Как оформить возврат средств из ФСС за мероприятия по охране труда

Чтобы получить выплату на расчетный счет, нужно до 15 декабря 2022 года подать в ФСС заявление на оплату уже произведенных подтвержденных расходов, которые были одобрены после поданного вами в срок до 1 августа заявления.

Порядок возмещения расходов:

• Получите разрешение (с 1 января по 1 августа)

• Проведите запланированные мероприятия по охране труда (до 1 декабря)

• Подготовьте документы, подтверждающие производственные расходы

• Отправьте заявление о возмещении производственных расходов (не позднее 15 декабря)
  

ФСС РФ принимает решение и перечисляет в течение 5 рабочих дней.

! Расходы, фактически произведенные страхователем, но не подтвержденные документами о целевом использовании средств, не подлежат возмещению.

Правила финансирования предупредительных мер утверждены Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 14 июля 2021 года № 467н. На финансовое обеспечение предупредительных мер страхователь может направить до 20% сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, которые были начислены за предшествующий календарный год.

1. Общий порядок финансового обеспечения предупредительных мер.

Финансирование мер по профилактике травматизма и профессиональных заболеваний происходит за счет сумм страховых взносов на обязательное социальное страхование, выплаченных в текущем финансовом году. Поэтому за мероприятия, проведенные в 2021 году, получить возмещение в 2022 году невозможно.

За разрешением на финансирование предупредительных мер нужно обратиться в территориальный орган ФСС России, который прикреплен к месту регистрации работодателя: оно указано в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

В 2022 году Компании (страхователи) должны подать в ФСС заявление и пакет документов по планируемым затратам в срок до 1 августа (прил. № 1 к Приказу ФСС от 07.05.2019 № 237), до 15 декабря подать еще одно заявление — о возмещении уже проведенных расходов (прил. № 14 к Приказу ФСС от 04.02.2021 № 26). Но никто не запрещает представить документы уже сейчас, если вы получили подтверждение произведенных затрат.

Пример. Весной 2022 года Компания подала в ФСС заявление с планом затрат. Специалисты территориального ФСС выдали на руки приказ-разрешение на запрошенную сумму. В июне 2022 года в Компании закончилась процедура специальной оценки условий труда, медицинский осмотр сотрудников и/или закупка необходимых средств индивидуальной защиты. Ни что не препятствует подаче заявления на возмещение этих затрат сразу, не дожидаясь 15 декабря. Таким образом экономится время и отсутствует риск подачи документов в последний момент.

Представить документы можно лично — в территориальный орган ФСС России, в МФЦ, а также отправить Почтой России или через интернет. Электронное заявление подают через Единый портал государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru.

2. Что можно компенсировать за счет средств ФСС России. 

3. Какую сумму возместит ФСС России.

Сумма возмещения будет зависеть от размера взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, начисленных за предшествующий календарный год.

Из этой суммы бухгалтерия вычитает расходы предшествующего календарного года на пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастными случаями на производстве или профессиональными заболеваниями, на оплату отпуска застрахованного на весь период его лечения и проезда к месту лечения и обратно. Затем нужно выделить 20% из этой суммы. Именно на это и можно рассчитывать. Если же вы организовывали санаторно-курортное лечение предпенсионеров, то объем финансирования можно увеличить и до 30%. На полученную сумму можно составить план финансового обеспечения и подготовить заявление в ФСС России

Рекомендации

Заранее уточните в бухгалтерии, какую сумму получите от ФСС на охрану труда. Если заранее знать сумму – это поможет спланировать мероприятия, которые можно заявить на возмещение.

Если в Компании за два предшествующих календарных года не выделялись деньги на предупредительные меры, то объем финансирования в текущем году рассчитывается исходя из отчетных данных за три последовательных предыдущих календарных года. Затраты в текущем финансовом году не должны быть больше суммы страховых взносов, подлежащих перечислению в ФСС России за год в целом.

Дополнительно свяжитесь со специалистом ФСС и узнайте сумму взносов, которые можно возместить.

Узнайте в бухгалтерии Компании, к какому отделению ФСС отнесено предприятие, и позвоните, чтобы узнать, к кому из специалистов прикреплено предприятие. Перечень адресов, телефонов и графиков работы территориальных органов ФСС в субъектах РФ можно найти на официальном сайте фонда, официальных сайтах территориальных органов фонда, в федеральном реестре и на Едином портале.

Сообщите специалисту ФСС, что собираетесь написать заявление о возмещении страховых взносов. Узнайте у специалиста сумму взносов по данным ФСС, которая подлежит возмещению. 

Специалист отделения ФСС окажет содействие, так как количество принятых заявлений – один из показателей его работы.

Как правило, специалист ФСС:

• помогает выбрать позицию или позиции, по которым ФСС возместит взносы;
• проконсультирует о документах по выбранной позиции, которые нужно приложить к заявлению;
• направит действующие формы документов – заявление, план финансового обеспечения и т. п.;
• проверит, правильно ли составлены документы, по электронной почте – это избавит вас от дополнительных поездок в отделение ФСС без предварительного согласования документов.

Если специалист отказывается называть сумму финансирования по телефону, то направьте официальный запрос.

4. Подберите мероприятия для максимального возмещения взносов и откорректируйте план мероприятий.

С учетом сумм, которые получите от ФСС, определите мероприятия, расходы на которые можно возместить. Рассмотрите мероприятия из плана мероприятий по охране труда на текущий год. При расчете возмещаемых сумм выгоднее подобрать мероприятия, которые позволят получить максимальную сумму возмещения.

Мероприятия, за которые можно вернуть средства, перечислены в пункте 3 Правил финансирования (приказ Министерства труда
и социальной защиты Российской Федерации от 14 июля 2021 года № 467н).

5. Составьте план финансового обеспечения.

Получив сводку об объеме средств для возмещения, составьте план финансового обеспечения. Форма Плана приведена в приложении к Приказу Минтруда России от 10.12.2012 № 580н, а также размещена на сайте территориальных органов ФСС России в разделе «Предупредительные меры».

Рекомендации

План финансового обеспечения предупредительных мер не всегда согласует руководитель филиала ФСС, в который вы подаете заявление. Например, для Москвы руководители филиалов ФСС не ставят визу согласования, ее ставит только руководитель регионального отделения ФСС РФ. Поставите визу руководителя «своего» филиала, план могут не принять. Уточните этот момент заранее по телефону в территориальном органе ФСС России.

Включите в план финансового обеспечения затраты, которые Компания только планирует в текущем году. Например, планируемую специальную оценку условий труда можно включить в план и представлять поэтапные отчеты о ее проведении в отделение ФСС. Для этого необходимо, чтобы Компания заключила договор с организацией, которая проводит СОУТ, до подачи заявления в ФСС.

В плане укажите количество единиц. Для спецоценки условий труда единица — это рабочее место, для медосмотра — человек, для средств индивидуальной защиты — пара, комплект, штука

Если сумма затрат в текущем году превышает сумму, которую профинансирует ФСС, рекомендуем направить вместе с планом финансового обеспечения пояснительную записку. В ней укажите, что разницу между суммой затрат на мероприятия по охране труда и 20 процентами от страховых взносов ваша организация оплатит за счет собственных средств.

Рекомендации 

Рекомендуем также составить документы для подачи в территориальные органы ФСС РФ, но не сразу подписывать их у руководителя Компании и главного бухгалтера, а сначала показать сотрудникам территориального органа ФСС РФ для проверки. Специалист фонда внесет замечания и дополнения, и вы сможете подать руководству уже отредактированный документ на подпись.

Финальный план финансового обеспечения подпишите у главного бухгалтера и у генерального директора Компании. Затем отнесите два экземпляра плана в отделение ФСС. После проверки плана на вашем экземпляре работники ФСС поставят отметку о принятии.

Получите у специалиста отделения ФСС заверенную выписку из приказа о финансовом обеспечении мер для вашей Компании.

В Приказе Минтруда России от 10.12.2012 № 580н есть пункт «Реализация мероприятий по приведению уровней воздействия вредных и (или) опасных производственных факторов на рабочих местах в соответствие с государственными нормативными требованиями охраны труда». Он включает в себя и спецоценку условий труда, и приобретение СИЗ, но только для тех Компаний, у кого сотрудники работают исключительно во вредных условиях.

Пользоваться этим пунктом не получится, если выдаете СИЗ и тем, кто трудится в допустимых условиях, хоть и с производственными загрязнениями или низкими температурами. Применяйте пункт «г» Правил, утв. Приказом Минтруда России от 10.12.2012 № 580н.

6. Напишите заявление о финансовом обеспечении мер в ФСС России.

Чтобы оформить возврат средств на охрану труда от ФСС, составьте заявление о финансировании мероприятий по охране труда и приложите к нему пакет документов. Подать заявление нужно в территориальный орган ФСС по месту регистрации предприятия. На основании такого заявления ФСС рассматривает, будут ли выплачены средства и в каком объеме. Бланк заявления можно найти на сайте территориального органа ФСС России, к которому прикреплен работодатель. Сейчас применяется форма, утвержденная Приказом ФСС от 07.05.2019 № 237. Другую не примут.

Составить заявление несложно. Главное — не убирайте лишнюю, на ваш взгляд, информацию, которая есть на бланке. Это важно.

Подать заявление с приложениями можно несколькими способами:

1. На личном приеме — в форме распечатанного документа в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации Компании. Заявление на бумажном носителе оформите в двух экземплярах. На вашем экземпляре специалист отделения ФСС сделает отметку в принятии заявления и назначит проведение камеральной проверки по наличию или отсутствию пеней.
2. Почтовым отправлением — в распечатанном виде в территориальный орган ФСС РФ по месту регистрации. Сопроводите письмо описью и отправьте с уведомлением. Это необходимо, чтобы вы могли подтвердить факт и дату отправления.
3. Через Единый портал госуслуг — в электронной форме.
4. Через МФЦ.

7. Как и какие документы подавать.

Для успешной подачи заявления представьте в территориальный орган ФСС России пакет документов:

• Заявление с приложениями.

• План финансового обеспечения предупредительных мер.

• Копию перечня мероприятий по улучшению условий и охраны труда работников, разработанного по результатам СОУТ, или копию (выписку из) коллективного договора или соглашения по охране труда между работодателем и представительным органом работников.

• Документы (копии документов), обосновывающие необходимость финансового обеспечения каждого из мероприятий, включенных в план финансового обеспечения предупредительных мер в соответствии с пунктом 4 Правил финансирования.

• Документы, удостоверяющие личность, и доверенность на сотрудника, который подает документы.

• Приложения к заявлению.

Рекомендации

Доверенность на того, кто будет подавать документы в территориальный орган ФСС России – один из важнейших документов. Запросите ее у юриста Компании. В доверенности укажите, что доверенное лицо может не только подавать документы, но и забирать решение, заверять копии документов и сдавать отчет об использовании страховых сумм.

Оформленная доверенность позволит заверять копии документов печатью Компании — без гербовой печати документы не примут. Напишите «Копия верна», укажите должность, подпись, расшифровку подписи, а также дату заверения документов. Заверяется копия каждого документа. Документы могут быть многостраничными, в этом случае заверяйте копию документа, а не копию каждого листа.

Таблица. Документы, которые нужно приложить для возмещения расходов на мероприятия по охране труда

8. Узнайте, принял ли ФСС заявление

Чтобы узнать, принял ли ФСС заявление о финансировании мероприятий по охране труда, зайдите на официальный сайт территориального органа ФСС. На сайте в течение одного рабочего дня с даты регистрации заявления появится информация о поступившем заявлении и о ходе его рассмотрения (п. 9 Правил финансирования). 

Таблица. Срок принятия решения ФСС о возмещении взносов на травматизм

Свое решение ФСС оформит приказом и направит его в течение трех рабочих дней на предприятие. Если ФСС откажет в финансировании, то он укажет причины отказа.

ФСС может отказать в возмещении взносов по одной из четырех причин:

•  у предприятия есть задолженность по уплате страховых взносов, пени и штрафы, не погашенные на день подачи страхователем заявления. Риск отказа есть, даже если долг составляет несколько рублей;

• документы содержат недостоверную информацию;

• средства на возмещение взносов предприятиям, которые предусмотрены бюджетом ФСС, полностью распределены;

• предприятие представило неполный комплект документов.

По другим причинам ФСС отказать не вправе.

9. Направьте заявление о возмещении расходов на охрану труда.

После того как работодатель получит от ФСС решение о финансовом обеспечении предупредительных мер, подготовьте заявление о возмещении произведенных расходов на оплату предупредительных мер и приложите к нему документы, которые подтверждают целевой расход средств. Чтобы уточнить, какие документы приложить, свяжитесь со специалистом территориального ФСС. 

10. Получите деньги от ФСС 

ФСС может вернуть деньги за мероприятия по охране труда, как только получит заявление о возмещении произведенных расходов на оплату предупредительных мер. Для этого ФСС в течение пяти рабочих дней со дня приема заявления принимает решение о возмещении средств и переводит средства на расчетный счет страхователя, указанный заявлении.

11. Как отчитаться в ФСС России о произведенных расходах.

До 2021 года страхователи подавали в ФСС отчет об использовании сумм страховых взносов. Теперь изменился принцип финансирования. Поэтому чтобы получить выплату на расчетный счет, нужно до 15 декабря 2022 года подать в ФСС заявление на оплату уже произведенных подтвержденных расходов, которые были одобрены после поданного вами в срок до 1 августа заявления.

Следовательно, если суммы страховых взносов не были потрачены, то отчет об использовании сумм страховых взносов в 2022 году подавать не требуется. Все же рекомендуем узнать в своем территориальном отделении ФСС, не установлен ли каким-либо внутренним регламентом иной порядок сдачи отчета о потраченных средствах.