Восстановление кадрового учета, делопроизводства и документации

Восстановление кадрового учета — это основной этап по приведению в порядок кадровой документации и первичной учетной документации компании в целом. Если кадровый учет не ведется должным образом, то и бухгалтерию невозможно вести полноценно: например, для проверки правильности расчета заработной платы бухгалтеру нужен табель учета рабочего времени. Рассказываем, как проходит процесс восстановления кадрового учета в организации, где его не вели либо вели частично, допуская ошибки, пробелы и неточности.

Оглавление
Оценка текущего состояния кадрового учета
Восстановление кадровых документов
Чем мы поможем

Этап 1: Оценка текущего состояния кадрового учета

Для начала нужно принять дела и провести аудит документов и локально-нормативных актов. Это позволит оценить ситуацию и составить план восстановления кадрового учета. Оценка текущего положения, т.е. аудит, проходит в несколько шагов.

Шаг 1. Проверка регистрационных данных организации и наличия обязательного пакета документов.

В частности:

• устава компании;

• решения о назначении генерального директора;

• свидетельства о присвоении ОГРН;

• свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;

• документы, подтверждающие факт регистрации компании в СФР.

Проверяем наличие этих документов. В дальнейшем эти документы могут косвенно влиять на восстановление кадрового делопроизводства.

Шаг 2. Проверка наличия и комплектности кадровых документов.

Законодательством предусмотрен их обязательный для компаний перечень.

Перечень обязательных кадровых документов:

На этом этапе выявляются недостающие кадровые документы, которые необходимо будет восстановить с учетом оценки риска отсутствия того или иного документа.

Шаг 3. Анализ содержания трудовых договоров.

Нужно проверить, отражены ли в них все обязательные условия, перечисленные в ст. 57 ТК РФ:

• место работы сотрудника (включая отражение обособленного подразделения, расположенного в другой местности, при необходимости);

• трудовые функции;

• дата начала работы;

• условия оплаты труда;

• условия труда на рабочем месте;

• условия, определяющие характер работы (дистанционно, на дому, разъездной, в пути и т.д.);

• условия об обязательном социальном страховании;

• режим труда и отдыха.

Затем сравнивают виды оплаты труда по трудовому договору и по расчетной ведомости. Начисленные сотрудникам выплаты должны соответствовать кадровым документам. Например, если в ведомости отражена оплата в нерабочий день, то проверяют, получено ли согласие сотрудника на работу в выходной (ст. 113 ТК РФ). А также не относится ли работник к льготной категории, то есть можно ли его вообще привлекать к такой работе (ст. 113, 259 ТК РФ).

Важно!

Иногда иностранные работодатели подменяют трудовой договор, по сути, письмом – так называемым job offer. В нем дается краткое описание основных условий работы сотрудника. Такой документ российским законодательством не предусмотрен — его нужно заменить на трудовой договор.

Шаг 4. Проверка штатного расписания.

В этом документе фиксируют названия всех структурных подразделений, должностей, специальностей, вносят размеры окладов и постоянных надбавок. Штатное расписание, как правило, составляется на определенный период времени. Поэтому нужно последовательно проверить каждый такой период. Во время проверок налоговые органы требуют этот документ чаще всего.

Шаг 5. Проверка трудовых книжек.

Важно проверить:

• все ли они в наличии для тех сотрудников, которые оставили ведение трудовой книжки на бумажных носителях;

• внесены ли записи о приеме или переводе на другую работу;

• соответствуют ли записи в книжках фактическим данным;

• нет ли ветхих и невостребованных трудовых книжек.

После сверки записей в трудовых книжках проверяют книгу учета движения трудовых книжек. Книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии)..

Этап 2: Восстановление кадровых документов

Теперь, когда все пробелы в документации выявлены, определен перечень недостающих документов, нужно их восстановить. Это позволит в дальнейшем правильно выстроить систему кадрового учета и избежать штрафов за нарушения законодательства при проверке со стороны трудовой инспекции. Ниже дадим несколько советов, которые помогут избежать ошибок. 

Cовет 1. Разъясните менеджерам и работникам, что нельзя подписывать не полностью оформленные работодателем документы. Это защитит компанию от возможных штрафов. Чем честнее работодатель с сотрудниками, тем больше вероятность получить от них поддержку.

Совет 2. Отсутствие документов на уже уволенных сотрудников - очень частая ситуация. Чтобы не отвечать за ошибки предыдущих кадровиков, не подписавших с бывшими работниками нужные документы, составьте акт о передаче дел или издайте приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. В случае, если трудовая инспекция обнаружит нехватку документов, этот документ поможет избежать проблем.

Совет 3. При восстановлении кадрового делопроизводства обращайте особое внимание на хронологию и корректность записей в трудовых книжках. Книжки относятся к бланкам строгой отчетности, сотрудники трудовой инспекции проверяют их в первую очередь. Порядок ведения и заполнения трудовых книжек регулируется отдельной инструкцией, утвержденной Приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 19 мая 2021 г. N 320н.

Совет 4. Штатное расписание лучше восстанавливать по периодам. В этом случае порядок восстановления зависит от хронологии утверждения приказов по сотрудникам компании, поскольку именно кадровые события (приемы, переводы, изменения оплаты труда) влияют на структуру штатного расписания.

Если нужно внести много изменений, разумнее утвердить приказом новое штатное расписание. Если же речь идет об одном-двух изменениях, то можно просто эти изменения утвердить соответствующим приказом.

Совет 5. Анализируйте причинно-следственные связи между документами. Все документы, который относятся к сфере кадрового учета, расчета заработной платы и бухгалтерского учета, взаимосвязаны. Например, если работник находится в отпуске, то факт его отсутствия отражается в табеле учета рабочего времени (форма Т-13). Затем на основании табеля учета рабочего времени и приказа на отпуск (форма Т-6) рассчитывается средний заработок за этот период (форма 0504425).

После восстановления кадровой документации полезно провести дополнительное обучение сотрудников кадровой службы, чтобы в дальнейшем не допускать ошибок и пробелов в ведении кадрового учета организации.

Чем поможет Unicon Outsourcing

Восстановление кадрового учета силами самой организации - задача объемная и непростая, особенно если она поручена тем же самым сотрудникам, которые уже допустили ошибки и недочеты в его ведении. К тому же это дополнительная нагрузка, и у кадровиков просто на будет хватать рабочего времени на весь объем задач. А если грядет проверка и нужно успеть восстановить кадровый учет до нее, задача становит.

Чтобы быть уверенным в итоговом результате, лучше поручить и восстановление кадрового учета профессионалам.

Специалисты Unicon Outsourcing:

• Проверят ведение кадрового делопроизводства в вашей организации на соответствие российскому трудовому законодательству;

• Восстановят кадровую документацию, исправят ошибки;

• Оценят эффективность кадровых бизнес-процессов и предложат решения по их оптимизации;

• Дадут рекомендации по предотвращению ошибок учета в будущем;

• Сопроводят при прохождении проверки трудовой инспекции, если это необходимо.

Мы можем провести как кадровый аудит, так и восстановление кадровой документации. Точный перечень необходимых услуг будет зависеть от потребностей конкретной организации.

Правильное ведение кадрового учета и документооборота — это залог правильности ведения бухгалтерии, минимизация рисков получить штраф и отсутствие трудовых споров с сотрудниками.