17 ноября аутсорсинговое подразделение группы BDO в России провело встречу клуба финансовых директоров «ФОРС», посвященную теме «Как повысить эффективность работы бухгалтерской службы? Аутсорсинг – за и против».
На заседание клуба BDO пришли директора, финансовые контролеры и бухгалтера крупных и средних российских и международных компаний.
Встречу открыли Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг аутсорсингового подразделения BDO, и Виктория Лаптева, управляющий директор Hamilton Data Services. Они говорили об основных рисках и сложностях, возникающих у финансовой службы предприятия при обработке авансовых отчетов сотрудников. Этот процесс часто вызывает конфликты при работе с другими подразделениями предприятия, а также сложности при подготовке налоговой отчетности. Много времени отнимает коммуникация с сотрудниками других отделов компании, сбор всех необходимых для авансового отчета документов. Большую часть работы по оформлению документов приходится делать вручную. Компания в целом страдает из-за того, что в ходе обработки авансовых отчетов растут налоговые риски (как вариант - увеличивается объем расходов, не принимаемых для налогового учета). Растет лавина бумажной документации, трудно бывает должным образом контролировать расходы и соответствие их политикам предприятия.
Дмитрий и Виктория представили совместное решение BDO и Hamilton Data Service по автоматизации и аутсорсингу процесса обработки авансовых отчетов.
Данное решение предоставляется клиентам по модели SaaS. Оно включает в себя услуги по сбору, сканированию и хранению бумажной документации, а также настройку электронного документооборота и последующего удаленного хранения данных компании-клиента. Для сотрудников заказчика организуется горячая линия поддержки. Данное решение позволяет существенно ускорить процесс обработки авансовых отчетов, оптимизировать затраты на налоги, а также добиться более точного планирования будущих издержек за счет регулярного анализа текущих затрат.
О собственном опыте аутсорсинга расчета заработной платы рассказала Людмила Смирнова, вице-президент по финансам «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп», одного из ведущих издательских домов России. Общий тираж выпускаемых им газет и журналов (в том числе Elle, Maxim, Marie Claire) превышает 12 млн. экземпляров, а совокупная аудитория – 21,6 млн. человек.
В 2007 г., в условиях резкого увеличения численности персонала бухгалтерия «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп» начала испытывать сложности, связанные с влиянием «человеческого фактора». Сначала уволился один из опытных специалистов; новый бухгалтер, вышедший на этот участок работы, не справился с задачей; потребовался найм еще двух сотрудников, которые могли бы взять на себя все расчеты для персонала. Между тем до начисления зарплаты сотрудникам компании оставалось десять дней, и задержка выплат могла привести весьма плачевным последствиям для организации, чей основной капитал – это люди, журналисты и редакторы.
Поэтому вице-президент по финансам «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп» приняла решение о том, что компания передает расчет заработной платы на аутсорсинг. Людмила Смирнова стремилась исключить риски, связанные с текучестью кадров, застраховать ответственность компании от бухгалтерских ошибок, добиться прогнозируемости расходов на бухгалтерию и обеспечить их масштабируемость.
Переход на аутсорсинг «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп» совершился в кратчайшие сроки. Людмила особенно отмечает доверие и готовность исполнителя, аутсорсингового подразделения BDO, пойти навстречу клиенту – провайдер начал работу без договора, на основании гарантийного письма.
Столкнулись в медиахолдинге и с определенными сложностями при переходе на аутсорсинг. По словам Людмилы, у некоторых бухгалтеров срабатывала установка «владею – значит управляю». Люди опасались того, что если процесс будет передан во внешнюю структуру, для них он перестанет быть контролируем и управляем. Руководителю финансового отдела пришлось потратить некоторое время на объяснение особенностей и специфики аутсорсинга.
Но в целом процесс прошел гладко, и компания добилась существенного улучшения своих показателей. Например, только на расчете заработной платы за 2008 год было сэкономлено более полумиллиона рублей. Кроме того, при передаче расчета зарплаты на аутсорсинг внутри компании были созданы четкие регламенты, касающиеся всех бухгалтерских процедур. Таким образом, повысились качество и эффективность работы бухгалтерии «Hearst Shkulev и ИнтерМедиаГруп».
Именно оценке эффективности финансовой службы была посвящена презентация Олега Соколова, партнера группы BDO.
Среди наиболее частых недостатков, выявляющихся при аудите бухгалтерской службы, Олег назвал низкую автоматизацию бизнес-процессов, неправильное распределение нагрузки между сотрудниками бухгалтерии, а также бухгалтерией и сотрудниками смежных служб, слабую регламентацию процессов.
Решением этих проблем могут стать ре-инжиниринг бизнес-процессов (изменение системы разделения обязанностей и полномочий), внедрение системы ключевых показателей и их мониторинг, передача (полная либо частичная) бухгалтерско-финансовой функции на аутсорсинг, а также автоматизация работы финансовой службы.
«Основа успеха – это учет и контроль, - говорит Олег Соколов. – Считайте, считайте и анализируйте! Сколько времени тратит Ваш бухгалтер на сбор информации о планирующихся поступлениях? Своевременно ли он готовит отчетность? Если нет, то почему? Есть ли у всех сотрудников бухгалтерии общий график работы с установленными сроками для каждого этапа подготовки документов? Только ответив на все эти вопросы, Вы сможете создать свою собственную идеальную финансовую службу».
