Аутсорсинговое подразделение BDO и представительство фармацевтического концерна Boehringer Ingelheim в России объявили о запуске в производственную эксплуатацию совместного проекта по автоматизации обработки авансовых отчетов на базе программного продукта Concur.
Особенностью бизнеса Boehringer Ingelheim в России является высокая мобильность персонала, работающего практически во всех городах и регионах страны. Представительские и командировочные расходы являются существенной статьей бюджета этого предприятия. Ежемесячно бухгалтерии Boehringer Ingelheim приходится обрабатывать от 600 до 800 авансовых отчетов.
Разумеется, было невозможно в срок принять к учету такое количество печатных документов, которые сотрудники компании Boehringer Ingelheim ежемесячно отправляли почтой из самых отдаленных областей России. Вместе с ростом персонала постоянно увеличивались затраты на логистику и объемы дебиторской задолженности. Из-за сбоев в работе курьерских служб, а также большого количества ошибок, которые сотрудники допускали при заполнении авансовых отчетов, выплаты задерживались, возникали конфликтные ситуации. Это, разумеется, способствовало увеличению текучести финансовых специалистов, отвечавших за данный участок бухгалтерского учета.
В результате руководством компании было принято решение о внедрении системы обработки авансовых отчетов на базе программного решения Concur, предоставляемого по модели Software-as-a-Service.
По словам Ольги Моисеевой, руководителя департамента бухгалтерии, налогообложения и казначейства Boehringer Ingelheim, при выборе программного продукта компания ориентировалась на такие факторы, как возможность доступа к системе из любой точки мира, наличие русскоязычного интерфейса и настроек, учитывающих требования российского законодательства, а также отсутствие больших первоначальных вложений.
Внедрение и тестирование системы заняло около четырех месяцев. За это время были сделаны все необходимые для Boehringer Ingelheim настройки, выполнена миграция данных и интеграция Concur c системой SAP, которая используется в компании Boehringer для управления предприятием и для ведения бухгалтерского учета, проведено обучение сотрудников компании.
В настоящий момент в системе Concur реализованы такие функции, как подготовка отчетных документов, которая частично автоматизирована в соответствии с политиками компании; механизм утверждения отчетов; отправка сотрудникам e-mail уведомлений о статусе документа; электронный архив документов. Надо отметить, что любой из сотрудников компании может получить доступ к системе в любое время и с любого устройства, в том числе и мобильного. Он также может делегировать подготовку и утверждение того или иного отчета своим коллегам, обладающим таким правом.
Кроме того, в настоящее время ведется анализ возможности внедрения модуля заказа и одобрения командировок, а также работа по интеграции Concur с банковской системой клиента, что, как рассчитывает компания Boehringer Ingelheim, позволит сотрудникам отслеживать движение средств по корпоративным картам в режиме реального времени.
Важной частью проекта стала передача обработки авансовых отчетов на аутсорсинг в компанию BDO. Теперь сотрудник Boehringer Ingelheim заполняет все необходимые формы отчетов на веб-портале Concur и прикрепляет к ним отсканированные копии платежных документов, после чего отправляет их на утверждение своим руководителям. Как только отчет согласован, он поступает на проверку специалистам компании BDO. Последние либо принимают его, либо запрашивают недостающие документы. И уже после того, как вся необходимая информация собрана, она поступает в учетную систему Boehringer Ingelheim, и сотрудник компании может получить возмещение расходов.
Специалисты аутсорсингового подразделения BDO ежемесячно формируют для компании Boehringer Ingelheim сводные данные о количестве обработанных авансовых отчетов и ошибках, допущенных сотрудниками компании-клиента при их подготовке. Это позволяет вносить в систему дополнительные настройки и более четко объяснять персоналу некоторые правила работы с отчетами, чтобы уменьшить количество ошибок в будущем. Все документы, а также переписка и комментарии к отчетам, сохраняются в электронном архиве, и сотрудники Boehringer Ingelheim, также как и команда BDO, работающая над проектом, имеют возможность в любое время обратиться к необходимым данным.
В результате проекта существенно (с 50% до 98%) повысилось количество документов, своевременно представленных и, соответственно, проведенных в бухгалтерской системе. Значительно снизились затраты на логистику, т.к. филиалы компании теперь пересылают в головной офис только корректные документы – все ошибки исправляются на стадии формирования электронного отчета. Уменьшились налоговые риски, а также объемы дебиторской задолженности компании.
«Мы очень довольны итогами проекта, - говорит Виктория Смирнова, главный бухгалтер Boehringer Ingelheim, - и планируем продолжить внедрение электронного документооборота для нужд финансовой службы нашей компании. В частности, в самое ближайшее время при поддержке компании BDO планируется внедрение автоматизированной обработки договоров гражданско-правового характера, что также является объемным участком в связи со спецификой деятельности компании».
