Переводить ли бухгалтерию на аутсорсинг

УВЕЛИЧИВАТЬ ЛИ ШТАТ БУХГАЛТЕРИИ ИЛИ ОТДАТЬ БУХГАЛТЕРИЮ ПРОИЗВОДСТВА НА АУТСОРСИНГ – ВОЗНИКАЕТ ЧАСТО. ВЫЯСНИМ, КОГДА АУТСОРСИНГ ВЫГОДЕН, А КОГДА – НЕТ И КАК ЛУЧШЕ ПОСТУПИТЬ, ЧТОБЫ НЕ РАЗОЧАРОВАТЬСЯ В КАЧЕСТВЕ УСЛУГ ПРОВАЙДЕРА. ЗАОДНО РАЗВЕНЧАЕМ НЕКОТОРЫЕ МИФЫ ВОКРУГ АУТСОРСИНГА. ВСЕ ЭТО СДЕЛАЕМ ВМЕСТЕ С ЛЮДМИЛОЙ ШУСТЕРОВОЙ, ЗАМЕСТИТЕЛЕМ ДИРЕКТОРА ПО МАРКЕТИНГУ И РАЗВИТИЮ БИЗНЕСА АУТСОРСИНГОВОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ГРУППЫ BDO В РОССИИ

- Некоторые руководители считают, что можно отдать бухгалтерский учет или отдельные его участки аутсорсинговой компании. И полностью про него забыть…

Нет, это не так. Компании и провайдеру услуг придется активно сотрудничать и на начальном этапе, когда разрабатываются регламенты взаимодействия, описывается документооборот внутри компании, и дальше, когда пойдет процесс передачи данных.

Качество ведения бухгалтерского учета, особенно в России, очень зависит от корректности и своевременности предоставления первичных документов в бухгалтерию (или провайдеру). А также от наличия информации, связанной с перспективами развития бизнеса.

К примеру, провайдер может получать документы от поставщиков клиента, но в случае несоответствия данных по актам сверки представителям клиента нужно будет оперативно подключиться к процессу. Провайдер может напрямую взаимодействовать с сотрудниками клиента в части учета расчетов с подотчетными лицами, но если не будут предоставлены первичные документы, снова потребуется прямое участие клиента.  Провайдер может спрогнозировать налоговые риски, однако решение – каким путем идти – должен принять клиент.

- Допустим, компания приняла решение о передаче отдельных участков финансового учета на аутсорсинг. На что нужно обратить внимание, подписывая договор с провайдером?

Сначала нужно выбрать самого провайдера. Для этого полезно посмотреть рейтинги, почитать отзывы.

Посмотреть можно, например, рейтинги агентства«Эксперт РА»: http://www.raexpert.ru/ratings/outsourcing/2011/

Содержание договора зависит от потребностей компании. Сейчас многие провайдеры предлагают клиентам, к примеру, подписать  так называемое  соглашение об уровне обслуживания или SLA (service level agreement). В таких соглашениях предусматриваются сроки предоставления услуг, реакции на запросы, форматы отчетов и другие параметры сотрудничества. Там же закрепляются и штрафные санкции за их несоблюдение.

Также провайдеры предлагают клиентам удаленный доступ к информационным системам, их поддержку и настройку, называя это новым модным термином SAAS (software as a service).

- За что несет ответственность аутсорсер?

Как правило, провайдер услуг компенсирует клиенту штрафы и пени, начисленные в связи с его же ошибками.

- Как на практике оформляется и предоставляется такое возмещение?

Ответственность перед налоговым органом в любом случае несет сама компания. Но после получения решения инспекции о начислении штрафа компания обращается к своему провайдеру с требованием возместить эти расходы. Срок такого возмещения желательно предусмотреть в договоре.

- В каких ситуациях провайдер может отказаться возмещать штрафы?

Во-первых, если штраф начислен из-за ошибок клиента, и провайдер уже предупреждал его о существующем риске. Потом, провайдер может предложить клиенту не уплачивать штраф, а направить в ИФНС акт возражений, если считает позицию налоговых органов спорной.

Обычно фискальные органы осознают, что на провайдера бесполезно оказывать психологическое давление и отказываются от первоначальных претензий, если компания вместе с провайдером аргументировано отстаивает свою позицию.

- Может ли провайдер отказаться возмещать штрафы клиенту, не имея на это весомых причин?

Теоретически это возможно, однако на практике случается очень редко. Как правило, все крупные игроки на рынке аутсорсинговых услуг страхуют свою ответственность на серьезные суммы. Кроме того, все дорожат своей деловой репутацией. Случай недобросовестного отношения к клиенту обязательно станет известен, и это отразится на бизнесе аутсорсинговой компании

СИТУАЦИИ, КОГДА АУТСОРСИНГ ВЫГОДЕН
1. В переходный период, когда изменяется численность персонала из-за быстрого роста или сокращения бизнеса. Провайдеру нужно платить за выполненные работы, а собственным бухгалтерам – ежемесячно, независимо от фактической загрузки.

2. В бухгалтерии высокая текучесть кадров, особенно на начальных позициях. Причины – заработная плата ниже рыночной либо у сотрудников нет карьерных перспектив. При этом главному бухгалтеру приходится много времени тратить на обучение новичков. Имеет смысл передать на аутсорсинг отдельные участки бухгалтерского учета, например расчет заработной платы. Главбуху не нужно будет контролировать работу сотрудников провайдера и беспокоиться об уровне их удовлетворенности.

3. Низкое качество и плохо урегулированные процедуры документооборота. Нередко в компании, где сотрудники давно знают друг друга, бухгалтеры идут навстречу другим сотрудникам, принимают с опозданием авансовые отчеты, заявления на отпуска. Провайдер будет действовать строго по регламентам. На первых порах это воспринимается болезненно, но в итоге приводит к повышению качества бухучета.

4. Централизация бухгалтерских процессов в холдингах. Обычно создается внутренний общий центр бухгалтерского обслуживания, либо учет (отдельные его участки) передаются на аутсорсинг. Преимущества последнего варианта в том, что у провайдеров практически всегда имеются решения в области документооборота и методологии.

СИТУАЦИИ, КОГДА АУТСОРСИНГ НЕЭФФЕКТИВЕН

1. Руководство компании не готово внедрять регламенты документооборота, контролировать их выполнение.
2. Руководство компании не собирается обеспечивать провайдера информацией о стратегии компании, своевременно сообщать о планах развития бизнеса, его новых направлениях.
3. Компания не готова обсуждать изменение стоимости услуг в случае серьезного увеличения объема работ.