной офис только корректные документы – все ошибки исправляются на стадии формирования электронного отчета. Уменьшились налоговые риски, а также объемы дебиторской задолженности компании.

Проблема текучести кадров на участке обработки отчетов также решена  помощью аутсорсинга. В целом процесс работы с авансовыми отчетами стал комфортнее для всех его участников.