Методолог BDO Unicon Outsourcing
Есть мнение, что покупку товара для нужд компании в интернет-магазине сложно проводить в учете, если в качестве покупателя выступает сотрудник без доверенности. Преодолеваем эту и другие сложности закупок через Интернет.
Сотрудник может приобрести, не отрываясь от своего рабочего места, необходимое оборудование, канцелярские принадлежности и другие товары для хозяйственных нужд компании. Продажа товаров через Интернет (электронная торговля) относится к розничной торговле, которая ведется через телемагазины и компьютерные сети (код по ОКВЭД 52.61.2).
Этот вид сделок оформляется договором розничной купли-продажи на условиях публичной оферты вне места нахождения товара*(1). Особенностью данного вида торговли является отсутствие непосредственного контакта покупателя с приобретаемым товаром. То есть, покупка осуществляется по фотографиям, каталогам, описаниям, с помощью средств связи (телевизионной, почтовой, Интернет). Такой способ продажи в Законе "О защите прав потребителей"*(2) называется дистанционным.
Взаимоотношения покупателя и продавца при такой торговле регулируются Правилами продажи дистанционным способом*(3). В них определено, что продавец обязан выдать покупателю кассовый или товарный чек либо иной документ, подтверждающий оплату товара. При оплате товаров покупателем в безналичной форме (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара*(4). Как видим, интернет-магазин должен предоставить документы, на основании которых в учете отражается операция по приобретению канцтоваров, оборудования и т.д.
Документальное оформление покупки
Учет приобретения товаров работником для нужд компании через Интернет не отличается от приобретения в обычном магазине. Особых требований или послаблений в оформлении документов приобретение товаров в Интернете не содержит.
Работник, приобретающий товары для организации, может быть материально ответственным лицом, а может не быть таковым. Заключение договора о материальной ответственности - внутреннее дело руководителя. Отношения материально ответственных лиц в организации определяются Трудовым кодексом. Если работник приобретает товары от имени организации, ему потребуется доверенность для получения товаров. Работник несет материальную ответственность в отношении материальных ценностей, указанных в доверенности. Срок ответственности определяется с момента выдачи доверенности до тех пор, пока работник не сдаст в организацию товары или не вернет доверенность. Если работник приобретает товары от своего имени, то доверенность ему не нужна.
Работник может получить аванс на приобретение товаров. Если работник аванс не получает, то организация обязана ему вернуть денежные средства, уплаченные за товары. При этом работнику необходимо заранее согласовать с руководителем условия покупки. В случае произвольного, не согласованного решения работника о приобретении товаров он будет нести определенные риски. Руководитель может не утвердить авансовый отчет, а склад откажется принимать товары.
Сама покупка оформляется обычными документами. Представитель интернет-магазина выдает покупателю:
- кассовый или товарный чек при расчетах наличными или банковской картой;
- накладную или акт сдачи-приемки товаров при оплате через банк;
- счет-фактуру, если магазин применяет общую систему налогообложения. Если интернет-магазин применяет "упрощенку", то счета-фактуры не будет.
Если в кассовом чеке будет выделен НДС, то счет-фактура может не представляться магазином. Однако принять к вычету такой НДС нельзя*(5).
Работник обязан подтвердить документально произведенную оплату интернет-магазину. Если работник расплачивается наличными, то ему продавец обязан выдать кассовый чек или товарный чек. Если работник оплачивает товар своей банковской картой, то он должен представить выписку со счета по этой карте, где будет подтверждаться операция об оплате. Следует иметь в виду, что в кассовом или товарном чеке перечень товаров должен быть расшифрован по наименованию, количеству и цене. В противном случае могут возникнуть споры с налоговиками по поводу отсутствия обязательных реквизитов первичного документа.
Работник обязан составить авансовый отчет, утвердить его у руководителя и передать в бухгалтерию со всеми подтверждающими документами. Товары должен сдать на склад. Пользуясь унифицированными формами документов, рекомендуем составить Акт по форме ОС-1, если это основное средство, приходный ордер М-4, если это материалы. К авансовому отчету рекомендуется приложить распечатанный бланк заказа, который размещает интернет-магазин на своем сайте.
После сдачи авансового отчета в бухгалтерию работник может получить деньги за покупку из кассы организации по расходному кассовому ордеру. Если работник имеет текущий счет в банке, он может написать заявление в бухгалтерию о перечислении денег на этот счет. Деньги со счета работник может снять по карте: обычно к счету оформляется банковская платежная карта на имя владельца счета. Денежные средства работник получает в сроки, согласованные с бухгалтерией.
Расчеты с зарубежным интернет-магазином
В случае приобретения товаров в интернет-магазине, находящемся за рубежом, основанием для проведения операции в учете могут быть документы, оформленные по правилам страны, на территории которой зарегистрирован магазин. Это могут быть распечатка заказа с перечнем и стоимостью товаров, упаковочный лист, счет (инвойс) о доставке, почтовая (транспортная) накладная, таможенная декларация. Оплата покупки в иностранном интернет-магазине, как правило, происходит по безналичному расчету посредством банковской карты. Работнику обязательно нужно подтвердить оплату выпиской банка по карточному счету.
Если покупка оплачена в иностранной валюте, то возмещаться средства работнику будут в рублях по курсу на дату утверждения авансового отчета.
При этом работнику не нужно оформлять паспорт сделки, хотя в данном случае просматривается нарушение валютного законодательства РФ. Ведь работник платит нерезиденту не в личных целях, а действует в интересах организации. А для организаций установлен жесткий порядок предоставления в банк документов, подтверждающих валютную операцию. За нарушение правил валютного контроля организация несет ответственность в виде штрафов.
Отметим, если платеж составит сумму, превышающую в эквиваленте 5000 долларов США, то банк затребует документы, обосновывающие платеж (договор, инвойс и др.), даже у сотрудника. Рекомендуем, в случае приобретения товаров, стоимость которых превышает 5000 долларов США, планировать покупку не через работника, а через организацию с оформлением внешнеторгового контракта и паспорта сделки в уполномоченном банке.
Покупка без доверенности: просто или сложно
Некоторые специалисты считают, что при покупке товаров сотрудником от своего имени возникают гражданско-правовые отношения, так как право собственности на товары переходит первоначально к работнику, а не к организации. Есть мнение, что при передаче товара между сотрудником и работодателем должен быть оформлен договор поручения или договор купли-продажи. На наш взгляд, не следует усложнять простую ситуацию, связанную с выполнением работником трудовых функций. Подтверждением трудового характера этого процесса является факт оформления авансового отчета, передачи товаров на склад в рамках внутренней процедуры, действующей в организации. Чтобы снять сомнения, рекомендуем включить работника в перечень сотрудников, которым выдаются деньги в подотчет на хозяйственные нужды. Такой перечень следует утвердить приказом руководителя. Согласование покупки рекомендуем оформлять письменно в виде служебной записки. В то же время организация вправе самостоятельно решить, как будет оформляться конкретная покупка. Отметим лишь, что выбор варианта не имеет налоговых последствий для организации.
────────────────────────────────────────────────────
*(1) п. 1 ст. 494 ГК РФ
*(2) ст. 26.1 Закона РФ от 07.02.1992 N 2300-1
*(3) утв. пост. Правительства РФ от 27.09.2007 N 612 (далее - Правила)
*(4) п. 20 Правил
*(5) письмо Минфина России от 03.08.2010 N 03-07-11/335
Источник: журнал "Актуальная бухгалтерия", N 6, июнь 2013 г.
