2016 г. — настоящее время
- Аудит и оптимизация работы бухгалтерии. Автоматизация процессов по внесению первичных документов, а также ряда бизнес задач: маркировки товаров, учета розничной торговли.
- Внедрение и обучение персонала работе в модуле «1С Управление торговлей». Подготовка управленческой отчетности.
- Пересмотр устаревших регламентов. Сокращение ручного труда сотрудников клиента.
- Проведение регулярных стратегических сессий, мониторинг изменений рынка, участие бухгалтеров в принятии стратегических решений компании.
- Сокращение ежемесячных расходов на функцию на 50%.
Задача:
В 2016 году компания Athlete Performance Solutions (глобальный лицензиат Nike) передала Unicon Outsourcing ведение бухгалтерского учета. За год оборот компании вырос на 400%, что повлекло увеличение трудозатрат как заказчика, так и провайдера и поставило перед компаниями задачи по оптимизации бизнес-процессов и регламентов взаимодействия.
Решение:
На момент резкого увеличения оборота у заказчика не хватало сотрудников и программных продуктов, которые позволили бы автоматизировать рабочие процессы. Так как компания только развивалась, у клиента не было выработанной модели и четкого финансового плана, отвечающего потребностям быстро развивающегося бизнеса. В результате, возникли следующие проблемы:
-
Большое количество ручного труда: рост оборота привел к тому, что бухгалтеры не справлялись с внесением первичных документов из-за резкого увеличения товарных позиций.
-
Нерациональное использование ресурсов: вся бухгалтерская и бумажная работа была возложена на провайдера.
-
Устаревшие регламенты взаимодействия: коммуникации между провайдером и клиентом сводились преимущественно к текущим вопросам по заполнению документации.
Все это приводило к необходимости увеличивать число участников команды Unicon Outsourcing, соответственно возрастала и стоимость обслуживания.
Таким образом, сложилась ситуация, в которой дальнейшее выполнение операций становилось невозможным без серьезного повышения ежемесячного чека. Рабочая группа Unicon Outsourcing и руководство компании APS пересмотрели существующую модель взаимодействия, чтобы оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить их непрерывность. В результате, генеральный директор APS передал своей команде часть рутинного финансового функционала (например, отслеживание денежного потока и работу с банковскими выписками). Такая модель позволила не только учитывать в структуре бюджета регулярные услуги, но также прогнозировать финансовые результаты новых проектов и определять, как будет достигаться максимальная эффективность отдельных процессов — внутренними силами компании или с помощью аутсорсера.
Помимо этого, компании проанализировали работу бухгалтерии и определили участки и программы для автоматизации. Команда Unicon Outsourcing:
-
Автоматизировала внесение первичных документов, а также ряд бизнес-задач, в том числе маркировку товаров и розничную продажу.
-
Внедрила модуль 1С «Управление торговлей» и внесла соответствующие настройки для соблюдения законодательства РФ.
-
Организовала обучение сотрудников клиента работе в программе.
Чтобы избежать нерационального расходования ресурсов аутсорсера, были пересмотрены устаревшие регламенты коммуникации и выработана наиболее эффективная система взаимодействия между провайдером и заказчиком. При этой модели:
-
Сотрудники компании вносят сведения о хозяйственной деятельности компании в модуль УТ.
-
Менеджер компании, ответственный за коммуникацию между заказчиком и аутсорсером, проверяет корректность сведений и оценивает риски.
-
Затем информация поступает команде Unicon Outsourcing, которая проводит финансовый анализ и консультирует по стратегическим вопросам.
Управление стратегическими решениями теперь осуществляется совместно: команда Unicon Outsourcing получает напрямую управленческие решения и может предложить решения, экономически выгодные для бизнеса клиента.
За счет автоматизации и администрирования у бухгалтеров освободилось время для участия в стратегических сессиях. Коммуникации теперь происходят не только из-за бумажной работы, но также по операционным и стратегическим вопросам, в том числе:
- регулярные встречи для обсуждения текущих задач и распределения их между рабочими группами;
- стратегические сессии для обсуждения изменений рынка, обзора новых ИТ-продуктов, дальнейшего плана развития компании.
Результаты
Для клиента был настроен прозрачный бухгалтерский учет, обеспечивающий непрерывность и безошибочность процессов, что позволяет руководству компании принимать верные управленческие решения. Оптимизация работы бухгалтерской службы также сократила ежемесячный счет более чем на 50%.
Благодаря автоматизации процессов у бухгалтеров освободилось время на участие в стратегических решениях, а регулярные сессии позволяют своевременно отслеживать изменения рынка и учитывать план развития компании.
-
Связаться с нами
Оставьте обращение в форме ниже, и мы обязательно ответим вам
-
