Ключевые изменения трудового законодательства

Новые правила ведения трудовых книжек

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Что изменилось	Было	Стало
Срок для внесения записей о работе	Не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения	Не позднее 5 рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения
Срок выдачи ТК		Не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления
Порядок внесения записей о работе по совместительству	Записи вносит только работодатель по основному месту работы	Сведения может вносить работодатель, у которого сотрудник работал по совместительству, если в настоящее время он не работает
Порядок внесения записей о временном переводе, который стал постоянным	Вопрос не был урегулирован	Можно вносить запись о временном переводе, который стал постоянным
Подпись работника в трудовой книжке при увольнении	При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку работодателем, заверяются подписью работника	Подпись работника в трудовой книжке при увольнении не требуется
Способы заполнения трудовых книжек	Записи производятся перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета	Можно также вносить записи в трудовую книжку с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати)
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них	Ведется по утвержденной форме	Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек
Порядок внесения в трудовую книжку записи об отказе от ее ведения и срок ее выдачи в связи с переходом работника на электронную трудовую книжку	Не урегулирован	Определен порядок внесения записи и срок выдачи ТК работнику — не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления

По новым правилам дублировать записи из трудовой книжки в личной карточке и знакомить работника под подпись с этими записями больше не требуется.

Утверждена новая форма трудовой книжки, которая будет применяться с 1 января 2023 г.

Новые правила действуют до 1 сентября 2027 года.

Документ: Приказ Минтруда России от 19.05.2021 N 320н

Электронный кадровый документооборот

Глава 2 ТК РФ была дополнена специальными статьями 22.1 – 22.3, которые регулируют порядок создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой в электронном виде.

Ряд документов теперь можно не дублировать на бумажном носителе, однако есть исключения:

ЭКДО не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников.
Нельзя составить в электронном виде акт о несчастном случае на производстве и приказ об увольнении работника.
Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, должны быть составлены на бумаге.

Для электронного документооборота работодатель может использовать как собственную информационную систему, так и единую цифровую платформу «Работа в России». Для внедрения в организации ЭКДО требуется инициатива работодателя и согласие работников.

При приеме на работу новых сотрудников работодатель должен знакомить их с локальным нормативным актом об электронном документообороте и получать письменные согласия на участия в нем. Согласие не нужно получать от работников, которые принимаются на работу с 1 января 2022 года.
Работники, которые отказались участвовать в ЭКДО или не предоставили письменного согласия, могут предоставить разрешение позднее.

Поправки вступили в силу с ноября 2021 года, однако отдельные нормы вступят в силу позднее:

С 1 сентября 2022 г. начнут применяться положения статьи 22.1, которые касаются взаимодействия между платформой «Работа в России» и информационной системы компании с единым порталом государственных и муниципальных услуг.
С 1 марта 2023 г. будут применяться единые требования к составу и форматам электронных документов. До этого времени работодатели в праве самостоятельно разработать и применять формы электронных документов.

Работодатели, которые участвовали в эксперименте по использованию электронных документов, и приняли решение продолжить использовать ЭКДО в компании, могли применять новые нормы с ноября 2021 года. Однако они обязаны провести мероприятия по введению в соответствие с требованиями ТК до 1 июля 2022 года. В числе основных этапов перехода на ЭКДО:

Определить информационную систему, с помощью которой будет производиться обмен электронными документами.
Составить перечень документов, которые будут храниться без дублирования на бумажном носителе.
Определить перечень электронных цифровых подписей, которые работодатель будет использовать для подписания электронных документов.
Утвердить локальный нормативный акт.
Уведомить каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем с помощью ЭКДО.
Получить письменные согласия работников на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.

Также были внесены изменения в ряд других статьей ТК:

Статья 312.1 ТК РФ позволяет работодателям принимать решение о взаимодействии с дистанционными сотрудниками через ЭКДО (в соответствии с требованиями 22.1 - 22.3 статей).
В статье 68 ТК РФ исключили обязанность работодателя издавать приказ о приеме сотрудника на работу. Допускается оформление приема на работу только на основании трудового договора.

Если работодатель решит отказаться от издания приказов о приеме на работу, следует проанализировать все ЛНА компании и внести изменения в те документы, где упоминается этот приказ. Поскольку многие кадровые документы требуют ссылку на номер документа, на основании которого была внесена запись или оформлено событие, то вместо приказа о приеме следует указывать реквизиты трудового договора.

Документ: Федеральный закон от 22 ноября 2021 года N 377-ФЗ

Новое основание для отстранения от работы

С 1 марта 2022 года работодатель обязан отстранить от работы сотрудника, который не использует выданные ему средства индивидуальной защиты, если это является обязательным — например, при работе с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на работах, выполняемых в особых температурных условиях.

Документ: Федеральный закон от 2 июля 2021 г. N 311-ФЗ