Оптимизируем обработку авансовых отчетов

Авансовые отчеты — традиционно трудный участок бухгалтерии, особенно для бизнеса с большой численностью штата, высокой мобильностью персонала и частыми длительными командировками. Для доставки бумажных документов из удаленных районов или других стран до офиса компании могут потребоваться недели, а ежемесячная ручная обработка многочисленных авансовых отчетов перегружает специалистов бухгалтерских служб. В итоге из-за долгих согласований задерживаются платежи, растет дебиторская задолженность и расходы на логистику, а ценные специалисты увольняются из компании в связи с регулярной напряженной работой на участке.

Для решения этих проблем компании требуются инструменты, которые повышают своевременность и корректность обработки документации, в том числе, позволяющие дистанционно одобрять расходы сотрудников и удаленно согласовывать документы. Мы расскажем о решениях, которые позволят автоматизировать обработку данных и снизить количество ручного труда бухгалтеров.

Загружаем объемные данные

Среди ключевых проблем, с которыми сталкиваются бухгалтеры в своей работе, − обработка первичных документов. Этот процесс занимает много времени, если данные переносятся вручную и не подходит компаниям с большим объемом документооборота. Поэтому, чтобы упростить ввод, команда BDO Unicon Outsourcing настраивает для своих клиентов дополнительные программы и расширяющие стандартный функционал учетной системы, которые могут синхронизироваться данными с любыми учетными программами, например 1С или SAP. Они позволяют загружать в базу данные из документов в нужном формате, заполнять дополнительные реквизиты и автоматически создавать записи в справочках и проводки.

В том числе, можно настроить обработку и автоматизировать загрузку данных из сервиса для учета авансовых отчетов. В результате сотрудник может заполнить отчет в любой точке мира, а бухгалтеру остается только проверить введенные данные. Подтвержденный файл автоматически подгружается в финансовую учетную систему.

Анализируем расходы и учитываем налоги

Чтобы повысить своевременности обработки документов, стоит настроить дополнительные возможности для анализа и отслеживания расходов компании, в том числе, с точки зрения НДФЛ и налога на прибыль. Эти решения также можно интегрировать с другими корпоративными системами: например, отслеживать движения средств по корпоративным банковским картам в режиме реального времени или акцептовать выдачу подотчетных средств.

Выстраиваем цепочки согласований

Внедрение в компании сервиса для обработки авансовых отчетов позволяет настроить удаленный доступ сотрудникам, повысить скорость коммуникаций между отделами и обеспечить непрерывность операций.

Например, в системе можно предусмотреть разграничение пользовательских прав, а также настроить возможность делегирования задач коллегам в соответствии с внутренними регламентами организации. Эта функция будет полезна в случаях, когда сотрудник не успевает подготовить, а руководитель утвердить отчет в сроки самостоятельно. Они могут делегировать задачу коллегам, заместителям или вышестоящим лицам, чтобы не допускать серьезных задержек в движении документа.

Мы можем помочь вам оптимизировать обработку авансовых отчетов, снизить количество ошибок из-за ручного вода и сократить число затрачиваемых ресурсов на данный процесс. Для подробной информации напишите нам на: outsourcing@bdobpo.ru.