Перевод бухгалтерии на аутсорсинг выгодно и безопасно

В современных, не самых простых, экономических условиях многие предприниматели задумываются над способами оптимизации затрат или перевода затрат из постоянных в переменные. Т.е. снизился объем продаж — хотелось бы платить меньше. Или получать гораздо больше за те же деньги.

Один из вариантов — передача бухгалтерии на аутсорсинг. Есть стереотип, что аутсорсинг подходит только малому бизнесу. Но последние года и средние, и крупные компании передают на аутсорсинг бухгалтерию в целом или отдельные участки — для повышения отдачи от функции и где цена ошибки велика.

Однако если не учесть различные нюансы, вместо экономии можно получить серьезные проблемы и еще большие траты. Рассмотрим, как эффективно и безопасно выстроить работу с аутсорсинговой компанией.

Что входит в стоимость бухгалтерии для вас и за счет чего выходит оптимизация?

Организация и обслуживание рабочих мест

Сюда относится аренда офиса, покупка мебели, компьютеров и необходимого программного обеспечения, а также оплата коммунальных услуг, клининга и т.д. Стороннему бухгалтеру не нужно выделять место в офисе, оборудование ему предоставляет аутсорсинговая компания, она же оплачивает лицензии на профессиональные программы.

Заработная плата и прочие выплаты сотрудникам

Размер оплаты труда штатных работников, как правило, не зависит от объёма выполняемых ими задач. Вы выплачиваете заработную плату и соц. взносы. При ведении учета аутсорсером вы оплачиваете только фактически выполненные услуги, которые предусмотрены договором. Т.е. если бухгалтер 2 месяца загружен на 80%, а только на третий на 100% — здесь и лежит зона экономии.

Оплата курсов повышения квалификации персонала

Изменения в бухгалтерском и налоговом законодательстве происходят ежегодно. Чтобы качественно вести учет, специалисту необходимо постоянно обновлять свои знания, а это стоит не дёшево. Нанимая бухгалтера на аутсорсинг, вы получаете профессионала, за квалификацию которого платите не вы.

Затраты на оплату HR

Если штатный специалист уволился, заболел или вышел в декретный отпуск, его нужно заменить, перераспределить нагрузку, на что тратятся время и ресурсы других сотрудников. Простой в учёте или его ведение некомпетентными лицами может привести к проблемам с налоговой, штрафам и другим неприятностям. Заключая контракт с фирмой-провайдером, вы можете быть уверены, что обслуживание вашего бизнеса будет вестись непрерывно.

Таким образом, при передаче бухгалтерии сторонней компании с клиента снимается сразу несколько статей расходов. Помимо этого, предприятие получит финансовую выгоду за счет качества оказания услуг.

Аутсорсинговая компания:

Несет ответственность за все ошибки — это прописано в договоре. Если по ее вине заказчик получит штраф от налоговой службы, то оплачивать его будет аутсорсер.
Заинтересована в профессионализме своих сотрудников, вкладывает средства в их обучение и разработку контрольных процедур, содержит отдел методологии.
Содержит большой штат сотрудников, специализирующихся на разных отраслях экономики. Вы сможете подобрать бухгалтера, который разбирается в нюансах ведения учета именно в вашей нише.

Еще одна возможность для экономии — выявление резервов с целью сокращения налоговой нагрузки. Иногда затраты на аутсорсинг полностью окупаются за счет разблокировки арестованных счетов или возврата излишне уплаченных по ошибке сумм, а также законного применения доступных налоговых льгот.

Немаловажный ресурс для предпринимателя — это время. Передав бухгалтерию провайдеру, руководитель может сосредоточиться на более важных бизнес-процессах.

Заключая договор со сторонней организацией, вы платите за профессионализм, не затрачивая при этом лишних средств. Высвобожденные ресурсы можно потратить на развитие и укрепление бизнеса. Однако, у ведения бухгалтерии провайдером могут быть и свои минусы.

Возможные риски работы с аутсорсинговой компанией и способы их избежать:

Риск увеличения стоимости. Обычно провайдер просит заполнить анкету с вашими параметрами, и на основании нее делает расчет стоимости. Эффективнее пригласить провайдера сделать мини-аудит ваших процессов, тогда он будет обладать полной информацией и сможет предложить вам максимально точную стоимость услуг.
Сложности получения вашей учетной базы в случае расторжения договора. Рекомендуется возможность получения обратно базы прописать в договоре или попросить провайдера предоставлять вам копию базы на регулярной основе.
Утечка информации. В целом в такой ситуации провайдер рискует своей репутацией, ему сложно будет привлекать новых клиентов, поэтому провайдер контролирует утечки тщательнее, чем вы сами, предусматривая массу контролей.

Как выбрать аутсорсинговую компанию?

Главными критериями, как и при выборе любых консультантов, являются длительный успешный опыт работы с аналогичными предприятиями, рекомендации от прежних заказчиков, квалификация сотрудников, страховка рисков профессиональной ответственности и соотношение цена-качество. Также необходимо, чтобы в договоре была прописана гарантия сохранения конфиденциальности информации.

Важно наличие прозрачных бизнес-процессов, позволяющих контролировать их исполнение. Также рекомендуется изучать информацию о компании-аутсорсере в прессе и интернете, найти отзывы, побеседовать с теми специалистами, которые будут закреплены за вашей организацией.

Не стоит ориентироваться исключительно на стоимость. Сравнение нескольких предложений должно быть основано на сопоставлении базового пакета бухгалтерского сопровождения. У компаний, предложивших самые низкие цены, может быть минимальный набор услуг, а за все дополнительные операции придется доплачивать.

Правила безопасного перехода на аутсорсинг

Этим процессом, как и любым проектом, можно и нужно управлять.

Для этого обе стороны формируют проектные команды. Со стороны клиента в нее, как правило, входят представители всех функциональных подразделений, которые затрагивает аутсорсинг: дирекция по персоналу, финансовая служба, IT-отдел. Менеджером проекта часто назначают финансового директора или кого-либо из его заместителей.

Обмен информацией о статусе проекта, обсуждение возникающих проблем и возможных путей их решения стоит проводить регулярно, иначе переход может затянуться надолго.

По времени притирка компаний, как правило, занимает от месяца до полугода в зависимости от масштабов бизнеса и квалификации провайдера.

Чтобы взаимодействие проходило эффективно, рекомендуется заранее обсудить такие вопросы:

Осуществление контроля работы бухгалтера. Имеется ли у заказчика доступ к базе документов и системе отчетности, есть ли в договоре пункт о возмещении финансовых потерь по вине аутсорсера и т.д.
Перечень, формат и порядок передачи аутсорсеру необходимых документов и баз данных, а также порядок организации документооборота, способы коммуникации, каналы связи (основные и запасные). В хорошей аутсорсинговой компании за каждым клиентом закреплен свой бухгалтер, к которому можно обращаться по всем вопросам, прописанным в договоре.
Формирование цен на обслуживание. Что входит в стоимость, от чего зависит ее изменение.
Распределение функций и ответственности специалистов с обеих сторон.
Основные процедуры по обеспечению непрерывности предоставления услуг (например, в случае задержки в предоставлении информации со стороны клиента).

Важно помнить, что в договоре и в приложении к нему необходимо отразить все нюансы, касающиеся работы, включая перечень уполномоченных лиц, стоимость и условия оказания услуг, регламент взаимодействия по каждой из них, способы коммуникации и т.д.