Виктория Смирнова, руководитель отдела учета, налогообложения и казначейства Boehringer Ingelheim, рассказала CFO-Russia.ru об опыте использования аутсорсинговых услуг.
Прибегали ли вы в своей практике к использованию аутсорсинговых услуг?
Да. Нам необходимо было снизить нагрузку на собственных сотрудников, оптимизировать процесс ведения учета и исключить влияние человеческого фактора на расчеты.
Каким образом вы принимали решение о передаче услуг на аутсорсинг? Как выбирали, что именно следует вывести на аутсорсинг?
Специфика нашего бизнеса в России подразумевает огромное количество командировок по всей стране, в которые ежемесячно отправляются сотрудники российского Boehringer Ingelheim. На момент принятия решения о переходе на аутсорсинг нашей бухгалтерии ежемесячно приходилось обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов. Сотрудники отправляли документы из разных уголков страны, часто допускали в них ошибки, к тому же не редки были сбои в работе курьерской службы. В итоге возникали конфликтные ситуации, сотрудникам не успевали вовремя компенсировать затраты, рос объем дебетовой задолженности. Специалисты, работавшие на этом участке учета не выдерживали и довольно быстро сменялись. Это еще больше усугубляло ситуацию.
В итоге мы обратились к внешнему подрядчику. Нам необходимо было не просто передать процесс в ОЦО, но сначала максимально оптимизировать и автоматизировать его. Мы выбирали программное обеспечение, которое не требует дорогих первоначальных вложений, позволяет сотрудникам подключаться к системе из любой точки мира, имеет русскоязычный интерфейс и все настройки, учитывающие требования российского законодательства. Мы начали использовать новый программный продукт, а сам процесс обработки авансовых отчетов был передан компании BDO Unicon Outsourcing, которая помимо этого принимала активное участие в настройке ПО и обучении сотрудников работе в новой программе, чтобы сократить количество ошибок при заполнении отчетов. Был несколько изменен и процесс согласования документов: теперь оно происходит в электронном виде, что сильно ускорило документооборот.
Кроме того, BDO Unicon Outsourcing регулярно готовит отчеты об ошибках, допускаемых сотрудниками при составлении авансовых отчетов. По этим данным принимаются решения о внесении изменений в систему или дополнительном разъяснении правил заполнения документов для сотрудников. Благодаря этому количество ошибок продолжает уменьшаться.
Сравнивали ли варианты аутсорсинга и централизации функции в рамках своей компании?
В первые месяцы после запуска аутсорсингового проекта количество вовремя предоставленных и отраженных в бухгалтерском учете документов выросло с 50% до 98%. Серьезно снизились затраты на логистику (теперь сотрудники пересылают только правильно заполненные отчеты). Уменьшились налоговые риски и объемы дебиторской задолженности.
Как оцениваете эффективность передачи услуг на аутсорсинг?
Все основные трудности бухгалтерского учета, с которыми мы сталкивались до перехода на аутсорсинг, в том числе сложности со своевременной обработкой авансовых отчетов, исчезли.
Проблемы в ходе передачи услуг на аутсорсинг, как их решали?
Правильнее будет сказать, что проблемы были у нас до этого, и аутсорсинг стал инструментом для их решения.
Что бы могли порекомендовать тем, кто рассматривает вопрос передачи услуг на аутсорсинг, чему стоит уделить повышенное внимание?
Смотреть на проблему, которую вы хотите решить с помощью аутсорсинга, шире. Например, если у вас на одном из участков много однотипных операций, довольно большая нагрузка и вы хотите разгрузить своих сотрудников с помощью аутсорсинга, подумайте сразу и о дополнительной оптимизации процесса. Подрядчик может вам помочь с этим и даже сам предложить какие-то варианты, но вы сами знаете все особенности бизнес-процессов в вашей организации лучше кого бы то ни было.
