25 июня группа компаний BDO при поддержке «Такском» провела заседание Клуба финансовых директоров ФОРС по теме «Электронный документооборот как средство повышения эффективности финансовой службы». Участники встречи обсудили практику применения внутренних систем управления электронным контентом и юридически значимый безбумажный документооборот между предприятиями.
Виктория Смирнова, главный бухгалтер компании Boehringer Ingelheim, рассказала о проекте по автоматизации обработки авансовых отчетов, выполняющемся при участии аутсорсингового подразделения BDO. На базе облачного решения Concur компания реализовала такие функции, как заказ командировок и подготовка отчетных документов, которые автоматически формируются в соответствии с политиками предприятия; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам email-уведомлений о статусе документа; электронный архив документов. Проверка авансовых отчетов передана аутсорсинговому подразделению BDO, сотрудники которого ежемесячно обрабатывают более 800 документов для Boehringer Ingelheim.
Елена Плетнева, главный бухгалтер компании HeadНunter, представила собравшимся проект по внедрению юридически значимого электронного документооборота с клиентами портала hh.ru. По словам Елены, ежемесячный объем документов для заказчиков HeadHunter составляет порядка 80 тыс. комплектов (без учета агрегированных платежей, поступающих через расчетные центры), поэтому HeadНunter постоянно ищет пути для упрощения своего документооборота и снижения затрат на него. В результате на портале hh.ru было внедрено решение для обмена юридически значимыми документами. В качестве поставщика была выбрана компания Taxcom, при этом услуга доступна и тем клиентам HeadHunter, которые сотрудничают с другими операторами связи в области ЭДО. Предполагается, что при начале работы с контрагентом по схеме, исключающей использование бумажных документов, компании подписывают соглашение об использование электронного документооборота (что позволяет минимизировать риски, связанные с несовершенством российского законодательства в данной сфере). После этого партнеры обмениваются документами только в электронном виде. Сейчас число заказчиков, обменивающихся с компанией электронными документами, сравнительно невелико, но оно постоянно растет благодаря удобству этого решения и активной разъяснительной работе со стороны HeadHunter.
Эти данные подтверждает Елена Барвицкая, руководитель петербургского филиала компании Taxcom. По ее словам, сегодня в России насчитывается более 115 000 предприятий — пользователей юридически значимого электронного документооборота. По результатам опроса, проведенного Taxcom, наиболее распространенные причины, препятствующие переходу на безбумажный документооборот, — отсутствие сформировавшейся арбитражной практики по этому вопросу в пользу налогоплательщика (мнение 24% респондентов), нежелание контрагентов работать с ЭДО (24%), а также привычка работать с бумажными копиями (20%). Тем не менее, около 50% опрошенных компаний рассматривают возможность перехода на электронный документооборот в ближайшие полгода.
