Gigaset Communications: бухгалтерия по звонку

Сроки:  2008 г. – по настоящее время

Отрасль: телекоммуникации

Услуги: постановка бухгалтерского и налогового учета,  расчёта заработной платы и кадрового администрирования; ведение бухгалтерии; расчет заработной платы; кадровый учет; консалтинг

Программное обеспечение: 1С 8.0, SAP R/3

География: Россия (Москва)

 Задача

• Постановка бухгалтерского и налогового учета,  расчёта заработной платы и кадрового администрирования «с нуля». 
• Подготовка бухгалтерской отчетности по российским и международным стандартам. 

Решение

1. Трёхсторонняя модель сотрудничества с использованием SAP и MS SharePoint
2. Методологическая поддержка при смене программной платформы  с 1С на SAP R/3.

Юридическое лицо Gigaset в России было создано в 2008 году, когда Siemens AG приняла решение обособить подразделение DECT-телефонии. Компания Gigaset Communications планировала сконцентрироваться на основных бизнес-функциях (продвижении и продаже товаров под своей маркой) и отдать на аутсорсинг все непрофильные процессы нового юридического лица:

• бухгалтерский и налоговый учет;
• расчёт заработной платы;
• кадровое администрирование.

Для выбора поставщика услуг был проведён тендер, к участию в котором были допущены компании, отвечающие ряду критериев. Прежде всего, это должны были быть глобальные игроки, имеющие офисы как в Германии, где находится штаб-квартира компании, так и в других странах, где находятся офисы Gigaset. Поставщик аутсорсинговых услуг должен был обладать знанием международных стандартов ведения бизнеса, а также пониманием немецкой корпоративной культуры. Кроме того, для клиента было важно, чтобы исполнитель обладал хорошей методической базой, значительным опытом и знанием особенностей российского законодательства.

По результатам тендера Gigaset выбрало  компанию Unicon Outsourcing в качестве поставщика услуг по бухгалтерскому и налоговому учету, расчету заработной платы и кадровому администрированию.

Проект состоял из двух этапов:

1. В 2008 году было необходимо запустить бухгалтерский учет для российского офиса компании Gigaset. На тот момент он выполнял ограниченное количество маркетинговых и представительских функций. Основными процессами немецкая штаб-квартира управляла через партнёров.
2. В 2010 году было принято решение передать российскому юридическому лицу максимальный набор хозяйственных операций:

• формирование матрицы продуктов для продажи на территории России;
• покупка продукции материнской компании в Германии;
• таможенное оформление;
• хранение товаров и управление складом товаров;
• продажа товаров торговым партнёрам, реклама и продвижение бренда Gigaset.

Это означало не только смену бизнес-модели, но и перевод бухгалтерского и налогового учета на абсолютно новый уровень. Сложность поставленной задачи была обусловлена не только  изменением бизнес модели, но и сменой программного продукта для ведения учёта – в этот же  период Gigaset в России перешел с ведения операций в программе «1С: Бухгалтерия» на использование системы SAP R/3.

Для реализации проекта была создана проектная команда, в которую вошли:

• сотрудники российского и немецкого офисов Gigaset;
• сотрудники Unicon Outsourcing;
• представители системного интегратора.

Сотрудники Unicon Outsourcing выступили в данном проекте в роли консультантов по бухгалтерскому учёту и организации документооборота. С их помощью удалось настроить учет, хранение и обработку документов в соответствии с российским законодательством, после чего команда Unicon Outsourcing продолжила сотрудничество с Gigaset как поставщик аутсорсинговых услуг. По оценке заказчика, внедрение прошло успешно. 

Результат:

Между компаниями реализована трехсторонняя модель сотрудничества, в которую, помимо Unicon Outsourcing и российского офиса Gigaset, вовлечен немецкий офис Gigaset. Все операции осуществляются в системе SAP, доступ к которой имеется у всех трех сторон.

Параллельно для решения оперативных вопросов и согласования важных решений между офисами Gigaset и аутсорсером ведется переписка по электронной почте. Кроме того,  для взаимодействия между собой российский и немецкий офисы Gigaset используют портал для обмена и хранения информации на базе Microsoft SharePoint.

По словам Максима Алексейчука, финансового директора Gigaset в России, такая схема взаимодействия очень удобна как для немецкого и российского офисов Gigaset, так и для поставщика аутсорсинговых услуг. Кроме того, это позволяет достичь эффективности в работе с большими объёмами данных и повышает качество оказываемых бухгалтерских услуг.

Одна из наиболее сложных задач, которую компания успешно решает совместно с аутсорсинговым партнером, это подготовка финансовой отчётности как по российским, так и по международным стандартам в крайне сжатые сроки. Например, в Gigaset подводят итоги  промежуточных отчетных периодов к шестому дню следующего периода, а итоги финансового года – к одиннадцатому января. К этому моменту технически закрывается любая возможность проводить бухгалтерские операции в прошедшем периоде. Ситуация усугубляется тем, что в России сложно обязать поставщиков предоставлять закрывающие документы в такой короткий срок. Тем не менее, силами всех участников процесса закрытия, и во многом силами Unicon Outsourcing, подготовка отчетности для Gigaset осуществляется точно в заданные сроки и с минимальными отклонениями (расхождение между российской и международной отчетностью не превышает 5%).

Налоговый и бухгалтерский учет ведется не только по российским, но и по международным стандартам финансовой отчетности. В области кадрового администрирования трудовые договоры необходимо составлять на двух языках: русском и английском. Все кадровые изменения согласовываются с немецким офисом Gigaset.

Gigaset: внедрение SAP с помощью аутсорсинга