Кадровый электронный документооборот: как перейти

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) – это полный или частичный перевод кадровой документации в цифровой формат. При этом сотрудники компании могут подписывать документы без личного присутствия, используя цифровую подпись. 

Данное направление автоматизации бизнес-процессов начало активно развиваться с 2021 года, когда в Трудовой кодекс были внесены изменения в главу 49.1 «Особенности регулирования труда дистанционных работников». В документе был расширен перечень видов электронных подписей и уточнены виды документов для использования в электронном виде. Вкупе с растущей популярностью удаленного формата работы это способствовало активному переходу к цифровым технологиям, которые значительно облегчают работу кадровой службы.

Оглавление
Зачем переходить на КЭДО
Подпись документов в КЭДО
Как внедрить КЭДО
Этапы перехода
Чем мы поможем

Зачем переходить на кадровый электронный документооборот

Кадровая служба любой компании ежегодно оформляет десятки кадровых документов на каждого сотрудника, и каждый из таких документов порой подписывает не один человек. На это уходит много временных и материальных затрат. А если в компании есть удаленные сотрудники, появляются и дополнительные расходы на логистику обмена кадровыми документами. Работа с бумажным архивом кадровых документов также не очень удобна: они занимают много места, архивные документы не очень удобно искать

Внедрение системы КЭДО дает компании заметные преимущества в управлении кадровыми процессами:

• Оптимизация работы кадров. Автоматизация процессов управления кадрами позволяет значительно сократить временные затраты на обработку документов, организацию процесса подписания (например, прием на работу, увольнение, отпуск и т.д.).
• Улучшение доступности и хранения данных. В электронном виде документы значительно удобнее хранить: в отличие от бумажных, они не занимают места, а поиск нужных документов в электронном архиве занимает секунды.
• Увеличение прозрачности управления персоналом. В системе кадрового электронного документооборота все действия по обработке кадровых документов записываются и их легко отследить, что способствует более четкому контролю и предотвращает возможные ошибки или недоразумения.
• Сокращение рисков и обеспечение безопасности данных. Электронный документооборот в области кадров уменьшает риск потери или порчи бумажных документов, а также обеспечивает сохранность и защиту конфиденциальной информации о персонале.
• Улучшение координации и сотрудничества в кадровых процессах. Системы кадрового электронного документооборота позволяют легко согласовывать информацию между различными отделами компании – в частности, быстро передавать информацию в бухгалтерию для расчетов. 
• Эффективность отчетности. Удобство и быстрота доступа к данным в системе КЭДО облегчают составление отчетов, анализ статистики и формирование аналитики по кадровым процессам для улучшения стратегических решений.
• Экономия ресурсов. Электронный документооборот позволяет сэкономить время сотрудников на походы в отдел персонала, а также такие ресурсы, как офисная бумага, ресурс принтера, пространство для хранения бумажных документов и время, затрачиваемое на их обработку и организацию хранения.

Как подписывают документы в КЭДО

В кадровом электронном документообороте используется такой инструмент, как электронная (цифровая) подпись. 

На данный момент в России используют три вида электронной подписи:

• Простая электронная подпись. Это наименее сложный и доступный вид электронной подписи. Позволяет подписывать документы с помощью специальных программ или сервисов и не требует использования сертифицированного ключа.
• Усиленная неквалифицированная электронная подпись. Этот вид подписи использует сертифицированные ключи, выданные аккредитованными удостоверяющими центрами (УЦ) или выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства (приложение Госключ). Такая подпись имеет больший юридический статус и признается государством в качестве средства идентификации и подтверждения авторства электронных документов.
• Усиленная квалифицированная электронная подпись. Это наиболее высокий уровень электронной подписи. Он использует ключи, выданные квалифицированными УЦ и соответствует всем юридическим требованиям, установленным законодательством России для использования в юридически значимых документах.

Какой вид цифровой подписи используют в конкретных случаях, определяет ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ. Например, для подписания трудового договора или заявления на увольнение понадобится усиленная неквалифицированная электронная подпись, а для заявления на отпуск достаточно простой. 

Как перейти на кадровый электронный документооборот

Переход на КЭДО начинается с этих трех шагов:

1. Составьте перечень документов, которые планируете перевести в электронный формат.

В электронный вид можно перевести практически все кадровые документы. В Трудовом кодексе есть некоторые исключения, например, приказ об увольнении сотрудника, акт о несчастном случае на производстве, регистрация прохождения инструктажа по охране труда. Эти документы нужно всегда оформлять в бумажном виде с личной подписью сотрудника. Остальные можно переводить на КЭДО.

2. Подготовьте внутренние документы, регулирующие порядок и организацию КЭДО.

Нужно создать локальные нормативные акты: положение и соглашение о кадровом электронном документообороте, регламент по использованию электронных подписей, инструкции. Также потребуется уведомить всех сотрудников о планируемом переходе на электронный кадровый документооборот и получить письменное согласие от всех сотрудников о переходе на цифровой документооборот. 

3. Выберите техническое решение для КЭДО.

Существуют различные компании, предлагающие свои программные продукты для КЭДО. Выбирая подрядчика, обратите внимание на то, как давно продукт существует на рынке, насколько удобен в работе, нет ли функции дублирования данных, надежна ли его система защиты данных.

Этапы внедрения кадрового электронного документооборота

После предварительной подготовки можно переходить к самому процессу внедрения. Он осуществляется в несколько этапов: 

1. Систематизация работы с документами.
2. Составление схемы управления документацией. На ее основе создайте техническое задание для специалиста, который будет внедрять в вашей компании электронный кадровый документооборот.
3. Запуск процесса перехода на электронный документооборот. Вы можете сделать это по типам документации или по отдельным подразделениям. В первом случае произойдет поочередная автоматизация процессов обработки документов, а во втором – автоматизация сначала осуществится в одном отделе, а затем подключится к другим.
4. Организационный этап (нормативная база): ознакомление работников с Положением об электронном кадровом документообороте, уведомление работников, получение согласий и подписаний соглашений по использованию электронных подписей. Определение даты ввода в действие электронного кадрового документооборота.
5. Получение сертификатов электронной подписи. Вы должны выдать сертификаты ЭП своим сотрудникам, если речь идет об использовании усиленных электронных подписей.
6. Организация электронного архива документов. Весь заранее созданный архив необходимо будет конвертировать в цифровой формат, необходимо продумать организацию хранения электронных документов для последующего удобства работы с архивом.  
7. Обучение сотрудников работе в новой электронной системе. Обеспечьте персонал необходимыми пособиями, инструкциями, электронными подписями и паролями от системы КЭДО. Назначьте ответственных работников, которые будут контролировать процесс и следить за соблюдением новых внутренних актов.

КЭДО от Unicon Outsourcing

Компания Unicon Outsourcing предлагает внедрение кадрового электронного документооборота для вашей компании.

В наше решение входит:

• инструмент самообслуживания сотрудника с КЭДО на «1С: ЗУП 3.1»;
• электронный архив заявок и приказов;
• пакет документов, регламентирующих применение КЭДО в соответствии с ТК РФ.

Как мы внедряем электронный документооборот?

1. Оптимизируем все кадровые процессы с учетом применения электронного документооборота, определяем формат взаимодействия в рамках предлагаемого решения и согласовываем маршруты согласования, оцениваем риски перевода документов в электронный формат и настраиваем совместно автоматизированные контроли для минимизации этих рисков.
2. Готовим нормативную базу и электронные подписи для ваших сотрудников.
3. Внедряем техническое решение. Заносим в учетную систему и настраиваем организационную структуру, профили пользователей, их полномочия и права подписи, шаблоны документов. Присылаем необходимые инструкции и проводим обучение для работы в личном кабинете с ЭЦП.

Кадровый электронный документооборот – это эффективный инструмент, которым не стоит пренебрегать: он поможет оптимизировать управление персоналом и повысить производительность организации.