Бухгалтерский аутсорсинг: что такое, зачем нужен и кому подходит

Об аутсорсинге задумываются, когда:

• штатный бухгалтер покинул компанию;
• штатный бухгалтер был пойман на мошенничестве;
• руководство не удовлетворено ведением бухгалтерского учета внутри компании;
• налоговая служба выписала штраф бизнесу по вине бухгалтерского отдела;
• перед организацией встала задача оптимизации, а также экономии трудоресурсов и бюджетов;
• нет желания/времени/возможности искать штатного специалиста.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

1. Вы не нанимаете конкретного удаленного специалиста, а заказываете услугу, например, по расчету заработной платы или полному ведению бухучета. Это обеспечивает заказчику беспрерывную работу: если сотрудник провайдера ушел в отпуск, на больничный или уволился, его тут же заменят другим специалистом.
2. Аутсорсеры обычно разграничивают пакеты услуг—вы платите только за то, что вам действительно нужно.
3. Всю информацию аутсорсинговой компании должен предоставить сам клиент. Руководитель отправляет необходимые документы и сведения, чтобы аутсорсер имел все основания для ведения бухгалтерского учета.
4. Компания-аутсорсер несет ответственность за все свои ошибки. Вы можете взыскать с нее возмещение ущерба на основании законодательства (в отличие от приходящего бухгалтера).
5. Аутсорсинговые организации прописывают в договоры зоны своей ответственности и даже страхуют ее. 

Какие функции выполняет бухгалтерский аутсорсинг?

• подготовка политики учета;

• оформление документов сотрудников, поступающих на работу;

• расчет зарплаты и взносов;

• работа с отчетностью;

• расчет налогов;

• сдача деклараций;

• создание поручений по платежам;

• ведение регистров;

• сопровождение налоговых проверок и поддержка в части взаимодействия с фискальными органами (налоговыми, таможенными);

• опционально, подготовка документации для заказчиков и покупателей.
  

• регистрация компании;
• ведение кадрового учета;
• ИТ-поддержка;
• выбор режима налогообложения;
• юридические консультации;
• составление и проверка условий договоров;
• ведение учета финансов и управления;
• охрана труда.

Каким компаниям не подойдет аутсорсинг бухгалтерского учета?

Виды услуги

1. Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
2. Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
3. Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
4. Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.

Этапы работы при передаче бухгалтерии на аутсорсинг

• обязанности и ответственность сторон;
• распределение зон ответственности сторон;
• список услуг и их стоимость;
• перечень документов, необходимых для всех видов операций;
• порядок и сроки передачи документации;
• доступ к информации;
• гарантия соблюдения безопасности и конфиденциальности информации;
• порядок передачи базы данных при расторжении договора.

• для работников – трудовой договор, приказы на командировки, отпуск или больничные и т. д.;
• для партнеров – счета, накладные, акты;
• проекты договоров с замечаниями и предложениями.

1. Получить доступ к базе данных, в которой хранятся все операции, проведенные в ходе бухгалтерского аутсорсинга.
2. Подать запрос в налоговую службу для того, чтобы убедиться в отсутствии долговых обязательств.
3. Забрать документацию и актуальную копию базы данных.

Преимущества услуги

1. Сокращение расходов на ведение бухгалтерских услуг

2. Высокий уровень квалификации специалистов и услуг

3. Компания несет ответственность за предоставление услуг бухгалтерского аутсорсинга

4. Безопасность информации

5. Новейшие технологии

Стоимость бухгалтерского аутсорсинга

На рынке бухгалтерского аутсорсинга отсутствует единый стандарт для определения цен на услуги. Сумма, которую клиент платит за бухгалтерский аутсорсинг, зависит от различных факторов:

• Объема первичной документации и количества транзакций.
• Количества штатных сотрудников в компании.
• Особенностей учета: например, ведет ли компания учет только по российскому стандарту бухгалтерского учета (РСБУ) или ей требуется также учет по международным стандартам финансовой отчетности для целей управленческого учета (МСФО).
• Наличия обособленных подразделений и их количества: например, в несколько юридических лиц компании могут вести данные в разных базах, без унификации процесса.
• Передачи на аутсорсинг всей бухгалтерии компании или ее отдельных участков.
• Текущей автоматизации процессов и настройки бухгалтерского программного обеспечения клиента. Например, если ПО клиента не адаптировано под российское законодательство или специфику процессов компании, может потребоваться доработка функционала, интеграции нескольких решений или переход на новое, более современное ПО, которое будет отвечать потребностям бизнеса.

Методы ценообразования в сфере бухгалтерского аутсорсинга

В аутсорсинге зачастую используется почасовая тарификация – в этом случае цена зависит от фактического времени, затраченного бухгалтером. Это экономит финансы клиента, т.к. не нужно оплачивать полный день работы штатного специалиста.

Второй вариант, который может быть удобен в случае больших объемов, частых изменений в организации  и непредсказуемого количества фискальных запросов, это фиксированная ежемесячная стоимость.

Лучше всего выбирать компании, которые предоставляют четкий и прозрачный для клиента принцип ценообразования.

Нередки ситуации, когда аутсорсинговые компании, предлагающие изначально низкую цену, по окончанию работы включают в счет пункты, которые требуют дополнительной оплаты.

Поэтому необходимо внимательно изучать договор и всегда запрашивать детализированный перечень услуг, входящих в стоимость обслуживания, и уточнять, какие из них необходимо будет оплачивать сверх указанной суммы.

Следовательно, правильный подход к определению стоимости бухгалтерского аутсорсинга включает в себя запрос деталей и прозрачных критериев ценообразования.

Какие риски могут возникнуть?

• Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
• Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
• Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

Важные аспекты, которые нужно учесть в договоре на оказание услуг бухгалтерского аутсорсинга

1. Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
2. Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. 
3. Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

• масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);
• наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);
• технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);
• финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);
• рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);
• стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);
• группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

Стоимость аутсорсинга бухгалтерии в Unicon Outsourcing

Преимущества бухгалтерского аутсорсинга в Unicon Outsourcing