Газета "Профессия"
Споры с сотрудниками, неожиданная проверка трудовой инспекции – кошмары из снов многих кадровиков. Если страшные сны стали регулярными, можно, конечно, начать прием успокоительного, но можно обойтись и без лекарств. Врача заменит аудитор. Достаточно просто навести порядок в кадровой документации. Кто поможет провести кадровую «уборку»? На этот вопрос отвечает заместитель директора департамента кадровых услуг аутсорсингового подразделения BDO Зульфия Юпашевская.
- Бесспорно, в этом поможет кадровый аудитор, который проведет профессиональную проверку. Главные задачи этого специалиста - проверка процедур и документов, связанных с управлением персоналом, и подтверждение того, что все оформлено верно. При анализе кадровых документов за основу берутся начисления по заработной плате за проверяемый период. Проверяется постановка кадрового учета, а также локальные акты, поскольку это основополагающие для компании документы.
Кадровый аудит может быть сплошным, когда проверяются все процедуры и документы по всем сотрудникам, или же выборочным, когда инспектируется какая-то выборка сотрудников в разрезе всех кадровых процедур. Обычно даже выборочная проверка позволяет выявить тренды системных нарушений трудового законодательства.
Очень часто сотрудники отделов по работе с персоналом просят не только проверить имеющийся документооборот на наличие ошибок, но и помочь с восстановлением документов в том случае, если часть архивов, например, была по каким-то причинам утрачена. И это тоже входит в компетенции кадрового аудитора.
- А кто, на ваш взгляд, наиболее нуждается в таком аудите?
- Компании, которым в силу определенных обстоятельств необходимо быть уверенными в том, что их документооборот и процедуры, связанные с управлением персоналом, находятся в полном соответствии с законодательством. Таких обстоятельств немало: меняется команда, работавшая в отделе HR, меняется собственник предприятия, ожидается проверка инспекции по труду. Иногда кадровый аудит дочерних структур заказывают штаб-квартиры крупных компаний для того, чтобы удостовериться, что во всех точках страны или мира работа с персоналом соответствует всем корпоративным нормам и требованиям местного трудового законодательства.
- Но ведь есть определенные правила, законы, которым крупные компании, стремящиеся к прозрачности, наверняка следуют, а значит, и спорных вопросов у них просто не должно возникать.
- Не все так просто. В России сложность точного соблюдения всех кадровых процедур заключается в том, что у нас отсутствует единый список требований, которые государство предъявляет к компании-работодателю. Часть их отражена в трудовом законодательстве, часть – в налоговом кодексе. Порой они противоречат друг другу. Кроме этого, постоянно меняются различные постановления. Поэтому даже в самых аккуратных компаниях могут случиться казусы.
- Как часто следует проводить проверки?
- По нашему опыту, чтобы быть уверенным в своих документах, проверку необходимо проводить один раз в два-три года.
- Действительно ли несоблюдение кадровых норм так опасно для предприятия?
- Если говорить о рисках, с которыми связано несоблюдение всех кадровых норм, то они могут отличаться в зависимости от того, с какой областью права они связаны.
Ошибки, выявленные трудовой инспекцией однократно, обойдутся предприятию в сумму от 30 до 50 тыс. рублей. Однако в том случае, если они не будут вовремя устранены, трудовая инспекция может накладывать на предприятия различные санкции, вплоть до приостановления его деятельности. Кроме того, если проверка проводится трудовой инспекцией, за ней могут последовать визиты прокураторы и налоговой инспекции. Самые суровые санкции могут последовать при нарушении миграционного законодательства – от 400 до 800 тысяч рублей.
- Чтобы пускать постороннего человека в святая святых, ему нужно доверять. Как найти своего аудитора?
- Для начала нужно найти компанию, которая предоставляет подобные услуги и которой можно доверять. Выбирая себе поставщика услуг, поинтересуйтесь, с какими проектами он работал ранее, запросите рекомендации от клиентов. Опыт и доверие – самое важное в работе с кадровым аудитором. Очень хорошо, если компания может предъявить какие-то сертификаты качества или соответствия стандартам, свидетельствующие о ее умении вести проектную работу – это будет доказательством того, что у поставщика существует четкая методика проведения аудитов, и вы действительно сможете воспользоваться опытом компании, накопленным во время предыдущих аудитов.
Я бы рекомендовала, и наша компания придерживается такого же мнения, также время от времени менять поставщиков или хотя бы конкретных лиц, которые проводят аудит. С течением времени глаз «замыливается», и аудитор может просто не заметить каких-то ошибок.
- А кто приходит в эту профессию? Как становятся кадровым аудитором?
- Кадровых аудиторов, как и многих современных специалистов, в вузах не готовят. Как правило, в эту профессию приходят люди, имеющие большой опыт в области кадрового делопроизводства и обладающие отличным знанием российского законодательства – юристы, специализирующиеся на трудовом праве, руководители кадровых служб. К этим знаниям нужно прибавить умение анализировать, сопоставлять различные документы, сверять данные. И это очень важная часть. Кто-то сказал, что способность специалиста к анализу можно проверить, посмотрев, как он покупает стиральную машину. Если человек пришел в магазин, посмотрел на марку и цену и купил – значит, аудитором и аналитиком ему не быть. А вот если он начинает искать в Интернете отзывы о каждой конкретной марке, сверяет списки функций, которые предоставляет каждый автомат, и сравнивает цены в разных магазинах – то из этого человека выйдет толк. Ну и, конечно, в этой профессии важна аккуратность, внимательность, тщательное соблюдение профессиональной этики и стремление повышать свой уровень знаний, в том числе постоянное отслеживание изменений в законодательстве.
- Насколько перспективен рынок кадрового аудита?
- Популярность услуги кадрового аудита достаточно стабильна. С одной стороны, в последние годы российское государство старается не терроризировать бизнес лишними проверками. Но, с другой стороны, растет количество предприятий, которые хотят обеспечить максимальную прозрачность своего бизнеса, увеличивается количество судебных исков со стороны бывших сотрудников – и для того, чтобы быть уверенными в своей позиции, HR-директора все чаще обращаются к кадровым аудиторам.
Полную версию статьи вы можете прочитать
