6 мин
Руководитель группы поддержки бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing
Обработка первичных документов отнимает много времени и требует высокой концентрации. Допущенные ошибки могут в дальнейшем исказить бухгалтерский и корпоративный отчеты. Рассказываем, с помощью каких инструментов 1С можно автоматизировать работу с данными, избежав неточностей.
Загрузка объемных данных в 1С
Основная работа бухгалтера — ведение учёта. Одна из главных проблем, с которой при этом сталкивается специалист, — заведение в базе первичных документов. Ввод данных можно упростить, если первичные документы находятся в другой учетной системе или могут быть загружены из любого файла с необходимыми данными в формате Excel.
«Обработка» — это разновидность программы, написанной на языке 1С, которая расширяет возможности стандартной конфигурации. Обработки часто используют для загрузки в базу 1С данных из файла в нужном формате: Excel, текстовый формат с разделителями, xml, в результате чего в базе могут быть созданы документы, проводки, записи в справочниках. Как правило, на форме обработки пользователь выбирает нужный файл (в формате Excel или Word), заполняет дополнительные реквизиты и загружает данные из выбранного документа. Далее бухгалтер проверяет, все ли загрузилось, есть ли в файлах ошибки, и после проверки проводит документы. Так, бухгалтеру не нужно заполнять сотни строчек вручную. Вроде ничего сложного, но такая автоматизация рутинных операций существенно облегчает жизнь.
Одна из таких обработок — загрузка данных из сервиса, предназначенного для учета авансовых отчетов. Здесь сотрудник может самостоятельно заполнить авансовый отчет, находясь в любой точке мира. Введенные авансовые отчеты бухгалтер проверяет и подтверждает. Подтвержденные документы выгружаются в файл, который затем может быть загружен в базу 1С автоматически или вручную. Когда в компании много сотрудников, а следовательно, и авансовых отчетов, такая обработка сильно сокращает объем работ. При автоматической загрузке бухгалтер не участвует в процессе: каждое утро приходит файл из сервиса, и система сама загружает его.
Международные организации, чьи юридические лица расположены по всему миру, для консолидации корпоративного учета часто используют систему Hyperion (HFM). Бухгалтеру дочерней компании в таком случае приходится каждый месяц вручную готовить файл с данными корпоративного учета. Поскольку детализация локального корпоративного учета может отличаться от детализации консолидированных данных, бухгалтеру может потребоваться выполнить дополнительную работу по обработке отчетностей. Часто это занимает много времени. Обработка для выгрузки данных в HFM позволяет сформировать такой файл автоматически.
Автоматизация формирования бухгалтерских проводок
Машинный ввод данных с помощью OCR помогает оптимизировать процесс обработки документов по сделкам. OCR — это технология оптического отслеживания символов, которая позволяет распознавать рукописный или печатный текст и преобразовывать его в готовые текстовые данные на компьютере. Использование технологии OCR значительно упрощает процесс формирования бухгалтерских проводок благодаря автоматизации ввода данных из полученных от поставщиков документов в систему учета 1С.
Традиционный процесс формирования проводок требует ручного ввода данных из документов, которые присылает поставщик (счета, акты, счета-фактуры, и т.д.). Это отнимает много времени, так как для отображения финансовой транзакции в 1С бухгалтер должен переносить всю информацию самостоятельно: наименование поставщика, номенклатура по товарам, суммы, размер НДС.
Технология OCR существенно сокращает время на ввод данных: взаимодействуя с системой 1С, они распознают скан-копии документов, определяют их в одну из четырех категорий — счет, акт, накладная или счет-фактура — и создают оцифрованную версию бумажного документа, который уже можно «провести», то есть учесть его, сформировав бухгалтерскую проводку. Как дополнительное преимущество OCR умеет «забирать» документы с сайта оператора электронного документооборота, а это ещё больше сокращает время на обработку бумажных носителей.
Однако система OCR ограничена маленьким количеством типов документов, с которыми она может работать, а именно вышеперечисленные счет, акт, накладная и счет-фактура. Стандартно, в процессе взаимодействия с поставщиками задействованы самые разнообразные документы: договоры, дополнительные соглашения, оферты и т.д.
Сверка показателей для составления отчетов
Ещё одной полезной фишкой 1С является отчёт по движению денежных средств. Стандартные отчёты позволяют получить итоговые суммы оплат, а для формирования отчетов по НДС нужно понимать, по каким ставкам проводился платеж, какая сумма НДС в этом платеже. Отчет по движению денежных средств позволяет выделить ставку и сумму НДС из данных по платежам и тем самым сократить время на «очищение» общей суммы от налогов. Бухгалтеру намного проще составлять декларацию по НДС: сотрудник работает уже с готовыми данными — разбивкой по ставкам и итогами. Отчет позволяет найти ошибки в учёте, поэтому процесс сверки и заполнения декларации по НДС заметно упрощается.
Бухгалтеру часто необходимо удостовериться, что определенные показатели в декларации по налогу на прибыль и декларации по НДС совпадают. Если суммы в двух отчетах различаются, значит, в учете или при составлении отчетности были допущены ошибки. Когда приходят проверяющие из налоговой службы, они смотрят на эти показатели и сверяют их; если они не совпадают — это красный флажок для более детальной проверки. Обработка для сверки показателей двух деклараций может значительно сократить объём работы, и специалисту не придётся кропотливо выверять цифры в двух отчетах — за него это сделает компьютер.
Модули корпоративного учета
Ещё одним вспомогательным инструментом для бухгалтера являются настройки для ведения корпоративного учета по стандартам МСФО и GAAP — их можно купить или разработать самостоятельно. В противном случае корпоративную отчетность придется формировать вручную. Подобные настройки представляют собой конструктор, позволяющий настроить правила трансляции проводок РСБУ в корпоративную систему учета, и в итоге сформировать отчеты в простой форме, когда показатели вычисляются и складываются друг с другом. В случае, если требуются более сложные отчеты, они разрабатываются индивидуально под каждого клиента.
При настройке корпоративного учета всегда необходимо помнить о различиях между российским бухгалтерским учетом и корпоративным учетом клиента. Из-за разницы между ними не всегда можно получить корпоративный отчет вручную по данным РСБУ. Если расхождения существенные, следует применять дополнительные модули.
Легко продемонстрировать, какие неудобства возникают из-за разницы в учётах, на примере проектной организации. В российском учете компания не может отразить выручку, пока не подпишет акт с клиентом. В МСФО, напротив, каждый месяц вычисляют процент выполнения по проекту и даже до момента подписания акта клиентом отражают эту выручку в учете. Таким образом, сумма и период признания выручки — разные. То же самое может быть и с расходами в российском учете: расход в феврале, а в корпоративном учете этот расход относится к январю. Вручную собирать все эти данные очень сложно.
Для отдельных клиентов — удаленных складов, интернет-магазинов — есть дополнительная опция по настройке обмена документами без лишней ручной работы на выгрузку или загрузку данных (заказов, накладных, счетов-фактур и т.п.). Например, люди что-то покупают в интернет-магазинах, и информация об этих действиях поступает в 1С. Коллеги видят эти заказы, формируют отгрузочные документы и потом всё это отправляют в службы доставки.
Подобный инструментарий для оптимизации бухгалтерских процессов позволяет существенно сократить время на загрузку и обработку документов и снизить себестоимость работ компании. Вместо того, чтобы тратить два часа на обработку файла, сотрудник делает это за две минуты, перераспределяя высвободившееся время для более важных задач.
Источник:
