
заместитель директора департамента по кадровым услугам
Принимаем дела
Итак, для начала нужно принять дела. Это позволит оценить масштабы бедствия, а также составить план восстановления кадрового учета. Сделать это можно в несколько этапов.
Шаг 1. Изучаем документы, которые есть у компании с момента ее регистрации. В частности, имеются ли в наличии:
- устав компании;
- решение о назначении генерального директора;
- свидетельство о присвоении ОГРН;
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
- справки об открытых банковских счетах;
- извещение страхователю из ПФР и ФСС.
Устав должен содержать полное и сокращенное фирменное наименование компании, сведения о ее месте нахождения, а также данные о составе и компетенции органов ее управления, о размере уставного капитала, о правах и обязанностях участников, порядке хранения документов и иные сведения. Если в устав вносились существенные изменения, к примеру, о смене генерального директора или о размере уставного капитала, то нужно убедиться, что они зарегистрированы в налоговой инспекции. Проще всего нужную выписку из ЕГРЮЛ, в которой эти изменения уже отражены, запросить в налоговой инспекции сразу после внесения изменений.
Если окажется, что каких-либо документов по списку нет, необходимо их получить или восстановить. Иначе восстановление кадрового делопроизводства не будет закончено.
Шаг 2. После изучения регистрационных данных проверяют наличие и комплектность кадровых документов. Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень (таблица).
Перечень обязательных кадровых документов
Кадровый документ
|
Основание (норма законодательства)
|
Правила внутреннего трудового распорядка
|
Ст. 56, 189, 190 ТК РФ
|
Штатное расписание
|
Ст. 57 ТК РФ
|
Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников
|
Ст. 86–88 ТК РФ
|
График сменности (при сменной работе)
|
Ст. 103 ТК РФ
|
График отпусков
|
Ст. 123 ТК РФ
|
Правила и инструкции по охране труда
|
Ст. 212 ТК РФ
|
Табель учета рабочего времени
|
Ст. 91, 99 ТК РФ
|
Приказы о назначении сотрудников
|
Ст. 68 ТК РФ
|
Приказы об увольнении сотрудников
|
Ст. 84.1 ТК РФ
|
Трудовые договоры
|
Ст. 56, 57, 67 ТК РФ
|
Трудовые книжки
|
Ст. 62, 65, 66 ТК РФ
|
Личные карточки сотрудников
|
П. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225
|
- место работы сотрудника;
- трудовые функции;
- дата начала работы;
- условия оплаты труда;
- компенсация за тяжелую работу и работу с вредными и (или) опасными условиями труда;
- условия, определяющие характер работы (на дому, разъездной, в пути);
- условия об обязательном социальном страховании;
- режим труда и отдыха.
Если трудовые договоры отсутствуют, этот факт фиксируют в докладной записке или акте.
Имейте в виду
Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ законодательством не предусмотрен – его нужно заменить на трудовой договор.
Шаг 5. Наконец, приступаем к проверке трудовых книжек. Все ли они в наличии, внесены ли записи о приеме на работу, соответствуют ли записи в книжках фактическим данным. Нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.
Результаты проведенной проверки отражают в акте приема-передачи дел.
После принятия дел начинается восстановление кадровых документов. Их упорядочение позволит выстроить систему кадрового учета и избежать возможных штрафов от трудовой инспекции за нарушения законодательства, выявленные в ходе будущих проверок. Приведенные ниже советы по восстановлению кадрового учета помогут вам избежать ошибок.
Имейте в виду
В идеале восстановление кадровой документации производится с учетом временных периодов. То есть ориентируясь на дату их принятия или внесения в них изменений. Однако это не всегда удается сделать.
Также не стоит забывать, что любое изменение условий трудового договора должно фиксироваться в соглашении между работником и работодателем (ст. 72 ТК РФ).
ПРИМЕР
Запись о приеме на работу сотрудника внесена не корректно. Следующая после этого запись о переводе работника не содержит оснований для ее отмены. Для исправления ошибки в трудовой книжке ставят порядковый номер и текущую дату. В разделе «Сведения о приеме на работу…» пишут, что запись под номером ... недействительна, и вносят запись о приеме на работу с правильной формулировкой и датой. При этом добавляется информация о дате приема сотрудника:
№
записи |
Число
|
Месяц
|
год
|
Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнения (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)
|
Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
|
|
Общество с ограниченной ответственностью
«Ромашка» |
|
|||
|
|||||
|
(ООО «Ромашка»)
|
|
|||
12
|
16
|
07
|
2009
|
Принята на должность заместителя главного бухгалтера по работе с поставщиками услуг в
финансовый отдел |
Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС
|
13
|
22
|
12
|
2010
|
Переведена на должность финансового директора в финансовый отдел
|
Приказ от 22.12.2010 № 158/ЛС
|
14
|
05
|
04
|
2011
|
Запись за № 12 недействительна. С 29.07.2009
принята на должность заместителя главного бухгалтера в финансовый отдел |
Приказ от 29.07.2009 № 90/ЛС
|
После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя компании. А также скреплена печатью или опломбирована.
Например, если работник переведен в другой отдел, то проверяют, была ли утверждена в штатном расписании, действующем в том периоде, его должность и соответствующий размер оклада.
Если журнал регистрации приказов по сотрудникам отсутствует, то придется провести анализ расчетных ведомостей и выявить все изменения оплаты труда, должностей и подразделений за весь период восстановления кадрового учета.
• утвердить новую;
• внести изменения в существующую.
Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).