Аутсорсинг бухгалтерии для крупного бизнеса: реальность или миф?

Одно из заблуждений, связанных с аутсорсингом, заключается в том, что этот инструмент эффективен только для малого и среднего бизнеса. Как правило, крупные игроки рынка, с большим штатом сотрудников и внушительной ежегодной выручкой, опасаются, что привлечение третьей стороны к процессу грозит утечкой конфиденциальной информации и потерей контроля из-за отсутствия доверенных лиц в операционных учетных процессах компании.

Действия и эффективность работы штатных специалистов, которые трудятся на территории работодателя, проще контролировать. Но если часть бухгалтерии имеет дистанционный и гибридный формат работы, компании придется обезопасить себя от рисков с помощью дорогостоящей служебной техники с современными ИТ-инструментами по защите данных.

В статье разберем 3 популярных аргумента против бухгалтерского аутсорсинга, а также ситуации, в которых внутренняя бухгалтерия может увеличивать налоговые и репутационные риски организации.

Мифы вокруг аутсорсинговых услуг

Миф 1. Штатный бухгалтер эффективнее бухгалтерского сопровождения, поскольку он больше вовлечен в процесс

Некоторые работодатели считают, что сотрудники в штате больше погружаются в деятельность компании, из-за тесных связей с производственными подразделениями им проще вести должный финансовый контроль. У собственных сотрудников предприятия выше мотивация развиваться в своей сфере и глубже погружаться в отраслевую специфику своей организации, так как группы провайдера могут ввести учет сразу для нескольких разных клиентов.

На практике же бюджеты на содержание бухгалтерской функции с таким подходом, могут быть существенно завышены, а аутсорсинговые компании часто помогают клиентам оптимизировать процессы и снижать налоговую нагрузку именно благодаря своему опыту и наличию ранее настроенных и проверенных алгоритмов работы.

Современный аутсорсинг — это инструмент повышения эффективности бизнес-процессов клиента, а не аутстаффинг. Именно поэтому рабочие группы провайдера зачастую не только выполняют различные бухгалтерские задачи, но и участвуют в формировании управленческих данных на базе учета, что помогает компании принимать стратегические решения.

Например, в одном из наших кейсов мы не просто помогли клиенту существенно снизить итоговые расходы на функцию, но и пересмотрели регламенты взаимодействия. Это позволило своевременно предлагать решения, экономически выгодные для его бизнеса, а также оптимизировать затраты на содержание финансовой функции.

Миф 2. Штатный бухгалтер — на страже интересов компании

Слепо доверять своим сотрудникам может быть опасно для бизнеса. К нам приходят клиенты, которые после долгих лет сотрудничества со штатным бухгалтером выявляли пени, доначисления и даже утечки конфиденциальных данных, например, базы контрагентов.

Некоторые нечестные специалисты могут специально собирать сведения, компрометирующие компанию, преследуя собственные цели и выгоду или придерживать эту информацию для подстраховки, на случай если компания решит прервать трудовые отношения.

Конечно, это не означает, что любой сотрудник обязательно попытается обмануть или навредить фирме, однако о существовании этих рисков забывать не стоит.

Чтобы предотвратить такие ситуации, аутсорсинговые компании стремятся максимально обезопасить данные клиента: подписывают NDA, разграничивают права доступа обслуживающей группы, регламентируют использование служебной техники, защищают документы Клиента и доступы к ПО от возможного копирования и скачивания.

Миф 3. Штатный бухгалтер более ответствен и совершает меньше ошибок

Количество ошибок и неверных решений, которая бухгалтерия допускает в своей работе, зависит исключительно от квалификации специалистов. Если бухгалтер не обладает должной компетенцией, компанию ждут претензии со стороны аудиторов и налоговиков и даже репутационные риски.

При этом далеко не все недочеты в работе внутренней бухгалтерии становятся известны в краткосрочной перспективе, особенно, если организация или финансовый директор не стремятся проверять действия своего главного бухгалтера.

Крупные аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывное обучение и тестирование  персонала, регулярно проходят проверки качества предоставляемых услуг, а также имеют подтверждения своей экспертизы. Им может быть, например, статус аккредитованного работодателя Ассоциации присяжных сертифицированных бухгалтеров (ACCA). Он присваивается организациям за соблюдение высочайших стандартов в обучении и развитии специалистов в области финансов и бухгалтерского учета.

Ситуация N 1. Несмотря на наличие большого штата бухгалтеров, в компании не было выстроенного процесса и инструментов по автоматизации. Методы главного бухгалтера предполагали ручное совершение операций, из-за чего трудовых ресурсов не хватало. В результате бухгалтерия не успевала своевременно совершать расчеты, обрабатывать документы и совершала проводки для целей налогового планирования без них.

Это напрямую нарушало законодательство РФ, повышало налоговые риски компании и помешало успешно пройти аудиторские проверки.

Ситуация N 2. Чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов, главный бухгалтер регулярно завышала суммы налоговых платежей, не доверяя расчетам собственной бухгалтерской службы. При этом сверки с налоговым органом не проводились более 10 лет.

В результате, компания понесла огромные расходы за счет переплаты и смогла только частично вернуть излишне уплаченные средства — свыше 12 млн за 3 последних года.

Ситуация N 3. Вопреки требованиям законодательства, внутренняя бухгалтерия совершала проводки для целей налогового планирования без расчетов. Главный бухгалтер для контроля ситуации собирала эти факты на личном ПК и жестком диске, что впоследствии могло стать налоговым досье на компанию, грозило организации штрафами и репутационными рисками.

Некорректная работа внутренней бухгалтерии — одна из ключевых причин, почему финансовые директора крупного бизнеса принимают решение о привлечении аутсорсинговых компаний.

Они обладают достаточной компетенцией, чтобы проверить, как настроены бизнес-процессы: корректно ли распределен функционал, не приходится ли сотрудникам делать двойную работу, какие операции можно автоматизировать, требуется ли повышение квалификации персонала. Уже после этого компания может принимать решение, передавать ли на аутсорсинг весь процесс или делегировать провайдеру некоторые участки.