Бухгалтерский аутсорсинг: плюсы и минусы

• штатная бухгалтерия;
• наемный работник-фрилансер;
• передача бухгалтерского учета аутсорсинговой компании.

Этот процесс необходим для оптимизации бизнеса, автоматизации процессов, сокращения финансовых затрат. Руководство и сотрудники могут сконцентрироваться на выполнении ключевых задач, снижая финансовые риски.

Специфика бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге

• Компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, обработку обработку авансовых отчетов или ведения бухучета. Соответственно, клиент платит не за персонал, а за выполненную работу. При аутсорсинге процесс не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, заказчик, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый отвечает за определенную область работ. Работа выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
• Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Вам не нужно платить за те работы, которые не требуются вашей фирме.
• Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
• Мера ответственности аутсорсинговых компаний прописывается в договоре. В документе обязательно должны быть пункты о неразглашении корпоративной информации и замене бухгалтера при необходимости.
• Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику: все специалисты взаимозаменяемы, не будет простоев из-за выхода эксперта на больничный или в ежегодный отпуск.

Основные плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге

Бухгалтерский аутсорсинг – относительно новое направление на рынке бизнес-услуг. Он имеет преимущества и недостатки, с которыми нужно ознакомиться прежде, чем переводить компанию на новые принципы работы.

Преимущества аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Экономия. Хороший бухгалтер стоит дорого. Кроме того, каждому сотруднику отдела бухгалтерии нужно свое рабочее место, дорогостоящее оборудование, лицензионное программное обеспечение. За каждого работника вы платите налоги. Аутсорсинг процессов часто бывает дешевле, чем стоимость содержания сотрудника внутри предприятия. Это достигается за счет более равномерного распределения проектов на специалистов, использования ресурсных центров в городах с более низкой стоимостью труда и эффекта экономии от масштаба.
2. Безошибочная бухгалтерия. Если бухгалтерским учетом занимается штатный сотрудник, то ему приходится самостоятельно выявлять все ошибки, постоянно учиться, так как изменения в законодательстве происходят регулярно. Не всегда легко найти эксперта, но даже в таком случае исключить человеческий фактор на 100% не удастся. Аутсорсинговые компании решают эту проблему при помощи систем внутреннего контроля и автоматизации процессов. Кроме того, работу одних сотрудников контролируют другие. Сторонние аутсорсеры заинтересованы в выполнении задач без ошибок, так как они несут материальную ответственность по договору.
3. Расширенный функционал бухгалтера. Штатные специалисты далеко не всегда обладают всеми необходимыми навыками и знаниями для ведения учета. Аутсорсинговые компании предоставляют квалифицированных специалистов, а также методологическую и юридическую поддержку для успешного выполнения работ.
4. Наличие дополнительных услуг. Аутсорсинговые компании занимаются не только ведением бухгалтерии и налогов, но и часто оказывают ряд дополнительных услуг, например, проверку контрагентов и ведение кадрового учета.
5. Высокое качество услуг. В компаниях, предоставляющих услуги аутсорсинга, все бизнес-процессы уже отработаны, рутинные задачи решаются быстро, автоматизируются. Аутсорсер оперативно реагирует на изменения законодательства, владеет последними версиями профильного ПО. Вам не нужно тратить деньги на повышение квалификации сотрудников.
6. Ответственность за результат. При передаче бухгалтерского учета на ведение сторонней компании между заказчиком и аутсорсером заключается договор, по которому последний несет ответственность за ошибки. Сторонняя организация берет на себя риски по возмещению ущерба и уплате штрафов налоговым органам. В случае найма внештатного бухгалтера или создания бухгалтерского отдела внутри своей компании, все риски ложатся на руководство, которое не владеет нужными знаниями и информацией для контроля бухгалтера.
7. Конфиденциальность. При подписании договора между компанией и аутсорсером устанавливаются правила конфиденциальности, согласно которым любая полученная информация, содержится в тайне во избежание утечки данных клиента. Если учетом занимается внештатный бухгалтер, он может передать конфиденциальную информацию конкурентам, так как есть вероятность, что он работает в нескольких компаниях одновременно или умышленно занимается шпионажем.
8. Круглосуточная поддержка. Очевидным плюсом бухгалтерского аутсорсинга является избавление компании от ухода специалиста в отпуск, на больничный, увольнение работника или решение трудовых споров. Кроме того, аутсорсер помогает не только эффективно вести бухгалтерию, но и полностью поддерживает клиента во время налоговых проверок, помогает возмещать налоги, ходит с представителями клиента в ИФНС или представляет его интересы по доверенности.

Все плюсы бухгалтерского аутсорсинга уже оценены ведущими мировыми компаниями. Многие крупные организации заключают договор с аутсорсерами на много лет.

Риски аутсорсинга бухгалтерских услуг

1. Не все поставщики готовы в полной мере брать на себя ответственность за качество предоставляемых услуг. Но крупные аутсорсинговые провайдеры, как правило, страхуют ответственность и компенсируют заказчикам штрафы, если они вызваны по вине их сотрудников.
2. Отсутствие учета специфики бизнеса. Существует риск того, что мелкая компания-аутсорсер не будет вникать в особенности бизнеса заказчика, особенно если это узкая ниша. Вместе с тем бухгалтерский аутсорсинг – это универсальная и отработанная система. Надежная организация имеет в штате специалистов, которые разбираются в различных бизнес-сферах.
3. Потеря контроля над процессами, возникновение сбоев в операциях. Предупредить их возникновение возможно на этапе подписания договора (ниже приведены рекомендации того, что важно учесть в договоре).
4. Возможность утечки конфиденциальных данных. Чтобы этого избежать убедитесь, что IT-инфраструктура и работа поставщика организованы в согласии с требованиями стандарта информационной безопасности ISO 27001.

Что важно прописать в договоре на оказание бухгалтерского аутсорсинга?

В договор необходимо включить следующие пункты, которые обязан выполнять аутсорсер:

• составление отчетов по налогам и бухгалтерии;
• предоставление необходимых данных в органы налоговой инспекции;
• возмещение штрафов за ошибки в ведении бухгалтерского учета за свой счет;
• сохранение конфиденциальности данных, полученных от клиента;
• предоставление информации заказчику по всем нововведениям в законодательстве, касающимся вопросов ведения бухгалтерии;
• разъяснение всех аспектов работы налоговым органам;
• другие требования, которые обеспечат полное, непрерывное, своевременное ведение бухгалтерского учета компании-заказчика.

Кроме того, важно договориться с поставщиком об условиях работы, действиях в случае возникновения возможных рисков или прекращении сотрудничества, чтобы иметь возможность быстро вернуться к прежнему функционированию без потери эффективности или приостановки операций.

UNICON OUTSOURCING предлагает услуги бухгалтерского аутсорсинга для предприятий всех организационных форм, отраслей и размеров. Мы работаем в Москве, Воронеже и других городах. Ведем учет на постоянной основе и решаем разовые возникшие проблемы.

Наши преимущества:

1. Более 50 лет работы в мире и более 30 – в России. Мы владеем иностранными практиками и ориентируемся в реалиях российского бизнеса.
2. Мы несем ответственность и компенсируем штрафы, если ошибки произошли по вине наших сотрудников. Наша гражданская ответственность зарегистрирована в СПАО «Ингосстрах».
3. Система менеджмента Unicon Outsourcing сертифицирована по стандарту ISO 9001:2015, наши услуги соответствуют международному стандарту качества.