Аутстаффинг vs аутсорсинг: как работать чужими руками

Понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг» часто путают. Давайте разберемся, в чем разница между этими инструментами, в каких случаях компании нужен аутсорсинг, а когда — аутстаффинг, когда эти решения выгодны, а когда — нет.

Суть аутсорсинга и аутстаффинга

Аутсорсинг — это современный инструмент повышения эффективности компании. С его помощью организации передают непрофильные функции стороннему подрядчику, который специализируется на оказании таких услуг. Это позволяет заказчику сосредоточиться на ключевых бизнес-процессах. В то время как аутстаффинг — это форма труда, которая предполагает привлечение наемных работников из сторонней организации на определенный период времени. Также благодаря такому формату взаимодействия работодатель может перевести своих сотрудников в штат другой компании — аутстаффинговой.

В первом случае поставщик берет на себя ответственность за выполнение всего объема поставленных перед ним задач. Во втором — компания получает исполнителя, который не отвечает за качество своей работы и ее результат.

Скажем, по договору аутстаффинга вам предоставят бухгалтера, который будет делать то, что ему скажут. Или сидеть сложа руки, если ваш менеджер не организовал его работу. А по договору аутсорсинга поставщик организует для вас бухгалтерскую службу, которая будет вести учет, обрабатывать авансовые отчеты, считать зарплату в соответствии с российским законодательством.

Вместе с тем, компания, которая переходит на аутсорсинг, может запросить «имплантов» — специалистов провайдера, которые будут работать в офисе клиента. Чаще всего этой опцией пользуются только из опасений:

• работники не будут сидеть рядом, и их нельзя будет контролировать;

• «чужие» сотрудники украдут данные компании.

Однако провайдеры, которые много лет работают на рынке, очень дорожат своей репутацией и жестко контролируют все процессы, связанные с информационной безопасностью клиентов. Для них — это принципиальные финансовые и репутационные риски. Поэтому спокойно можно обойтись без «имплантов» и сэкономить бюджет.

Но бывают случаи, когда у заказчика очень много документов, которые необходимо регулярно обрабатывать. И в этой ситуации периодическое присутствие сотрудника провайдера в офисе может быть целесообразным.

Когда нужен аутсорсинг, а когда — аутстаффинг?

Передать функции на аутсорсинг могут компании практически любой отрасли и любого размера. Возможность сосредоточиться на развитии основных бизнес-процессах предприятия актуальна для всех руководителей. Однако ключевые причины могут отличаться.

Например, малому бизнесу сложно позволить себе нанять в штат дорогостоящего специалиста. Небольшой компании проще обратиться за экспертизой ко внешнему провайдеру.

Для предприятий среднего размера ключевым вопросом становится надежность, а также наработки и в области организации бизнес-процессов, регламентов и процедур, которые может внедрить аутсорсинговая компания. Как правило, когда предприятие трансформируется из малого в среднее, из среднего — в крупное, ему необходима помощь в правильном выстраивании бизнес-процессов, налаживании эффективного документооборота и работы информационных систем.

Крупный бизнес интересует масштабируемость, возможность быстро набрать или сократить штат сотрудников, обслуживающих непрофильные функции, такие как бухгалтерию или кадровое делопроизводство, и экономия за счет объема. Любой руководитель хочет быть уверен, что все его документы оформлены в соответствии с требованием законодательства, отчетность сдана и налоги уплачены вовремя. Никто не хочет внезапно получить штраф или уведомление о камеральной налоговой проверке. Крупная аутсорсинговая компания, страхующая свои риски перед клиентом, готова обеспечить такую уверенность.

За услугами аутстаффинга компании обращаются, чтобы снять с себя ответственность за трудовые отношения с работниками: оформление, ведение кадрового делопроизводства, выплату заработной платы на другую компанию. В России широко распространен аутстаффинг иностранного персонала. Поскольку оформление в штат иностранцев и их кадровый учет требует знания особенностей миграционного законодательства. Отсутствие опыта приема иностранцев на работу может привести к большим штрафам на каждого сотрудника, вплоть до приостановки деятельности организации.

Также благодаря аутстаффингу работодатель может увеличить число сотрудников и при этом сохранить за своей компанией право пользоваться упрощенной системой налогообложения (УСН). А при таком формате найма разнорабочих работодатель навсегда избавляет себя от всех комиссий по оплате труда.

Возможные проблемы

Еще на этапе принятия решения о передачи функций на аутсорсинг компании опасаются изменений бизнес-процессов. Руководители к ним часто попросту не готовы.

Аутсорсинг — это работа по регламентам, то есть у всех процессов есть описание и сроки. Однако далеко не во всех компаниях внутренние процедуры выстроены в соответствии с теми или иными регламентами. При переходе на аутсорсинг провайдер проводит обследование, выявляет процессы, которые выстроены неверно и не. Провайдер может предложить оптимальную архитектуру учетной системы, обновление для возможности настройки автоматизированных процессов и отчетов. А любые нововведения могут повлечь за собой изменение сопряженных процессов.

Меняются и коммуникации: так как за процесс отвечает вся компания, а не коллега или группа коллег, возможна смена канала передачи информации, использование единого инструмента для постановки задачи.

Поэтому аутсорсинг подходит не всем. Для тех, кто рассматривает аутсорсинг именно как инструмент быстро «порезать» расходы, обращение к провайдеру действительно не даст существенного выигрыша по сравнению с удаленной финансовой службой. Но для тех, кто ищет пути долгосрочной оптимизации и улучшения внутренних бизнес-процессов, повышения их прозрачности и управляемости, сохранения информационной безопасности и снижения финансовых рисков, работа с аутсорсинговой компанией будет по-прежнему интересна.

Безусловно, проблемой может стать и несоответствие качества оказываемых услуг ожиданиям заказчика. Поэтому рекомендуется выбирать провайдера, который работает в общедоступной системе и в случае разрыва отношений сможет выгрузить и передать вам все данные, необходимые для работы. Предусмотрите этот исход и при обсуждении условий договора. В противном случае компании придется потратить время и деньги на перенос всей базы данных в новую учетную систему.

В случае аутстаффинга ситуация иная. С 1 января 2016 года на территории России действует Федеральный закон № 116-ФЗ, который устанавливает запрет на использование заемного труда. Данный закон не запрещает аутстаффинг, но к нему предъявляются жесткие требования. Например, определяется:

• кто может пользоваться предоставляемым персоналом,

• у кого и на какой срок можно его брать,

• в каких случаях нельзя пользоваться таким персоналом,

• на каких работах можно им пользоваться,

• что должно быть прописано в договоре между компанией, которая пользуется такой услугой, и компанией, которая предоставляет персонал.

С 2020 года предоставлять услуги аутстаффинга могут только аффилированные лица или частные агентства занятости. Поэтому заказчику нужно обязательно проверять контрагента.

Работа с недобросовестным подрядчиком чревата серьезными проблемами. Если компания-аутстаффер, которая предоставляет сотрудников, не ведет кадровое делопроизводство, задерживает заработную плату, не следит за наличием у работников необходимых документов, то у заказчика на предприятии оказывается персонал, который нигде не зарегистрирован.

Таким образом, мы видим, что аутсорсинг и аутстафиинг — это два совершенно разных инструмента, которые решают разные задачи и имеют свои особенности. Надеюсь, данная статья помогла читателям разобраться.