В Трудовой кодекс Российской Федерации были внесены изменения, касающиеся электронного документооборота в сфере трудовых отношений для всех категорий работников. До этого такая возможность предусматривалась только в отношении дистанционных работников.
Поправки утверждены Федеральным законом от 22 ноября 2021 года N 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации", который опубликован на
Глава 2 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) дополнена специальными статьями 22.1 – 22.3 которые регулируют порядок создания, подписания, использования и хранения документов, связанных с работой, в электронном виде. Ряд документов теперь можно не дублировать на бумажном носителе.
- электронный кадровый документооборот (далее ЭКДО) не применяется в отношении трудовых книжек и сведений о трудовой деятельности работников;
- нельзя составить в электронном виде акт о несчастном случае на производстве и приказ об увольнении работника;
- документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, также должны быть составлены на бумажном носителе.
Работодатель может осуществлять электронный документооборот посредством собственной информационной системы, либо использовать единую цифровую платформу «Работа в России», доступ к которым будет возможен в том числе посредством единого портала государственных и муниципальных услуг.
Электронные документы по своему составу и формату должны соответствовать единым требованиям, которые будут устанавливаться федеральными органами исполнительной власти.
Для внедрения в организации ЭКДО требуется желание работодателя и согласие работников.
Основные этапы перехода на электронный документооборот:
- Определение информационной системы (информационных систем), которые будут использоваться для обмена электронными документами;
- Определение перечня документов, которые будут создаваться и храниться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе;
- Определение перечня электронных цифровых подписей, которые работодатель будет использовать для подписания электронных документов (в зависимости от состава документов, которые будут создаваться в электронном виде);
- Утверждение локального нормативного акта, содержащего установленные статьей 22.2 ТК РФ положения;
- Уведомление каждого работника в срок, установленный локальным нормативным актом, о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
- Получить письменные согласия работников на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота.
Работники, отказавшиеся от взаимодействия с работодателем посредством электронного документооборота или не давшие письменное согласие, могут дать указанное согласие в последующем.
Помимо введения в ТК РФ новых статей, внесены изменения и в ряд существующих статьей. Так, например, статьей 68 ТК РФ теперь допускается оформление приема на работу только на основании трудового договора. Приказ о приеме работника на работу становится не обязательным. А статья 312.1 ТК РФ в новой редакции позволяет работодателям принимать решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями статей 22.1 - 22.3 ТК РФ.
Большинство поправок вступают в силу с 22 ноября 2021 года. Однако отдельные нормы начнут действовать в иные сроки:
- с 16 ноября 2021 г. положения статьи 22.1 применяются к правам и обязанностям работодателей, участвовавших в эксперименте по использованию электронных документов, связанных с работой, в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 года N 122-ФЗ, и принявших решение о продолжении осуществления электронного документооборота после окончания эксперимента, и их работников. При этом такие работодатели обязаны провести мероприятия, направленные на введение электронного документооборота в соответствии с требованиями ТК РФ, до 1 июля 2022 г.
- с 1 сентября 2022 г. будут применяться положения статьи 22.1, касающиеся взаимодействия Единой цифровой платформы "Работа в России" и информационной системы работодателя с единым порталом государственных и муниципальных услуг.
- с 1 марта 2023 г. начинает действовать порядок взаимодействия работника с работодателем посредством электронного документооборота (абзац 10 статьи 22.1 ТК РФ) путем использования информационной системы работодателя.
