6 мин.
Людмила Шустерова
Заместитель генерального директора по трансформации и стратегическому развитию Unicon Outsourcing.
Сокращение накладных расходов
Сегодня мы живем в VUCA-мире, когда цикл бизнес-планирования сократился с двух лет до нескольких месяцев. Изменения законодательства, новые ограничения, санкции и другие условия турбулентности вынуждают компании концентрироваться не на развитии, а на удержании текущих позиций и сохранении оборотного капитала. Бизнес стремится к сокращению любых накладных расходов: офисных площадей, личных автомобилей, непрофильных специалистов, которые напрямую не влияют на рост выручки. В то же время компании не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета или расчета заработной платы, поэтому передача непрофильных функций на аутсорсинг часто становится решением для тех, кто не готов раздувать штат, тратить средства на поиск, адаптацию обучение и содержание персонала, не отвечающего за стратегическое развитие компании.Чтобы понять, насколько данное решение может быть выгодным для бизнеса, необходимо сравнить стоимость услуг провайдера и все расходы на персонал (помимо оклада): организацию рабочего места, технику и программное обеспечение, выплату НДФЛ и взносов в социальные фонды.
Пример:
Заработная плата штатного бухгалтера составляет 70 000 руб. в месяц. Дополнительно стоит учитывать следующие расходы:
прямые: налоги и взносы в фонды (24500 руб.) + премии, доплаты, бонусы (6000руб.) + отпускные, больничные, неявки (6000 руб.) + ДМС (5000 руб.) + обучение (2000 руб.) + аренда офиса из расчета 4,5–6 кв. м (10000руб.) + амортизация (8000. руб.) = 131500 руб. Итого 201,500 руб.
косвенные расходы, включают лицензионное ПО, антивирусные системы, ИТ-поддержку, обслуживание офиса, возможные риски. По нашим расчетам, в среднем косвенные затраты на одного сотрудника составляют 40% от прямых затрат: 131500 тыс. руб. x 0,4 = 52600 тыс. руб. в месяц.
В результате ежемесячные затраты только на одного работника составляют 184 100 тыс. руб. При этом в расчете не учтены расходы на оплату электричества, стоимость аренды серверов и дата-центров для расположения серверного и сетевого оборудования, которое потребуется, даже если компания переведет всех сотрудник на дистанционный режим работы. Организация удаленной работы позволяет снизить часть накладных расходов, однако по закону компания продолжает нести ответственность за обеспечение рабочего места: предоставлять необходимую служебную технику или оговаривать размеры выплат за амортизацию личного имущества сотрудников, приобретать лицензионное программное обеспечение.
Гарантия информационной безопасности
Во время вынужденного перевода сотрудников на удаленку бизнес столкнулся с проблемой обеспечения информационной безопасности (ИБ) среди дистанционных работников – компаниям стало сложно контролировать соблюдение конфиденциальности данных, уровень защищенности используемых сетей и прочее. Безусловно, выросли и расходы на развитие IT-инфраструктуры, покупку или аренду дополнительных серверов, приобретение нового ПО.Клиентам аутсорсинговых компаний частично перекладывают эти задачи на провайдеров- в части работоспособности сервисов за безопасность отвечает провайдер.
Например, ИТ-инфраструктура и работа персонала нашей компании организованы в соответствии с требованиями стандартов информационной безопасности ISO 27001. Все сотрудники при приеме на работу подписывают соглашение о неразглашении информации. Любые данные клиентов хранятся в единой системе, доступ к которой имеют только команды, непосредственно работающие с заказчиком.
Специалисты, работающие с персональными данными клиентов, пользуются виртуальными машинами, на которые нельзя занести компьютерный вирус и откуда нельзя скопировать рабочую информацию. Использование любых устройств, предназначенных для копирования, строго регламентировано и находится под контролем ИТ-отдела. Оригиналы бумажных документов передаются после обработки заказчику или в архив, копии хранятся в течение заранее оговоренного периода, а затем уничтожаются.
Эффективная организация процессов
До начала пандемии один из частых запросов наших клиентов был на услугу «импланта» − сотрудника провайдера, который работает на территории клиента. Такой спрос был во многих случаях обусловлен опасениями, связанными с организацией бизнес-процессов – штатного сотрудника проще контролировать и легче оценивать эффективность его работы. Однако массовый переход на дистанционный формат работы показал, что данное суждение ошибочно: отлаженные бизнес-процессы, четкие инструкции и регламенты позволяют контролировать работу любого сотрудника, независимо от его места нахождения.Кроме этого компании осознали, что вовсе не обязательно нанимать и содержать штатного специалиста, если он не загружен на 100%. Клиенты аутсорсинговой компании оплачивают только фактически затраченные часы на поддержку бизнес-процессов, а не восьмичасовой рабочий день штатного персонала, независимо от степени его загрузки. Также при сотрудничестве с аутсорсером компании-клиенты получают не одного специалиста, а полноценную команду: фактического исполнителя, клиентского менеджера, который будет вести документооборот и помогать заказчику с постановкой задач, поддержку методологов, регулярно информирующих об изменениях законодательства, ИТ-специалистов. В сравнении со штатными сотрудниками внешние специалисты регулярно проходят обучение, обладают высокой экспертизой, сертификатами и имеют доступ к базе знаний провайдера.
Снижение налоговых рисков
При наличии штатной бухгалтерии все риски, связанные с некорректно уплаченными налогами, ошибками в отчетности, штрафами в результате выездных и камеральных проверок ложатся на плечи компании – как показывает судебная практика, взыскать ущерб с некомпетентного бухгалтера невозможно, если не установлен факт умышленных действий.Например, главный бухгалтер одного из наших клиентов некорректно вел бухгалтерский учет, регулярно переплачивал средства в бюджет, чтобы избежать начисления пени. После перехода на аутсорсинг нам удалось вернуть компании более 10 млн. руб. переплаты только за последние три года. К сожалению, оставшуюся сумму вернуть было невозможно из-за окончания срока давности.
Сотрудничество с аутсорсинговой компании позволяет заказчику снять с себя налоговые риски и избежать крупных штрафов. Если контролирующий орган наложит на организацию штрафные санкции из-за ошибки сотрудника аутсорсинговой компании, обязательство по погашению штрафа возьмет на себя провайдер.
Кроме этого сотрудники аутсорсера регулярно проходят повышение квалификации, обладают дипломами ACCA и ДипИФР, отслеживают изменения законодательства, что снижает риск возникновения ошибок.
Оптимизация бизнес-процессов
Тенденция на сокращение расходов вынуждает компании анализировать текущие процессы и искать пути оптимизации: нет ли дублирующих функций, можно ли автоматизировать часть ручных операций, насколько безупречно работает система передачи знаний и так далее.Провести такой аудит можно и своими силами, но здесь необходимо отдавать себе отчет в том, что штатным специалистам, особенно тем, кто много лет работает в компании, довольно сложно абстрагироваться и объективно оценить эффективность тех или иных процессов. Внешние консультанты, которые понимают тренды отрасли, знакомы с другими представителями рынка, вашими конкурентами и инструментами, которые они используют, смогут не только дать свое заключение по текущим процессам, но и предложить решения для повышения их эффективности.
Например, во время аудитов бизнес-процессов одного из наших клиентов выяснилось, что два отдела параллельно вводили в разные учетные системы одни и те же данные. При этом методология ввода данных у каждой команды была своя. В результате компания несла повышенные расходы на функцию и получала при этом критические расхождения в бухгалтерской и управленческой отчетностях. Как следствие топ-менеджмент не мог организовать процесс бизнес-планирования из-за некорректных исходных данных. Выявив эту проблему, мы разработали для клиента актуальную методологию работы с данными, регламенты взаимодействия отделов, где прописали обязанности каждого из них, а также предложили решение по автоматизации ручных операций. В результате мы смогли оптимизировать работу только одной функции на 20%.
Безусловно, передача непрофильных функций на аутсорсинг позволяет клиенту сосредоточиться на повышении конкурентоспособности и развитии бизнеса. Однако, как и любой инструмент, аутсорсинг имеет ряд ограничений. Так, если организация использует серые схемы, рассматривает провайдера лишь как возможность быстро закрыть недостающие кадры и передать ответственность, а мысль о каких-то изменениях вызывает страх, вряд ли сотрудничество с аутсорсером будет эффективным. Поэтому мы рекомендуем изначально понять, чего организация ждет аутсорсинга, оценить готовность к переменам и сотрудничеству. Опытный и добросовестный провайдер стремиться не просто взять на себя расчет зарплаты или ведение учета, но стать надежным бизнес-партнером своего клиента, предлагая ему решения для оптимизации текущих процессов и повышения их эффективности.
Источник:
Подпишитесь на наши материалы
Мы пишем только о самом важном. Вы будете первым узнавать об экономических событиях, которые влияют на ваш бизнес, о том, как сократить расходы, оптимизировать работу компании и принимать верные управленческие решения без погружения в операционные процессы.
Спасибо за подписку!
