Аутсорсинг: что такое, кому подходит, виды и формы

Аутсорсинг бизнес-процессов — это современный и эффективный инструмент, который позволяет заказчику передать выполнение определенных функций и бизнес-процессов сторонней организации. Такое делегирование позволяет освободить время и силы для того, чтобы сосредоточиться на ключевых задачах компании.

В России только услугами бухгалтерского аутсорсинга пользуются около миллиона компаний и индивидуальных предпринимателей, и это число продолжает расти. Поговорим о том, каким компаниям нужен аутсорсинг и чем он полезен.

Оглавление
Задачи и виды аутсорсинга
Каким компаниям подходит
Плюсы и минусы аутсорсинга
Чем мы поможем

Какие задачи можно передать на аутсорсинг

В современном бизнесе практически не осталось функций, которые невозможно было бы передать внешнему исполнителю. По сути, передать на аутсорсинг можно все процессы, которые не являются ключевыми для компании, то есть не относятся к ее основной деятельности, приносящей доход.

Вот основные виды аутсорсинга:

• IT-аутсорсинг: управление инфраструктурой и базами данных, разработка и внедрение программного обеспечения, техническая поддержка;

• Бухгалтерский аутсорсинг: бухгалтерский, управленческий и налоговый учет, отчетность, финансовая аналитика, управление кредиторской и дебиторской задолженностью;

• Производственный аутсорсинг: закупки материалов и снабжение, производство товаров, логистика и транспортировка;

• HR-аутсорсинг: поиск и подбор кадров, управление персоналом, обучение и развитие сотрудников, кадровый документооборот, расчет заработной платы;

• Маркетинговый аутсорсинг: реклама и продвижение, маркетинговые исследования, аналитика;

• Аутсорсинг обслуживания клиентов: колл-центры, обработка запросов, многоканальное обслуживание.

Какие именно задачи стоит передать внешнему исполнителю, зависит от многих факторов: размеров компании, сферы ее деятельности, направления развития и текущей ситуации.

Кому нужен аутсорсинг

Аутсорсинг может быть полезен различным типам компаний, независимо от их размера или отрасли. Вот несколько типов компаний, которым часто требуется аутсорсинг:

• Малые и средние предприятия. У небольших компаний часто отсутствует внутренний ресурс или необходимая экспертиза в различных областях, таких как IT, бухгалтерия, управление персоналом и финансами. Аутсорсинг позволяет им получить доступ к необходимым услугам без необходимости создания полноценных внутренних подразделений.

• Стартапы. Начинающие компании, как правило, сталкиваются с ограниченным бюджетом и часто не могут себе позволить наличие полного штата сотрудников. Аутсорсинг предоставляет им возможность использовать внешние ресурсы по мере необходимости.

• Крупные корпорации. Большие компании могут использовать аутсорсинг для выполнения определенных функций, таких как IT-разработка, техническая поддержка или бухгалтерия. Это может помочь им сократить накладные расходы, сосредоточиться на ключевых аспектах бизнеса и повысить эффективность работы.

• Компании с сезонной активностью. Бизнесы, чья активность зависит от сезонных факторов, могут использовать аутсорсинг для масштабирования своих операций в периоды повышенного спроса и уменьшения в периоды спада.

• Компании, работающие на рынках разных стран. Многие бизнесы, работающие на мировом рынке, используют аутсорсинг для получения поддержки в различных регионах мира. Этот инструмент помогает им адаптироваться под локальные рынки, учитывая различия в языке, культуре и правовых нормах.

• Компании, сталкивающиеся с быстрыми изменениями технологий. Технологические инновации могут требовать быстрого внедрения новых знаний и навыков. Аутсорсинг IT-услуг может помочь компаниям быть более гибкими и адаптироваться к изменяющимся требованиям.

Это лишь несколько примеров, и факторы, определяющие необходимость аутсорсинга, могут быть уникальными для каждой компании. Оценка конкретных внутренних потребностей и возможностей может помочь решить, насколько аутсорсинг подходит для данной организации.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Делегирование функций и процессов путем передачи их стороннему подрядчику приносит компании существенные выгоды.

Каких результатов можно добиться, если привлечь грамотного аутсорсера:

Оптимизация бизнес-процессов

Поиск путей оптимизации силами самой компании может стать сложной задачей. Нужно определить, нет ли дублирующих функций, можно ли автоматизировать часть ручных операций, насколько безупречно работает система передачи знаний и так далее. Однако штатным специалистам, особенно тем, кто много лет работает в компании, довольно сложно абстрагироваться и объективно оценить эффективность тех или иных процессов.

Внешние консультанты, которые понимают тренды отрасли, знакомы с другими представителями рынка, работают с большим количеством клиентов,  смогут не только дать свое заключение по текущим процессам, но и предложить решения для повышения их эффективности.

Пример из нашей практики:

Во время аудитов бизнес-процессов одного из наших клиентов выяснилось, что два отдела параллельно вводили в разные учетные системы одни и те же данные. При этом методология ввода данных у каждой команды была своя. В результате компания несла повышенные расходы на функцию и получала при этом критические расхождения в бухгалтерской и управленческой отчетностях. Как следствие топ-менеджмент не мог организовать процесс бизнес-планирования из-за некорректных исходных данных.

Выявив эту проблему, мы разработали для клиента актуальную методологию работы с данными, регламенты взаимодействия отделов, где прописали обязанности каждого из них, а также предложили решение по автоматизации ручных операций. В результате мы смогли оптимизировать работу только одной функции на 20%.

Снижение налоговых рисков

Сотрудники надежных аутсорсинговых компаний зачастую обладают более высокой квалификацией, чем штатные сотрудники: они регулярно проходят повышение квалификации, обладают дипломами ACCA и ДипИФР, отслеживают изменения законодательства, что снижает риск возникновения ошибок.

Кроме того, при наличии штатной бухгалтерии все риски, связанные с некорректно уплаченными налогами, ошибками в отчетности, штрафами в результате выездных и камеральных проверок ложатся на плечи компании. И, как показывает судебная практика, взыскать ущерб с некомпетентного бухгалтера невозможно, если не установлен факт умышленных действий.

Сотрудничество с аутсорсинговой компанией позволяет заказчику снять с себя налоговые риски и избежать крупных штрафов. Если контролирующий орган наложит на организацию штрафные санкции из-за ошибки внешнего сотрудника, обязательства по погашению штрафа возьмет на себя провайдер.

Пример из нашей практики:

Главный бухгалтер одного из наших клиентов некорректно вел бухгалтерский учет, регулярно переплачивал средства в бюджет, чтобы избежать начисления пени. После перехода на аутсорсинг нам удалось вернуть компании более 10 млн. руб. переплаты только за последние три года. К сожалению, оставшуюся сумму вернуть было невозможно из-за окончания срока давности.

Сокращение накладных расходов

Изменения законодательства, новые ограничения, санкции и другие условия турбулентности вынуждают компании концентрироваться не на развитии, а на удержании текущих позиций и сохранении оборотного капитала. Бизнес стремится к сокращению любых накладных расходов, которые напрямую не влияют на рост выручки.

В то же время компании не могут отказаться от ведения бухгалтерского учета или расчета заработной платы, поэтому передача непрофильных функций на аутсорсинг часто становится решением для тех, кто не готов раздувать штат, тратить средства на поиск, адаптацию, обучение и содержание персонала, не отвечающего за стратегическое развитие компании.

Расходы на штатный персонал - это не только оклад, но и множество сопутствующих расходов на организацию рабочего места, технику и программное обеспечение, выплату НДФЛ и взносов в социальные фонды, ДМС и т.д. Если подсчитать все эти расходы и сравнить со стоимостью услуг аутсорсера, можно увидеть, что передача функций подрядчику помогает существенно сократить накладные расходы.

Также при сотрудничестве с аутсорсером компании-клиенты получают не одного специалиста, а полноценную команду: фактического исполнителя, клиентского менеджера, который будет вести документооборот и помогать заказчику с постановкой задач, поддержку методологов, регулярно информирующих об изменениях законодательства, ИТ-специалистов.

Среди минусов аутсорсинга можно отметить следующие:

1. Риск столкнуться с недобросовестным и недостаточно компетентным аутсорсером. Чтобы снизить этот риск, нужно как можно более ответственно отнестись к выбору подрядчика: давно ли компания работает на рынке, какова ее репутация и отзывы клиентов, участвует ли она в профессиональных рейтингах.

2. Угроза безопасности конфиденциальных данных компании. Привлечение аутсорсера всегда означает предоставление ему доступа к конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению. Обезопасить данные компании можно включением соответствующего пункта в договор. Обязательно нужно уточнить, какие меры по защите данных клиента использует аутсорсер.

Например, в Unicon Outsourcing ИТ-инфраструктура и работа персонала организованы в соответствии с требованиями стандартов информационной безопасности ISO 27001.

В нашей компании:

• Все сотрудники при приеме на работу подписывают соглашение о неразглашении информации.

• Любые данные клиентов хранятся в единой системе, доступ к которой имеют только команды, непосредственно работающие с заказчиком.

• Специалисты, работающие с персональными данными клиентов, пользуются виртуальными машинами, на которые нельзя занести компьютерный вирус и откуда нельзя скопировать рабочую информацию.

• Использование любых устройств, предназначенных для копирования, строго регламентировано и находится под контролем ИТ-отдела.

• Оригиналы бумажных документов передаются после обработки заказчику или в архив, копии хранятся в течение заранее оговоренного периода, а затем уничтожаются.

Все эти меры обеспечивают крайне высокий уровень безопасности данных клиента.

Передача непрофильных функций на аутсорсинг позволяет клиенту сосредоточиться на повышении конкурентоспособности и развитии бизнеса. Опытный и добросовестный провайдер стремится не просто взять на себя расчет зарплаты или ведение учета, но стать надежным бизнес-партнером своего клиента, предлагая ему решения для оптимизации текущих процессов и повышения их эффективности.