Отправляем сотрудников в отпуск: на что стоит обратить внимание

122 статья трудового кодекса РФ закрепляет за каждым трудоустроенным гражданином возможность ежегодно отдыхать без потери дохода, при этом работодатель обязуется сохранить за работником в отпуске место работы, должность и средний заработок.

Порядок, в соответствии с которым сотрудники в компании могут получить оплачиваемые отпуска, должен определяться в соответствии с утвержденным графиком. В некоторых компаниях этот документ не составляется или только формально заполняется, хотя такая практика противоречит требованиям трудового законодательства. Если график отпусков не подготовить к декабрю и утвердить позднее двух недель до наступления нового календарного года, компании грозит наложение административного штрафа в размере до 5 тыс. руб. на должностных и 50 тыс. руб. на юридических лиц.

Алла Матюхина рассказала, на что стоит обратить внимание при отправлении сотрудника в отпуск и какие правила расчета отпускных стоит учесть самим работникам для выбора оптимального времени.

Не сокращайте продолжительность отпуска

Статья 115 ТК РФ устанавливает, что количество оплачиваемых дней отпуска должно быть не менее 28 календарных дней в году. Обратите внимание, что не существует законных способов сократить отпускные дни: даже если работодатель и сотрудник согласуют сокращенные сроки в трудовом договоре, то это условие будет противоречить российскому законодательству, а компании будут грозить проверки и санкции, если информация о нарушении поступит в трудовую инспекцию. При этом сотрудник и работодатель вправе самостоятельно договариваться и решать, на сколько частей разделить ежегодный отпуск — главное, чтобы одна из частей была не меньше 14 календарных дней.

Стоит также помнить, что трудовой кодекс устанавливает увеличенную продолжительность отпуска на некоторых категорий сотрудников:

• Работникам с инвалидностью — 30 дней;

• Несовершеннолетним работникам — 31 день;

• Педагогам — общее число отпускных дней зависит от должности и составляет 42-56 дней;

• Сотрудникам, работающим с химическим оружием — срок зависит от вида работ и составляет 49-56 дней.

Помимо основного отпуска, существуют категории работников, которым работодатель должен предоставить дополнительные оплачиваемые выходные дни. В их число попадают работники:

• занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• имеющие особый характер работы;
• с ненормированным рабочим днем;
• работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
• а также медицинские работники, тренера, работники воздушного транспорта, пострадавшие в результате радиационных катастроф, и другие случаи, предусмотренные Трудовым Кодексом и иными федеральными законами.

Также компании могут устанавливать дополнительные отпуска для своих сотрудников, порядок их предоставления должен быть закреплен в локальных нормативных актах организации. При этом часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией. Другие виды отпуска, помимо основного и дополнительного не оплачиваются или частично компенсируются согласно внутренним трудовым нормативам.

Считайте предельный срок выплат в календарных днях

Поскольку в Трудовом Кодексе не прописывается, в каких днях отсчитывать срок, исходить нужно из календарных, учитывая как рабочие, так и нерабочие (праздничные, выходные) дни. Если окончание срока выпадает на нерабочий день, выплатить отпускные нужно накануне — в последний рабочий день, но не позднее, чем за три дня до начала отпуска.

Например, если сотрудник выходит в отпуск с понедельника, отпускные должны быть выплачены не позднее четверга. Это правило зафиксировано в письме Минтруда от 05.09.2018 № 14-1/ООГ-7157.

Учтите: если организация задерживает сроки выплат, ей грозят штрафы в размере до 20 тыс. руб. на руководителя и до 50 тыс. руб. на юридическое лицо. При повторном нарушение размеры штрафов могут быть увеличены, а руководитель отстранен от работы на 3 года.

Правильно рассчитывайте отпускные при увольнении

При увольнении работодатель должен выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Она рассчитывается следующим способом:

Компенсация за неиспользованный отпуск = Средний дневной заработок х Количество неиспользованных дней

Стандартный оплачиваемый отпуск — 28 календарных дней в год, т.е. за каждый отработанный месяц работнику положена компенсация в размере 2,33 дня оплачиваемого отпуска. Чтобы правильно рассчитать компенсацию, нужно без ошибок определить количество неиспользованных дней отпуска — разницу между количеством дней отпуска, которые полагаются сотруднику, и количеством уже использованных им дней.

Поскольку право на отдых предоставляется сотруднику ежегодно, считать оставшиеся отпускные дни необходимо с момента его трудоустройства. Если за годы работы в компании, у сотрудника накопилось внушительное число неистраченных отпускных — при увольнении работодателю придется выплатить компенсацию за них все.

В каких случаях отпускные меньше зарплаты?

Выплата за месяц с отпуском делится на две части: зарплатная и «отпускная». Рассчитываются эти части по-разному.

• Заработная плата за отработанные дни считают просто: оклад делят на количество рабочих дней в месяце и умножают на количество отработанных дней. Например, в августе 23 рабочих дня, а в мае — 18. Один рабочий день в мае будет стоить дороже, чем в августе.
• Средний дневной заработок считается по календарным, а не по рабочим дням. Поэтому обычно средний дневной заработок меньше, чем стоимость рабочего дня. Если отпуск приходится только на рабочие дни — например, понедельник, вторник и среду, — то за эти три дня работник получает три среднедневных заработка. А из его зарплаты вычитают три рабочих дня, которые, как правило, стоят дороже.

Например, в мае 18 рабочих дней. При зарплате в 36 000 рублей стоимость одного рабочего дня будет равно 2 000 рублей. Примерно рассчитаем цену дня отпуска в мае: 36 000 / 29,3. Получается, что стоимость одного отпускного дня в мае составит примерно 1 228 рублей.

Отпускные могут оказаться неприятно маленькими, если:

• сотрудник находился в декрете, на больничном, в командировке, в отпуске, участвовал в днях сдачи крови;
• в течение года было повышение зарплаты;
• в течение года не было премий или это были поощрительные выплаты, например, в честь юбилея;
• в месяце есть праздничные дни (рабочий день стоит дороже дня отпуска).

Как увеличить размер отпускных?

Чтобы брать отпуск было выгоднее, захватите в его счет выходные: они не отнимают рабочих дней из зарплаты, но входят в расчет отпускных. Так, вопреки стереотипам, брать оплачиваемый отпуск в мае между праздниками выгодно, если в отпуск войдут выходные. Также размер отпускных можно увеличить, взяв отпуск в месяце с наибольшим количеством рабочих дней. В этом случае сотрудник получит как отпускные, так и зарплату за отработанные дни.