Олег Соколов,
руководитель группы поддержки бухгалтерских услуг
Что это?
Автоматизация бухгалтерского учета предполагает использование программного обеспечения. В этом случае часть задач бухгалтера перекладывается на ПО:- проведение расчетов (например, налогов и сборов);
- хранение данных (проводки, справочники контрагентов, договоров и пр.);
- создание сводных отчетов и выборок;
- заполнение бланков (счета, накладные).
Классификация бухгалтерских информационных систем
Бухгалтерские системы классифицируются:1. По отрасли применения
Например, системы, актуальные для туризма, гостиничного бизнеса, торговли, общественного питания, страховой или управленческой деятельности и т. д.
2. По степени автоматизации
- ручные системы. Они выполняют различные задачи при помощи специалиста (оператора);
- автоматические системы. Функции учета выполняются программным обеспечением, полностью исключая ручные операции;
- автоматизированные системы. Однотипные задачи выполняются, совмещая ручной труд и использование ПО.
Зачем нужны системы автоматизированного бухгалтерского учета
Автоматизированным системам можно передать часть задач отдела бухгалтерии полностью, например:- заполнение бланков и реквизитов, без ошибок и необходимости корректировки;
- обработку информации;
- ведение расчетов;
- представление аналитики в виде таблиц, графиков и диаграмм – все подсчеты ведутся по формулам, без риска просчета;
- создание учетных регистров;
- обмен информацией между филиалами компании, партнерами и т. д.;
- передачу данных в финансовые и государственные органы;
- контроль за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия;
- оперативное изменение системы в случае изменений в законодательстве РФ.
Кому необходима автоматизация бухгалтерского учета
- Руководителям компаний. Автоматизация позволяет сократить затраты на обработку документов и исключить ошибки. Благодаря программам, руководители и собственники компании владеют информацией о выручке, количестве продукции на складе, могут отслеживать расчетные и хозяйственные операции в режиме реального времени. Осуществляя регулярный контроль, владельцы предприятий снижают риски злоупотреблений и повышают качество управленческих решений.
- Штатным бухгалтерам. Сотрудники автоматизируют свои рутинные задачи: заполнение бланков, проведение расчетов, составление ведомостей. Вместо этого бухгалтеры выполняют более важные операции, которые нельзя привести к шаблону или математической модели. Например, оптимизация отдела, обучение персонала и т.д.
- Всем сотрудникам компании. Они могут оперативно получать необходимые справки и выписки, а также иные документы.
- Клиентам. Они получают акты и счета, подписанные электронной подписью, в удаленном режиме, исключаются простои на производстве и задержки отправки документации.
Какие участки учета можно автоматизировать
- Бухгалтерский учет. Программы дают возможность автоматизировать оформление первичных документов, работать с выписками из банков и платежными поручениями.
- Работа с документацией. Программы для бухгалтерского учета содержат шаблоны для создания договоров, счетов и других документов. Достаточно выбрать нужный и ввести свои данные. Их можно загрузить в Excel, сохранить и провести в учетной системе.
- Отчеты и налоги. Отчеты формируются автоматически, по информации, которую вводит бухгалтер. Их проверка также автоматизирована. Специалист только вносит дополнительные данные и добавляет электронную подпись. Программы самостоятельно следят за актуальностью форм и обновляют их.
- Электронный документооборот. Автоматизированные системы позволяют подписывать документы при помощи электронной подписи и обмениваться ими. Благодаря ПО можно управлять договорами, упростить документооборот внутри компании и упорядочить документацию при хранении - потеря бумаг исключается, поиск ускоряется.
- Проверка контрагентов. Автоматизация бухгалтерского учета позволяет снизить риск блокировки счетов, избежать проблем с налоговыми службами. Программы проверяют партнеров по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП.
- Коммуникация с банковскими организациями. Интеграция программы с банками позволяет ежедневно экономить много рабочего времени. Платежи можно отправлять в банк и загрузить из клиент-банка.
Программное обеспечение для автоматизации учета
Какие программы позволят автоматизировать бухгалтерский учет?1. Программы “1С”. Их возможности
Автоматизация процессов заложена в базовую версию “1С: Бухгалтерия”. Регулярно выходят обновления.Программа «1С: Бухгалтерия» имеет следующие возможности:
- наличие многоуровневого плана счетов;
- возможность ведения многомерного и многоуровневого аналитического учета;
- возможность вести количественный, многовалютный (по неограниченному количеству валют) учет;
- возможность вести бухгалтерский учет нескольких организаций в одной базе;
- условия для работы со сложными проводками;
- автоматическое формирование проводок при проведении документов;
- автоматическое заполнение большого количества регламентированных отчетов;
- возможность формирования статистических отчетов;
- обмен данными с контрагентами;
- автоматическая отправка отчетов в налоговые органы и фонды.
Автоматизация корпоративной отчетности
На базе “1С” можно настраивать или использовать готовые дополнительные модули. Например, модуль, который позволяет вести параллельный учет по плану счетов (GAAP, IFRS). Он позволяет в оперативном режиме получать необходимые данные в другой системе учета.
2. Программы для электронного документооборота
Сегодня многие компании предлагают электронный документооборот, например, такие так «СБИС», «Контур» и другие. Обмениваться электронными документами можно и с персоналом предприятия, и с контрагентами. На данный момент большинство документов и отчетов можно отправлять и получать в цифровом виде.Возможности электронного документооборота:
- электронный архив с удобным поиском, контролем сроков и ответственных;
- ускорение процессов обработки и согласования документов;
- прозрачный процесс даже при нескольких этапах согласования в разных подразделениях;
- нет необходимости использовать отдельную систему документооборота;
- минимизация человеческого фактора и вероятности потери документов;
- отсутствие затрат на содержание бумажного архива в части создания, обработки, передачи и хранения бумажных копий, экологичность;
- разграничение прав доступа к документам.
3. Программы для автоматизированной обработки бумажных первичных документов
На данный момент есть множество программ на рынке, которые позволяют автоматизировать обработку первичных бумажных документов. Например, Jetlex, Entera, Efsol и другие.Возможности автоматизированной обработки первичных документов:
- исключение ошибок ручного ввода и дублирования документов;
- сокращение временных затрат на ввод документов в систему;
- удобный доступ к документам непосредственно из “1С”;
- экономия времени на проверку корректности отражения регулярно встречающихся расходов и доходов.
4. Возможности для интеграции с системами складского учета и интернет-магазинами
Стандартный функционал “1С: Бухгалтерии” позволяет настроить автоматический обмен данными с системами складского учета и расчета зарплаты “1С” (“1С: УТ” и “1С: ЗУП” соответственно).При настройке обмена с “1С: УТ” первичные документы (поступления, реализации, платежи) потребуется вводить только в одной системе. Далее они автоматически будут выгружаться в бухгалтерскую систему. Аналогичным образом проводки по начислению зарплаты, зарплатных налогов и взносов могут автоматически загружаться в бухгалтерскую систему.
Возможности платформы “1С” позволяют при участии программистов настроить обмен данными с сайтами и складскими системами, построенными не на базе системы “1С”.
5. Индивидуальные решения
Такой вариант больше подойдет крупным компаниям с особенностями и спецификой в работе. Можно самостоятельно подобрать готовое решение для автоматизации специфики деятельности вашего предприятия или заказать его реализацию у разработчика. Вы можете лично обратиться к опытному IT-специалисту, чтобы тот познакомился с вашей учетной системой и предложил наиболее удачные способы автоматизации процессов.Как автоматизировать бухгалтерский учет?
1 этап – подготовительный. Он включает в себя анализ всех потребностей компании, внутрифирменных факторов и т. д.На данном этапе необходимо изучить специфику работы компании, особенности учета, учетную политику, план счетов, внутреннюю отчетность, должностные инструкции сотрудников и т.д. Затем проанализировать порядок документооборота, распределение служебных обязанностей, маршруты информации.
Такая предварительная подготовка необходима для того, чтобы определить масштабы нововведений. Например, какие службы нуждаются в общей базе, а какие – в автономных. Также выявляются сильные и слабые стороны работы бухгалтерии в вашей компании, принимается решение о необходимости изменений, реорганизации и т.д.
2 этап – постановка задачи. Необходимо четко определить, что станет основой внедрения и запуска автоматизации бухучета: какие программы подойдут лучше всего и какие технические средства потребуются. При выборе системы необходимо опираться на бюджет компании и следующие критерии:
- расходы на покупку, внедрение и сопровождение ПО;
- возможность интеграции с используемыми системами (если интеграция необходима);
- наличие оборудования и специализированного ПО, которые необходимы для работы системы бухгалтерского учета;
- необходимость работы в базе большого числа пользователей;
- возможность и стоимость обучения сотрудников;
- наличие в регионе обслуживающих компаний (они обеспечивают обновление ПО, поддержку);
- соответствие потребностям предприятия;
- возможность масштабирования.
3 этап – внедрение программы. Это установка, настройка ПО согласно разработанному техническому заданию, настройка обменов с другими системами. На этом этапе возможна модернизация оборудования под требования внедряемой системы.
4 этап – обучение сотрудников. После подключения инструментов автоматизации бухгалтерского учета необходимо научить персонал пользоваться данной системой. Все сотрудники должны работать с новой программой, чтобы не было рассинхронизации данных. Назначьте ответственных за процесс обучения или обратитесь к производителю.
5 этап – проведение тестового периода. Тест позволит сотрудникам попробовать систему автоматизации, выявить ее недостатки в конкретной бизнес-среде и сделать необходимые донастройки.
BDO Unicon Outsourcing занимается автоматизацией учетных бизнес-процессов в организациях разного размера: от небольших представительств, до крупных производственных компаний. Мы обеспечиваем полную конфиденциальность и безопасность ваших данных, переход на новые инструменты работы плавно и без потерь. У наших сотрудников большой опыт работы с информационными технологиями и программными платформами для разных отраслей бизнеса.
Почему BDO Unicon Outsourcing?
- Мы добиваемся оптимизации расходов за счет автоматизации рутинных процессов. Наши ИТ-специалисты внедряют и настраивают ИТ-решения для финансов, кадров, производства и менеджмента. Мы работаем со средним и крупным бизнесом, с российскими и международными компаниями.
- Наша система информационной безопасности соответствует стандарту ISO/IEC 27001:2020 и ФЗ-152.
- В компании настроены автоматизированные контроли качества, действует строгая система KPI
- Команда экспертов-методологов следит за изменениями законодательства, изучает актуальные практики и дает рекомендации по оптимальному построению бизнес-процессов для клиентов.
Наши консультации доступны по телефону 8 495 787-85-52.
Подпишитесь на наши материалы
Мы пишем только о самом важном. Вы будете первым узнавать об экономических событиях, которые влияют на ваш бизнес, о том, как сократить расходы, оптимизировать работу компании и принимать верные управленческие решения без погружения в операционные процессы.
Спасибо за подписку!
