Nissan Manufacturing Rus

• ускорить процесс обработки авансовых отчетов и снизить трудозатраты;
• снизить количество ошибок в авансовых отчетах;
• сократить количество ошибок при ручной сверке данных турагентства;
• уменьшить дебиторскую задолженность;
• сократить затраты на командировки;
• подписание авансовых отчетов ЭЦП.
  
  

Решение:

• запуск портала для обработки авансовых отчетов с возможностью доступа с мобильных устройств;
• создание электронного архива с возможностью выгрузки и анализа данных за любой период;
• внедрение электронно-цифровой подписи;
• автоматическая сверка данных турагентства с отчетами.
  
  

Результат:

• сократилось время на обработку авансовых отчетов;
• сократились расходы на бумажный документооборот и логистику;
• сотрудники и руководители могут создавать и утверждать документы дистанционно с мобильных устройств;
• снизились налоговые риски, связанные с неверным оформлением документов;
• руководители получили инструмент для детального анализа расходов на командировки, что позволило сократить эти расходы;
• сотрудники вовремя получают выплаты по авансовым отчетам, сократилась дебиторская задолженность компании. 
  
  

Задача:

В компании работают порядка 2200 сотрудников, из них более 400 регулярно ездят в командировки. 300 человек используют корпоративные банковские карты и еще 200 - осуществляют расходы, требующие возмещения. Ранее сотрудники составляли авансовые отчеты в Excel, в таблицах часто возникали ошибки. Руководители, чья подпись требовалась на документах, часто находились вне офиса и процесс подтверждения авансовых отчетов занимал существенное время.

Все это увеличивало сроки обработки документов и задолженность сотрудников по неотчитанным авансовым отчетам. Из-за сложного согласования и задержки выплат возникали вопросы, требующие постоянного отвлечения сотрудников на решение данных вопросов. Бухгалтерские службы компании вручную проводили сверки данные авансовых отчетов и туристического агентства, которое бронировало билеты и гостиницы для командировок, что влекло дополнительные ошибки. Создавалась лишняя нагрузка на специалистов бухгалтерской службы.

Из-за невозможности отслеживать все траты, связанные с командировками, руководители не могли эффективно управлять бюджетом. Учетная система компании позволяла выгружать не все необходимые для этого данные и просматривать их только в виде таблиц Excel.

Решение:

В 2015 году руководство компании приняло решение передать на аутсорсинг процесс обработки авансовых отчетов и внедрить систему электронного документооборота с возможностью полностью автоматизации подписания авансовых отчетов.

Совместно с Unicon Outsourcing заказчик внедрил электронно-цифровую подпись в онлайн-систему электронного документооборота на базе ПО Hamilton Apps.

На базе облачного приложения «Hamilton авансовый отчет» была разработана система для создания, согласования и дальнейшей обработки авансовых отчетов в электронном виде. Для сотрудников и их руководителей организована возможность удаленного доступа к системе с мобильных устройств.

Право подписи для утверждения авансовых отчетов было делегировано главным бухгалтерам офисов в г. Москва и г. Санкт-Петербург.

Результат:

Система обработки авансовых отчетов была внедрена в сжатые сроки. В настоящий момент сотрудники создают отчеты через мобильное приложение с приложением копий всех первичных документов. Электронный авансовый отчет через систему поступает к специалистам Unicon Outsourcing, которые проверяют, соблюдены ли политики компании и корректно ли программа выполнила трансформацию в систему бухгалтерского учета с точки зрения законодательства РФ. После одобрения бухгалтером Unicon Outsourcing документ переходит к руководителю сотрудника. Руководители могут утверждать документы дистанционно с мобильных устройств, их подпись и личное присутствие больше не требуются. На финальной стадии одобрения, авансовый отчет проверяется и подписывается главными бухгалтерами офисов компании.

Руководителям доступны детализированные отчеты и аналитические данные за любые периоды. Это позволило оптимизировать годовой бюджет на командировки.

Бухгалтерия заказчика получила полный контроль над процессом обработки авансовых отчетов. Минимизировалось количество ошибок в авансовых отчетах, сократились сроки согласования авансовых отчетов и возмещения расходов сотрудникам. Сверка данных из авансовых отчетов с данными от турагентства происходит в автоматическом режиме.