Аутсорсинг бухгалтерии для крупного бизнеса: реальность или миф?

Одно из заблуждений, связанных с аутсорсингом, говорит о том, что этот инструмент эффективен только для малого и среднего бизнеса. Традиционно, крупные игроки рынка — с большим штатом сотрудников и внушительной ежегодной выручкой — опасаются, что привлечение третьей стороны к процессу грозит повышением рисков утечки конфиденциальной информации. Действия и эффективность работы внутренних специалистов, которые трудятся на территории работодателя, проще контролировать, и даже если часть бухгалтерии имеет дистанционный и гибридный формат, компанию можно обезопасить от рисков с помощью служебной техники с современными ИТ-инструментами по защите данных.

В статье разберем 3 аргумента против бухгалтерского аутсорсинга и ситуации, в которых внутренняя бухгалтерия может увеличивать налоговые и репутационные риски организации.

Миф 1. Штатный бухгалтер эффективнее, поскольку он больше вовлечен в процесс

Некоторые работодатели считают, что сотрудники в штате больше погружаются в операционную деятельность компании и им проще вести должный финансовый контроль в силу наличия тесных связей с производственными подразделениями. При этом мотивация сотрудников развиваться в своей сфере и глубже погружаться в отраслевую специфику организации выше, чем у провайдера, чьи группы могут вести учет сразу для нескольких разных клиентов.

На практике аутсорсинговые компании часто помогают клиентам оптимизировать процессы и снижать налоговую нагрузку именно благодаря своему опыту и наличию уже настроенных алгоритмов работы. Современный аутсорсинг — это инструмент повышения эффективности бизнес-процессов клиентам, а не аутстаффинг. Именно поэтому рабочие группы провайдера зачастую не только несут ответственность за корректное отражение финансовых потоков в отчетностях, но даже помогают компании принимать стратегические решения.

Например, в одном из наших кейсов мы не просто помогли клиенту существенно снизить итоговые расходы на функцию, но пересмотрели регламенты взаимодействия, чтобы своевременно предлагать решения, экономически выгодные для его бизнеса.

Миф 3. Штатный бухгалтер — на страже интересов компании

Слепо доверять свои сотрудникам может быть опасно для компании. К нам приходят клиенты, которые после долгих лет сотрудничества со штатным бухгалтером выявляли пени, доначисления и даже утечки конфиденциальных данных, например, базы контрагентов. Некоторые нечестные специалисты могут специально собирать компрометирующую компанию сведения, преследуя собственные цели и выгоду.

Конечно, это не означает, что любой сотрудник обязательно попытается обмануть или навредить компании, однако о существовании этих рисков забывать не стоит. Чтобы предотвратить такие ситуации, добропорядочные поставщики стремятся максимально обезопасить данные клиента: подписывают NDA, разграничивают права доступа обслуживающей группы по необходимым операциям, регламентируют использование служебной техники, защищают документы возможного копирования и скачивания.

Миф 3. Штатный бухгалтер более ответствен и совершает меньше ошибок

Количество ошибок и неверных решений, которая бухгалтерия допускает в своей работе, зависит исключительно от квалификации специалистов. Если бухгалтер не обладает должной компетенцией, компанию ждут претензии со стороны аудиторов и налоговиков и даже репутационные риски. При этом далеко не все недочеты в работе внутренней бухгалтерии становятся известны в краткосрочной перспективе, особенно, если компания или финансовый директор не стремятся проверять действия своего главного бухгалтера. Крупные поставщики обеспечивают непрерывное обучение персонала, регулярно проходят проверки качества предоставляемых услуг, а также имеют подтверждения своей экспертизы — например, статус аккредитованного работодателя Ассоциации присяжных сертифицированных бухгалтеров (ACCA), который присваивается организациям за соблюдение высочайших стандартов в обучении и развитии специалистов в области финансов и бухгалтерского учета.

Примеры:

Ситуация N 1. Несмотря на наличие большого штата бухгалтеров, в компании не было выстроенного процесса и инструментов по автоматизации. Методы главного бухгалтера предполагали ручное совершение операций, из-за чего трудовых ресурсов не хватало: бухгалтерия не успевала своевременно совершать расчеты, обрабатывать документы и совершала проводки для целей налогового планирования без них. Это напрямую нарушало законодательство РФ, повышало налоговые риски компании и помешало успешно пройти аудиторские проверки.

Ситуация N 2. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, главный бухгалтер регулярно завышала суммы налогов для уплаты, не доверяя расчетам собственной бухгалтерской службы. При этом сверки с налоговым органом не проводились более 10 лет. В результате, компания понесла огромные расходы за счет переплаты и смогла только частично вернуть излишне уплаченные средства — свыше 12 млн за 3 последних года.

Ситуация N 3. Вопреки требованиям законодательства внутренняя бухгалтерия совершала проводки для целей налогового планирования без расчетов. Главный бухгалтер для контроля ситуации собирала эти факты на личном ПК и жестком диске, что в последствии могло стать налоговым досье на компанию, грозило организации штрафами и репутационными рисками.

Некорректная работа внутренней бухгалтерии — одна из ключевых причин, почему финансовые директора крупного бизнеса принимают решение о привлечении провайдера. Аутсорсинговые компании облагают достаточной экспертизой, чтобы проверить, как настроены бизнес-процессы: корректно ли распределен функционал, не приходится ли сотрудникам делать двойную работу, какие операции можно автоматизировать, требуется ли повышение квалификации персонала. Уже после этого компания может принимать решение, передавать ли на аутсорсинг весь процесс или делегировать провайдеру некоторые участки.