Первичные документы подотчетного лица оформлены некорректно

Некорректное оформление первичных документов, подтверждающих приобретение подотчетными лицами товарно-материальных ценностей, может вызвать риски в части признания расходов по налогу на прибыль и доходов работников по НДФЛ.

Покупка через подотчетных лиц - это обычный процесс, который позволяет компании оперативно решать вопросы, связанные с наличием необходимых канцелярских принадлежностей, инструментов, материалов и т.п. На первый взгляд, с точки зрения учета в таких операциях нет ничего сложного.

Однако принесенные работниками товарные чеки, кассовые чеки и другие подтверждающие документы могут создать бухгалтеру трудности в части НДФЛ, а также принятия расходов для целей расчета налога на прибыль.

Эти трудности обусловлены объективными причинами:

продавцы не всегда следуют установленным нормам оформления документов на продажу;
правила признания покупателем расходов в бухгалтерском и налоговом учете жестко регламентированы; нередко товары приобретают работники, которые мало знакомы с правилами бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов: нюансы

В настоящее время порядок оформления первичных учетных документов упрощен. В 2013 году было отменено обязательное применение унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России. Компания вправе сама разработать и утвердить собственные формы (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее - Закон № 402-ФЗ)). За основу могут быть приняты в том числе и формы Госкомстата России, но полностью следовать им не обязательно.

Более важным является требование об указании в первичных документах обязательных реквизитов, установленных в перечне Закона№ 402-ФЗ (ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта, составившего документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должностей лиц, совершивших сделку (операцию) и ответственных за ее оформление, либо наименование должностей лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи этих лиц с отражением их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации.

Если в первичных документах, приложенных к авансовому отчету, отсутствуют указанные выше обязательные реквизиты, то их нельзя принять к учету. В этом случае расходы не могут быть признаны при расчете базы по налогу на прибыль, а с подотчетных сумм придется исчислить НДФЛ.

Ошибки в первичных документах: позиция ведомств и судей

В части налога на прибыль. Ранее Минфин России придерживался следующей позиции. Ошибки в первичных документах, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименования товаров, их стоимость и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, не являются основанием для отказа в принятии соответствующих расходов в уменьшение базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

В 2016 году Верховный Суд РФ указал (определение ВС РФ от 09.03.2016 № 302-КГ16-450), что первичные документы признаются оформленными с нарушениями требований закона и не принимаются к учету, если:

в них отсутствуют сведения, необходимые для идентификации лиц, их подписавших;
наименование купленных товаров указано нечетко (например, хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки);
отсутствует дата составления;\
не заполнены графы «Количество», «Цена товара»;
отсутствует подпись продавца.

В части НДФЛ судебная практика противоречива. Есть решения в пользу налоговиков (пост. ФАС ПО от 22.09.2009 № А55-1433/2009, ФАС УО от 19.12.2008 № Ф09-9428/08-С2). Однако есть и ряд дел, в которых судьи поддержали компании. Так, ФАС Поволжского округа (пост. ФАС ПО от 02.10.2008 № А55-911/2008) встал на сторону организации несмотря на то, что в споре рассматривались авансовые отчеты без подтверждающих документов, а также первичные документы с обобщенными названиями товаров.

Суд указал, что организация приняла у работника авансовые отчеты без каких-либо претензий, а непредставление работником кассовых и товарных чеков, подтверждающих наименование приобретенных товаров и необходимость их для предприятия, не могут являться основанием для включения подотчетных денежных средств в доход работников.

В передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора было отказано (определение ВАС РФ от 29.04.2009 № 947/09).
Суд, поддерживая позицию организации, мотивировал свое решение тем, что:

целевое назначение выданных сумм не изменилось;
в собственность работника денежные средства не перешли;
не исключена возможность последующего добровольного возврата денег работником;
организация вправе удержать подотчетные суммы из заработной платы работника или взыскать их в судебном порядке в рамках срока исковой давности.

Таким образом, можно сделать вывод, что ситуация с некорректно оформленными первичными документами стала более определенной и жесткой в части налога на прибыль и остается достаточно спорной в части НДФЛ. Избежать рисков непризнания расходов и неподтверждения отсутствия дохода у подотчетного лица позволит только неукоснительное следование правилам оформления первичных документов.

Источник: taxpravo.ru, aktbuh.ru.